Pages: trabajando en un entorno colaborativo

Si no has trabajado en un entorno colaborativo con Pages (o no has trabajado nunca de forma colaborativa con ninguna aplicación), ésta es una característica interesante en lugar de estar intercambiado correos electrónicos con documento, situación en la que es muy fácil cometer un error al equivocarse con una versión de documento.

Antes de centrarnos en cómo compartir un documento de Pages (y por extensión, Numbers o Keynote) y las opciones que tenemos para trabajar de forma colaborativa con el, lo primero es entender cómo funciona una estructura colaborativa de trabajo.

En un entorno como este siempre hay un propietario del documento y una serie de colaboradores. El propietario decide con quien comparte el documento y qué puede hacer cada persona con la que ha compartido el documento. Esto se llama granularidad y no es más que definir permisos de acceso al documento. Esto puede realizarse al inicio o al final, aunque en la mayoría de los casos se realiza cuando se tiene un borrador inicial del documento sobre el que trabajar.

Después está la estructura técnica de cómo se organiza un documento para compartir. Cuando compartes un documento de Pages tienes varias opciones para que otras personas puedan trabajar con el, en función de la plataforma que utilicen. Para empezar, no tienen porque está atadas a un Mac: con tener una cuenta iCloud es suficiente (y es gratis, aunque no tengas un Mac) y utilizar iCloud.com para poder acceder a través de Pages en iCloud con un navegador moderno y poder trabajar en un documento. Esto permite una colaboración básica cuando accedes a través de iCloud.com a través del navegador, pero para muchas personas es suficiente. Las opciones de colaboración más potentes, que las tiene, solo están disponibles a través de las aplicaciones de escritorio para Mac o para iOS.

Pero vamos paso a paso y a trabajar con la aplicación de escritorio.

Ya tengo un borrador

Una vez tienes un borrador que quieres compartir con otras personas para trabajar de forma colaborativa, tienes que tomar una decisión antes de compartir, que afectará a la forma de trabajo de todo el equipo. Las dos opciones disponibles dependen de la aprobación o no aprobación del propietario del documento (en este caso, tu) de los diferentes cambios que se puedan realizar en el documento.

Vamos a detenernos en esta parte porque es importante. Bajo el modelo básico de colaboración, todos los participantes con derecho a cambios pueden realizarlos sobre la marcha y modificar el contenido, pero nadie tiene que aprobar esos cambios, que se convierten en finales. Esto implica que en documentos muy grandes alguien puede haber modificado el documento con cambios que no deberían estar ahí (o incluso cometer errores inadvertidos como borrar partes del documento) por lo que en general, esta forma de colaboración se debería utilizar, aunque viene por defecto, para documentos pequeños en los que se trabaja de forma rápida para obtener un resultado final muy concreto.

Después está el Control de cambios. Una vez activado el Control de cambios, en el menú Edición (algo que solo puede hacer el propietario del documento), ocurren una serie de cambios interesantes. Para empezar, el trabajo con Control de cambios deja a los usuarios de iCloud.com fuera de la posibilidad de colaborar porque esta característica no funciona a través del navegador, solo a través de las aplicación de escritorio o para el iPhone, iPad.

Si no has trabajado nunca con un sistema de control de cambios (de forma general), básicamente lo que ocurre es que todas las modificaciones que realizas en un documento se convierten en sugerencias que un administrador, en este caso, el propietario del documento o un colaborador con derecho de modificación, debe aceptar o rechazar, por lo que técnicamente el propietario del documento tiene el control sobre la versión final del documento. El Control de cambios puede activarse o desactivarse en cualquier momento.

Este es el entorno básico de colaboración con Control de cambios, aunque (en este caso, pero se amplía al resto de aplicaciones de iWork), la implementación de Apple es un poco peculiar. En el momento en el que compartes el documento con terceros y les das derecho de edición, ellos también se convierten en administradores del documento por lo que pueden aprobar y rechazar cambios de todos los colaboradores con derecho de edición,  por lo que resulta un poco caótico cuando no hay una directiva clara al respecto del contenido del documento y existen enfrentamientos por el concepto y el contenido del documento. Así que definir claramente quien es el administrador del documento cuando lo compartes es esencial y quien tendrá la última palabra al respecto.

Con el borrador en marcha, y sabiendo cómo funciona el entorno colaborativo descentralizado de Apple es el momento de empezar a compartir y trabajar. Activa Control de cambios  en el menú Edición y. a continuación, en la barra superior de Pages accede al icono para Colaborar y empieza a añadir a personas y a asignarles derechos (cambios y lectura, básicamente, no hay otros).

Es importante tener en cuenta que para proteger el contenido del documento su integridad, trabajes solo con la opción de personas invitadas y no con la opción cualquiera que tenga el enlace o si en un momento dado se filtra ese enlace, cualquiera puede acceder al documento, enterarse de su contenido o simplemente vandalizarlo con lo que tendrás que acceder a una versión anterior para restaurar su contenido (y quizás perder algunos cambios realizados durante la colaboración).

Este cuadro de diálogo no debería ser un problema insuperable para ti a la hora de ajustarlo, así que vamos a ir avanzando a cosas más interesantes.

Control de cambios

Una vez activado el Control de cambios en el documento, te aparecerá una barra superior y adicionalmente, una barra lateral izquierda que puedes activar desde la propia barra de Control de cambios.

Dos opciones para trabajar: los comentarios y los cambios.

Al seleccionar una parte del texto, en la barra de Control de cambios  se activará la posibilidad de añadir un comentario. Los comentarios se utilizan para ampliar información, hacer sugerencias al contenido (no al texto) y una vez creados, otros colaboradores pueden tener acceso a ese comentario y responderlo, para llegar a un acuerdo sobre el contenido.

Después están las modificaciones al texto que se dividen en dos: eliminado o añadido. De hecho, si re escribes parte del texto verás que aparece, en la barra lateral izquierda de Control de cambios dos cuadros de diálogo, uno para aceptar o rechazar el borrado de parte del documento y otro para aceptar o rechazar el texto introducido. Ojo a la hora de aceptar los cambios porque son finales, es decir, no queda registrado un histórico de los cambios realizados por lo que hay que usar el sistema de versiones de iCloud para volver atrás y recuperar contenido (y quizás perder otros cambios).

En la barra de control de cambios hay también una rueda dentada con tres opciones que merece la pena explicar (el resto está bastante clara). Estas opciones permiten definir cómo vamos a ver los cambios en el documento, aunque en la barra lateral izquierda se seguirán mostrando todos los cambios.

Estas tres opciones son:

• Marcación: se mostrarán todos los cambios realizados en el documento.
• Marcación sin supresiones: no se mostrarán las partes del texto eliminadas, pero sí el texto añadido o modificado.
• Final: el texto se mostrará como si estuviera terminado.

Los cambios realizados al documento se seguirán indicando en su lateral izquierdo además de en la barra lateral de cambios a la izquierda, por lo que es importante tener abierta esta barra siempre para estar al tanto de qué y quién ha cambiado algo en el documento.

Volver atrás

En cualquier momento podemos volver atrás en el documento usando el sistema de versiones, aunque funciona de forma diferente a si el documento no está siendo compartido. Cuando trabajas con un documento sin compartir, las versiones se almacenan de forma local en tu disco duro, pero bajo el entorno colaborativo, las versiones del documento se almacenan en iCloud.

Para acceder a las versiones del documento tienes que acceder al menú Archivo > Volver a > Explorar todas las versiones. El interfaz que te aparecerá es igual al de Time Machine, pero en el documento de la derecha, en lugar de aparecer contenido, te aparece un icono de descarga desde iCloud. Tienes que hacer clic en el icono para descargar la versión del documento desde iCloud y entonces tendrás acceso al mismo para inspeccionar esa versión anterior. Si haces clic en esa versión anterior, una vez descargada desde iCloud podrás hacer algo bastante interesante: puedes seleccionar parte del texto y copiarla usando los atajos de teclado estándar para luego poder reutilizar ese texto copiado dentro del documento en el que estás trabajando o usarlo para cualquier otra cosa.

El documento final

Una vez hayas decidido, como propietario del documento, que el documento es final llega el momento de convertirlo en final. Esto implica aceptar o rechazar los cambios realizados. De hecho, es conveniente ir realizando esta tarea cada cierto tiempo porque si hay varias personas colaborando en el documento llega un momento que con los diferentes cambios puede convertirse en ilegible. Una vez el documento sea final, hay que desactivar el Control de cambios desde el menú Edición. Un detalle más: los comentarios al documento no se eliminan cuando declaras un documento final y es conveniente repasar qué debería quedar en el documento como comentario o eliminarlos, puesto que cuando compartas ese documento con otra persona con Pages (o incluso cuando lo exportas a Word) esos comentarios siguen allí y pueden mostrar información que no quieres que sea accesible para otros usuarios.