Muchas personas se quejan de que no les cunde el tiempo, es decir, no llegan todo lo que tenían planeado a lo largo del día y muchas tareas se retrasan en el tiempo. Incluso, cuando trabajan con tareas sencillas, se preguntan cómo se ha podido pasar el tiempo tan deprisa y no han terminado. Hay una serie de razones por las que no te cunde el tiempo y generalmente son para todo el mundo las mismas.
Índice
Saltas con demasiada frecuencia entre tareas
Hay que saber cuándo y cómo saltar entre tareas. No puedes dejar algo que estás haciendo para ponerte al día con algo que ha surgido y ganar inercia para esa tarea para luego volver a lo que estabas haciendo y tener que ganar inercia de trabajo. Una cosa detrás de otra, pero sin abandonar lo que haces.
Sobreestructuras tu trabajo
Un ejemplo claro de sobreestructuración, es decir, un exceso de estructura de trabajo, es cuando tienes 7 listas para tareas que deberían estar en una sola. Generalmente tendemos a categorizar en exceso nuestro trabajo y eso hace que a la hora de ponernos al día con nuestras tareas tengamos que saltar entre múltiples listas en busca de “lo que toca”. Simplifica. Hazlo fácil. Las tareas, al final, deben corresponder a proyectos y no a categorías, y si estás enzarzado con un proyecto solo tendrás que mirar una lista y no un montón de listas en busca de lo que tienes que hacer.
El hombre del barroco
Una lista de tareas, y en general, las correspondientes notas relacionadas con las mismas, no requieren todo un mundo de personalizaciones y perfectas hojas de estilo. Sí, tu aplicación de tareas y notas tendrá un aspecto excelente pero se pierde mucho tiempo “personalizando”. En general, se pierde mucho tiempo buscando la excelencia en el aspecto de las notas y listas cuando realmente lo que hace falta es que nos indiquen lo que hay que hacer y nada más. Sobran imágenes, estilos y demás.
Quieres abarcar más de lo que puedes hacer
Siempre somos muy optimistas al respecto de nuestra capacidad productiva cuando organizamos nuestro trabajo cuando la realidad dice que todo requiere un 30% más de lo que hemos estimado, y en ocasiones, incluso un 200% más. Haz listas de tareas cortas para cada día y no hay nada más satisfactorio que terminarlas con antelación y poder “adelantar curro” antes que mirar una lista cumplida “por la mitad” con desesperación.
Un poquito más…
Ocurre muchas veces que estamos enzarzados con un proyecto que además, nos gusta, y hemos terminado una fase con lo que deberíamos saltar a otra tarea… pero estamos tan a gusto que pensamos, un poquito más… y ese poquito se traslada a 2 horas que hemos perdido para otras tareas programadas para el día.
Elimina las distracciones
Ya sabes, redes sociales, etc. Este es un clásico que nos negamos a aprender y luego pasa lo que pasa. Ocurre lo mismo con la música. Está para acompañarte, no para crear una banda sonora y si a mitad de tarea tienes que parar porque no es lo bastante épica, estás perdiendo el tiempo. Una vez más.
Usa y abusa de Siri
Es una pena que Siri no esté todavía en OS X, pero puedes tener tu iPhone o iPad junto a ti, conectado a la corriente y con el manos libres de Siri activado, para crear recordatorios, enviar mensajes o correos electrónicos rápidos sin dejar lo que estás haciendo. Truco productivo 100%, evita que pierdas la inercia de trabajo. Mientras escribo este artículo he enviado 2 correos rápidos y un mensaje sin levantar las manos del teclado.
Y sobre todo, no pierdas la concentración. Si surge un pensamiento no directamente relacionado con lo que estás haciendo y no es la idea que te hará ganar un millón de dolares, desestímalo y sigue adelante. Que no te cunde el tiempo.
