Escribe tu búsqueda

Diez consejos para un correcto uso de los chats

Compartir

Cuando no paras de recibir avisos constantemente acabas por silenciar el teléfono,  o lo que es peor, silenciando el grupo o al remitente.

Debemos intentar reducir el número de mensajes, no sólo por ahorrar datos, no sólo por mejorar la ecología del planeta al usar menos energía, sino para liberar mentalmente a los participantes en una conversación. Piensa que cada vez que mandas un mensaje estás interrumpiendo a otro (u otros) con lo que perjudicas su eficiencia, no sólo por el tiempo que le quitas durante la conversación, sino por el tiempo que necesita después para volver al estado de concentración en la tarea que ha sido interrumpida.

Para ello los mensajes deben ser claros y entendibles, que no dejen lugar a doble interpretación. Además, debemos agrupar en un solo mensaje todo lo que nos sea posible y omitir todo lo que no aporte nada o sea innecesario. 

De lo que vamos a hablar se aplica al ámbito personal y profesional, a cualquier tipo de herramienta, sobre todo chats, como Mensajes, WhatsApp, Telegram, Skype, Teams… ya que en todos los casos los problemas suelen ser los mismos. 

Estos son mis diez consejos resultado de mi experiencia personal a lo largo de unos cuantos años:

  1. Usa los mensajes escritos para dejar constancia de datos que no hay que confundir. Por ejemplo, es mejor que mandes una dirección, un número de teléfono, unas medidas… a través de un mensaje escrito que con una conversación telefónica. Así tanto el emisor como el receptor verán los datos claramente sin lugar a dudas. 
  2. No uses los mensajes escritos para discutir o aclarar, o si necesitas una respuesta inmediata. Si hay algo que no entiendes, si hay algo que no tienes claro o que debes saber la respuesta en el acto, es mejor una llamada de teléfono para resolver las dudas, los matices. Si quieres, después puedes dejar un mensaje con el resumen de lo acordado, a modo de aclaración y recordatorio. 
  3. Se puede escribir más de una palabra por mensaje: es horrible estar recibiendo una frase en varios envíos. No pasa nada, el receptor puede esperar unos segundos a que acabes de escribir todo lo que tienes que decir,  no se va a acabar el mundo. Ademas, usa puntos, comas, interrogantes, admiraciones… harás que el mensaje se entienda más claro, una coma mal colocada puede suponer una confusión en el mensaje. El salto de línea existe, puedes hacer “intro” y seguir escribiendo en el mismo mensaje, pero en un párrafo nuevo. Así irá todo el mensaje en un sólo envío y molestarás menos a tu receptor. En este punto quiero hacer una excepción: Si quieres mandar un dato que el receptor debe copiar, es posible que sea mejor que lo envíes en un mensaje aparte, por ejemplo un número de teléfono o una dirección de correo electrónico. Según el programa que uses no te permite seleccionar un trozo del texto para copiarlo, así que es mejor que lo mandes en un mensaje independiente, para que el receptor pueda copiarlo fácilmente. 
  4. Corrige tu mensaje antes de enviar si detectas un error, en lugar de mandar otro mensaje corrigiendo: Si el software que estás usando permite corregir un mensaje ya enviado, como Teams o Telegram, es mejor que corrijas el mensaje en lugar de mandar otro. Así es un mensaje menos y una conversación más limpia. 
  5. Las preguntas con varias opciones no se responden con “Sí” o “No”: es frustrante que le preguntes a alguien que elija entre dos opciones y te respondan “Sí”, pero ¿a cual de las dos me ha dicho sí? Si te preguntan, por ejemplo, si para hoy quieres comer carne o pescado, responde “carne” o “pescado”, pero no un “Sí”. Esto puede parecer una tontería pero pasa bastante, sobre todo cuando el emisor hace la pregunta en varios mensajes, con una opción en cada mensaje.
  6. Aclara a que pregunta corresponde cada respuesta: a veces el emisor te manda varias preguntas y el receptor responde a una de ellas sin aclarar a qué pregunta corresponde cada respuesta. Si te preguntan en varios mensajes separados si compramos judías, chorizo y queso, la respuesta debería ser clara, por ejemplo “sí chorizo, no queso”, o “sí a los tres”.
  7. Suelta tu mensaje completo desde el principio: pasa sobre todo en entorno empresarial, que alguien te manda un mensaje con tu nombre, o con “Hola” y nada más, esperando tu respuesta. Una vez has contestado comienzan a escribir su pregunta. Eso supone una gran pérdida de tiempo para el emisor y para el receptor, que ha sido interrumpido y ahora está sin hacer nada esperando que le hagas la pregunta. Finalmente, si la pregunta es muy larga el receptor se cansa de esperar, vuelve a lo que estaba haciendo, y es en ese momento,cuando llega la pregunta, vuelve a interrumpirle. Si quieres preguntarle algo a alguien manda un solo mensaje, saludo incluido, por ejemplo “Buenos días Antonio, ¿sabes si se ha desbloqueado el asunto de la contratación automática por la web que estaba dando problemas la semana pasada?”.
  8. Pon en situación al receptor al iniciar un mensaje: también es típico que el emisor haga una pregunta muy concreta sin que el receptor esté situado en el mismo contexto. Por ejemplo “¿Pudiste completar el fichero?”. Si el receptor está haciendo otra cosa es muy posible que no sepa ni de qué le hablas. Así que si inicias una conversación, sobre todo de un tema que no es muy reciente, acuérdate de poner en contexto al receptor, por ejemplo “¿Pudiste completar el fichero de ventas que te envié la semana pasada con los códigos de los vendedores?”.
  9. ¿Para quién va el mensaje? Cuando hay varios destinatarios, un grupo… es importante que, si haces una pregunta o petición, especifica a quién va dirigida la pregunta o petición. Suele pasar mucho en correos electrónicos con mucha gente, donde el remitente no sabe distinguir entre la gente que tiene que poner en “Para” y en “CC”. Si hace falta, en el propio mensaje, puedes ir nombrando a distintas personas si tienes que hacer una petición concreta a cada una. 
  10. Sé ingrato: Sobre todo en grupos de mensajería y en correos electrónicos con muchos destinatarios, es muy cargante que todos empiecen a dar las gracias sobre algo, ya que supone un montón de mensajes. Es preferible ser agradecido en el momento de hacer la petición, ¿te suena “agradecido de antemano…”?, o mandar las gracias sólo al remitente y no a todos. Esto no quiere decir que no se confirme algún que se ha recibido cierta petición o advertencia, esto es más por los grupos, sobre todo numerosos, donde todos se ponen a dar las gracias o hacer algún comentario sin importancia, lo que satura a todos los participantes. 

En ciertos momentos añoro los tiempos de los SMS, donde al tener que pagarlos, la gente pensaba bien lo que tenía que decir y optimizaba el mensaje. Las molestias e interrupciones eran mínimas. 

¿Qué añadirías tú a esta lista?

Etiquetas:

También podría interesarte

Dejar un comentario

Twitter
Visit Us
Tweet
YouTube
Pinterest
LinkedIn
Share