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Abandonando Microsoft Outlook en Windows y llevando tus correos al Mac

Hoy en día mucha gente tiene su correo almacenado en la nube ya que los proveedores de estos servicios suelen darnos espacio de almacenamiento bastante sobrado y esto tiene varias ventajas entre las que destacaría: copia de seguridad implícita, acceso desde varios dispositivos propios o incluso ajenos, sincronización entre nuestros dispositivos.

Sin embargo hay quien prefiere tener los correos en su equipo, ya sea por privacidad o porque son demasiados y no caben en el espacio de almacenamiento que nos ofrece el proveedor. Sin embargo la mayoría de casos que me he encontrado de este tipo es gente que está atrapada en Outlook porque hace años empezó a usarlos ahí y no quiere perder esa información.

Aunque hay aplicaciones de pago vamos a explicar un modo de hacerlo gratuito. Me voy a centrar en sacar la información de Microsoft Outlook para Windows (2003, 2007, 2010…) que son los casos más habituales que me he encontrado.

Correo POP3, IMAP y Exchange

Quizá queréis aprovechar para cambiar el sistema de correo utilizado aprovechando la migración de los datos.

Los primeros clientes de correo usaban servidor POP3. A efectos prácticos la idea es que te descargas el correo en tu dispositivo y se borra del servidor al cabo de unos días. Esto tenía sentido cuando el espacio de almacenamiento en la nube era muy pequeño y sólo usábamos un dispositivo para descargar el correo.

Sin embargo con IMAP y Exchange el correo se queda en el servidor, en la nube, y se descarga una copia en nuestro dispositivo o dispositivos. Cuando nosotros borramos un correo en uno de los dispositivos esto se sincroniza a través del servidor y se borra en todos los dispositivos, o cuando lo leemos, que queda leído en todo los dispositivos. Cuando usamos varios dispositivos la ventaja de este sistema es muy clara, además de tener una copia en la nube por si falla algo. Pero podéis ver más detalles en la Wikipedia.

Es muy posible que aunque tengáis los correos en local, porque usabais un servidor POP3 en su momento, ahora queráis subirlos a la nube. En este caso tenéis que configurar una cuenta IMAP o Exchange en el equipo y simplemente mover los correos una vez los hayáis importado según se indica en este artículo.

La mayoría de los servicios de correo habituales como iCloud, GMail, Yahoo… pueden configurarse como IMAP. El caso de Exchange suele utilizarse más en Empresas.

Mozilla Thunderbird

Para comenzar a sacar los datos necesitamos tener Microsoft Outlook instalado en Windows con los correos que queremos sacar accesibles. Descargamos el software de uso gratuito Thunderbird para Windows para sacar el correo de Outlook. Tenemos que bajar la versión 31 y no la última, ya que debe tener un problema que no nos permite importar. Aquí tenéis el enlace la versión español de España.

Una vez descargado lo instalamos en Windows e importamos los correos y los contactos.

Dentro de Thunderbird accedemos al menú principal (a arriba a la derecha, a la derecha del cuadro de buscar) y vamos a Herramientas > Importar… Dentro escogemos la opción Correo y luego escogemos Outlook. Ahora tendremos todo el correo del anterior software dentro de las carpetas locales, situadas a la izquierda. Podemos importar los contactos haciendo exactamente el mismo proceso pero escogiendo Libreta de Direcciones en lugar de Correo una vez hemos entrado en importar.

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¿Qué hacemos ahora con estos correos?

Si ahora tenemos una nueva cuenta de correo con espacio suficiente tipo IMAP o Exchange (no POP3) podemos configurar esa cuenta de correo en Thunderbird y mover los correos a las carpetas propias de esa cuenta en la nube.

Podemos también quedarnos con Thunderbird si nos gusta. Podemos aprovechar para actualizarla a la última versión (actualmente 38) que incorpora además el calendario. O podemos sacar el contenido para llevárnoslo a otro cliente de correo, por ejemplo a Mail de Apple.

Moviendo el contenido a otro cliente de correo

Tenemos que instalar una extensión de Thunderbird, también de uso gratuito, que se llama ImportExportTools. Para ello vamos al menú principal y a Complementos. A la izquierda de la nueva vista pulsamos en Obtener Complementos y luego podemos buscarlo directamente a través del buscador que incorpora arriba a la derecha.

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Lo descargamos en nuestro disco duro y lo instalamos en Thunderbird yendo al menú principal y a Complementos y escogiendo la opción de la izquierda Extensiones y, arriba sobre la rueda dentada, Instalar complemento desde archivo. Seleccionamos el archivo y lo instalamos.

A partir de ahí volvemos a la vista general de correos, pulsamos con el botón derecho sobre la carpeta principal que queremos exportar y accedemos al menú ImportExporTools, y podemos darle a Exportar todas las carpetas (Manteniendo la Estructura) para que nos deje los distintos archivos mbox donde le indiquemos. Podemos repetir este paso varias veces si tenemos varias “raíces” de carpetas, por ejemplo unas en la nube y otras en local.

En Mail de OSX, después de configurar una cuenta de correo, podemos importar con el menú Archivo > Importar buzones… y escoger la opción Archivos en formatos “mbox”. Podemos seleccionar un archivo, varios o una carpeta contenedora con todo lo de su interior. También podemos escoger la opción de importar como Thunderbird, y también importa los correos mbox correctamente.

Para exportar la agenda de contactos, en la pantalla principal vamos a Direcciones, seleccionamos la libreta de la izquierda que tiene las direcciones que nos interesan, vamos arriba al menú Herramientas, escogemos Exportar… y damos un nombre al archivo junto con el formato que nos interesa, en principio LDIF.

Para importar la agenda a Contactos de OS X abrimos la aplicación y vamos a Archivo > Importar. Escogemos el archivo .ldif y ya tenemos los contactos listos para su uso.

El caso del calendario

El calendario es más sencillo de trasladar. Desde el propio Outlook entramos en la vista de Calendario, escogemos el calendario (a la izquierda) y pulsando con el botón derecho hacemos click sobre Guardar como… y escogemos el formato de archivo iCalendar.

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Le damos un nombre pero antes de continuar le damos a Más opciones… para configurar que queremos sacar exactamente, donde tendremos que tener en cuenta:

  • En Intervalo de fechas escoger Calendario completo.
  • En Detalles escoger Detalles completos.
  • En Avanzadas: debemos marcar las dos casillas si queremos tener todos lo datos

Esto generará un fichero .ics que debemos importar desde el calendario de OS X (o desde el cliente que queramos usar). En el caso de Calendario nos permitirá escoger donde queremos incorporar las citas, puesto que ya tendremos uno personal, uno de trabajo…

Es recomendable revisar que la importación ha ido bien, sobre todo en la parte del correo electrónico, donde nos podemos haber olvidado de alguna carpeta.

Espero que os sea útil.

6 Comments

  1. Fai

    Excelente artículo.

    Para los que quieran adentrarse profundamente en todos los entresijos del correo electrónico, recomiendo la lectura del excelente libro de Carlos titulado “Mail para ninjas” que se puede encontrar en la iBook Store.

    Yo importé todo el correo de Outlook que tenía en local y después en la aplicación Mail del Mac configuré la cuenta de Outlook como IMAP, y ahora todos los mensajes están en la nube, accesibles y sincronizados desde cualquier dispositivo.

    Lo que me ocurre desde hace unas semanas atrás es que a veces me salta una ventana pidiendo la contraseña de la cuenta de Outlook tanto en el iMac como en el MB Pro ambos con OSX el Capitan, pero lo curioso es que si le doy a cancelar se cierra la ventana y la cuenta sigue funcionando correctamente, y si le pongo la contraseña, no la acepta, así que hasta que no cancelo la ventana, no desaparece. Eliminé la cuenta de Outlook, y vuelta a reinstalar en Mail, y sigue el problema.

      1. Fai

        Gracias Carlos.

        Solucionado por el momento.

        Me he identificado a través de le Web, y al cabo de un rato me aparase en el iMac la dichosa ventanilla solicitando la contraseña. Pero ahora se la he dado y la ha aceptado.

        Un saludo.

  2. Alquimista

    Tengo un iPhone y un ordenador y uso mis cuentas en POP. Para mí el iPhone no es la herramienta principal de trabajo, lo es el ordenador y es ahí donde clasifico y guardo los correos. También tengo una cuenta gmail que es IMAP pero solo la uso ocasionalmente.
    Leo como funciona IMAP y hay cosas que me echan para atrás:

    – ¿Todo el correo en la nube? ¿Y qué pasa con el volumen ocupado? Si en el ordenador clasifico y guardo Correos y luego los borro del servidor, ¿seguirán estando en el ordenador?
    – No termina de convencerme eso de que si lo leo en el iPhone luego en el ordenador ya me aparecen como leídos, pero más me preocupa qué pasa si los borro. Si el iPhone tiene un uso secundario y leo y borro un correo, ¿en el ordenador ya no aparece en Entrada sino en la papelera? Eso me parece peligroso.
    – Un cliente me plantea este caso: tienen dos ordenadores y dos iPhones, el correo se lee en todos ellos. En un ordenador -el de la oficina- cuando se recibe un correo concreto se activa una regla de respuesta automática con un escueto ‘Recibido ok’. ¿Cómo se haría esto con cuentas IMAP? Porque si antes lo lee uno de los otros tres aparatos éste ya lo recibiría como leído y no activaría la respuesta automática, ¿no? (De hecho hemos hecho algunas pruebas y temo que esto es lo que pasa).

    Así que no sé, demasiadas dudas…

    1. madmac09 Post author

      Yo uso dos cuentas, una para uso personal, IMAP, la de iCloud, y otra de empresa Exchange, que a efectos prácticos es lo mismo.

      En la cuenta personal tengo todo el correo en la nube, es suficiente. En la profesional no, así que tengo el correo más antiguo en el disco duro del ordenador (en OSX se llaman buzones, en Outlook se llaman carpetas personales) y el correo más reciente en la nube.

      Usar un sistema así tiene muchísimas ventajas: reviso el correo donde me venga bien, a veces en el ordenador, a veces en el teléfono… Cuando un correo no me interesa lo borro y queda borrado en todos los sitios (en la papelera), cuando me interesa pero no tengo que hacer nada con él lo archivo en la carpeta correspondiente y ya queda archivado en todos los sitios. Si algo lo quiero tratar más tarde puedo ponerle una marca o marcarlo como no leído. Y si lo respondo ya tengo la respuesta en todos los equipos.

      No podría trabajar con un POP3, me sentiría que estoy haciendo varias veces lo mismo.

      Saludos.

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