El pequeño despacho que pasó al teletrabajo sin darse cuenta

He ayudado a unos amigos con un pequeño despacho de abogados a digitalizarse, no ahora, ya hace mucho, pero el Covid ha supuesto el salto definitivo. Afortunadamente todo ha sido prácticamente transparente.

La situación informática de este pequeño despacho era muy rudimentaria en lo que a informática se refiere. Para que os hagáis una idea inicialmente había dos usuarios con dos conexiones independientes de ADSL y se mandaban los documentos por correo o por pendrive. Y estamos hablando de 2010 quizá. 

Aquí hace falta un NAS

El primer paso para entrar en el futuro fue instalar un NAS (lo que algunos conocen como disco de red), no tenía sentido que los ordenadores tuviesen conexiones independientes, que cada uno se guardase sus documentos o que se enviasen de ese modo, había que montar una red. 

El primer NAS fue un iOmega IX2 con dos discos de 1 TB montados en raid 1 o espejo, es decir, la información se grababa idéntica en ambos discos, de modo que si uno fallaba la información estaba en el otro y se evitaría el desastre. 

Y con esto se montó la red (ya lo contaré en otro artículo) y se pudo dar de baja una de las líneas ADSL, obteniendo el consiguiente ahorro. 

La experiencia con el NAS fue muy buena si la comparamos con la situación anterior. Incluso se configuró para acceder desde el exterior y desde el iPad. Pero el dispositivo era un desastre, tenía muchos errores, se quedaban archivos bloqueados, etc… fue una maravilla y a la vez un dolor de cabeza (sin llegar nunca a perder información). 

Así que sobre 2013 se montó un NAS de Synology, el más sencillo con dos bahías, un DS213j, y la situación cambió radicalmente. Se acabaron los problemas, todo funcionó siempre a las mil maravillas, sin un solo problema, sin un solo error, hasta el día de hoy.

El rendimiento del NAS era excelente para su cometido (ofimático) con 5 personas trabajando simultáneamente. Ningún usuario guardaba nada en su ordenador, todo el trabajo se hacía sobre el NAS usando el protocolo Samba (eran ordenadores con Windows). Para el acceso externo del iPad se usaba WebDAV cifrado. 

Y llegó el Coronavirus

Llegó el Coronavirus, y de la noche a la mañana, en un fin de semana, el confinamiento. Ya no se podía ir al desplazamiento.

En un momento cada usuario, desde su casa, con su ordenador, instaló Synology Drive y ya tenía acceso a la información del NAS como si estuviesen en local. 

Synology Drive es una herramienta de sincronización de archivos. Desde el ordenador ves todo lo que hay en el NAS (o lo que tu usuario tiene acceso) como si se tratase de una carpeta local y, si quieres acceder al documento, basta con abrirlo como si fuese un documento local. Los archivos pueden estar descargados en tu equipo o descargarse en el momento de abrirlo. Si lo modificas se actualiza automáticamente. 

Además, Synology Drive permite hacer versiones automáticamente de los documentos, de modo que si te equivocas puedes volver a una versión anterior simplemente pulsando con el botón derecho sobre el archivo. O recuperar algo de la papelera (lo que habitualmente no está disponible en una red Samba). 

Evidentemente, en estos años la conexión del despacho había pasado de ser ADSL a fibra óptica. Sin embargo, he monitorizado la carga de la red del NAS y raramente supera unos pocos Mb/s, de modo que con una conexión muy sencilla funciona perfectamente.

Synology Chat

Otro elemento importante era poder comunicarse entre los usuarios sin tener que estar llamando por teléfono y, a poder ser, sin exponerte a entregarle tu información a una empresa que vive de venderla. 

Así que se activó el servicio de Synology Chat en el NAS y se instalaron los clientes en los equipos de los usuarios. 

Synology Chat es parecido a los chats que conocemos aunque se ejecuta en tu NAS, a través de una conexión cifrada, de modo que es muy seguro. 

Puedes conectarte desde el ordenador a través de una web o a través de una aplicación nativa de escritorio. Desde el iPhone, desde el iPad o desde un móvil Android también puedes conectarte sin problema. 

Puedes hacer conversaciones uno a uno, en grupo, enviar archivos adjuntos, responder a mensajes concretos (para mantener una conversación ordenada por temas), nombrar a usuarios, programar mensajes para que se envíen en ciertos momentos o hacer encuestas. Vamos… una solución muy muy completa y, sobre todo, autónoma. 

El paso al teletrabajo

Así que el paso al teletrabajo fue rápido, sin perder más que unos minutos, pero sin impacto en la eficiencia. Evidentemente, no sustituye el reunirse cara a cara ni, sobre todo, la relación con los clientes.

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2 comments

  1. Alquimista

    Gracias por el artículo, muy interesante.

    Me surgen dos dudas:
    – ¿A los efectos de este artículo y añadiendo la función TimeMachine, hay alguna diferencia entre QNAP y Synology?
    – ¿Qué ventaja aporta trabajar con un NAS frente a DropBox? Especialmente a la hora de compartir archivos con terceros (Compartir enlace de DropBox) .

    1. madmac09

      Sobre Time Machine: No tengo NAS de QNAP para comparar, pero me imagino que debe funcionar igualmente bien que con Synology, en mi experiencia, sin ningún problema.

      Sobre la diferencia con DropBox es la filosófica que quien tiene los datos y el precio del almacenamiento. Si tienes un NAS la información está en tu dispositivo, en tu mano, no dependes de terceros o incluso si dejas de tener conexión a Internet. Puedes tener 1 TB, 8 TB… por el precio del disco duro y poco más. Por contra, tienes que preocuparte tú de la seguridad (ya haré otro artículo sobre este asunto).

      Con Drive de Synology también puedes compartir archivos pesados mandando un simple enlace, el destinatario accederá directamente a tu NAS a coger ese archivo, sin pasar por intermediarios.