Acrobat, mucho más que PDFs, por Diego Rodríguez

Adobe Acrobat epsHay programas que se usan hasta para hacer la lista de la compra, como es el caso de Photoshop, y hay otros de los que no se aprovecha ni un 20% de sus posibilidades. En este último grupo tenemos Adobe Acrobat, un software pensado para crear y editar los omnipresentes PDFs.

Demos un repaso de qué utilidades puede tener para los diferentes profesionales.

LAS VENTAJAS DEL FORMATO

Aunque a veces las pasemos por alto, el formato PDF tiene algunas características que lo hacen más interesante que otros formatos de distribución:

– Compacto: un PDF bien optimizado tiene un ratio muy aceptable de contenido/calidad

– Conserva la información vectorial: algo muy interesante, por ejemplo, en los planos y diagramas

– Multimedia: permite incrustar vídeos y archivos flash en nuestro documento, visibles incluso aunque el usuario no tenga instalado el plugin en su equipo.

– Diseño 100% controlable: al contrario que con el resto de opciones, con el PDF sí se verá el diseño tal y como nosotros lo hemos planteado.

– Indexable: como el resto de documentos que existen en internet, los PDFs también son indexados por Google, no es el mejor amigo del SEO (Search Engine Optimization) pero tampoco plantea problemas.

DISEÑO Y FOTOGRAFÍA

Desde sus inicios este es el colectivo que más claramente puede sacar partido del formato PDF. Veamos algunos ejemplos:

– Documentos editables: típico dolor de cabeza de diseñador gráfico es cuando hemos realizado un proyecto de imagen corporativa, y el cliente nos da el “ok” pero nos pide una plantillla de microsoft word para hacer sus propios documentos (hojas de fax, cartas…) el problema es claro, lo más probable es que nuestra cuidada maqueta quede destrozada. Pero Adobe Acrobat es la solución: podemos crear un documento con el diseño que queramos y añadir una parte editable (herramienta typewriter) que nuestro cliente podrá personalizar. Además no tendrá que tener una versión “de pago” de adobe acrobat, sino que podrá hacerlo con adobe reader. Imaginaos una hoja de fax con el diseño que nosotros hemos creado y en la que el cliente solo puede añadir texto en unos cuantos campos.

– Artes finales: hace unos años había auténticos dolores de cabeza para enviar un archivo a la imprenta y crear los fotolitos: problemas con versiones, fuentes que faltaban, cambios no deseados en el documento. Todo eso ha acabado con la implantación del formato PDF como un estándar en la industria. Ahora siguiendo algunos consejos básicos podemos crear, desde cualquier programa, un documento listo para enviar al flujo de trabajo de nuestra imprenta y en el que no tiene porqué haber errores. Es el formato más usado para imposiciones, flujos directo a plancha e incluso personalización de impresiones. De hecho yo aprovecho las “carteras PDF” para enviar todos los documentos necesarios a la imprenta: PDF en alta resolución, PDF de muestra en baja resolución, fichero de descripción del trabajo, datos de contacto e incluso archivos fuente si fuesen necesarios. Todo en un único archivo editable, de manera elegante y fácil de consultar.

– Muestra de trabajos: a pesar de algunas vulnerabilidades, el formato PDF, siguiendo algunas pautas, es muy seguro. Por ello es una muy buena herramienta para enseñar bocetos, propuestas, etc a posibles clientes, sin miedo a perder el trabajo. Las opciones son varias: encriptación de documentos, marcas de agua, visualización online… Por ello si somos diseñadores, fotógrafos o cualquier otro profesional creativo podemos crear y distribuir nuestro trabajo en formato PDF para difundirlo y conseguir nuevos encargos.

– Presentaciones: probablemente os asombraríais de las posibilidades que tiene un PDF con respecto a powerpoint. Evidentemente el PDF es menos editable, pero en contrapartida lo podemos crear con el software con el que más cómodos nos encontremos. El diseño será más controlado y tiene reproducción a pantalla completa, con voz, audio, transiciones, flash, video… y una plataforma como acrobat.com para compartirlos.

INTERNET

Evidentemente para distribuir nuestros contenidos en internet, lo mejor es hacerlo de manera nativa (html y css) pero el PDF puede ser una buena alternativa en algunos casos:

– Documentación y Publicaciones: si tenemos un volumen muy importante de datos, trabajarlo directamente en html puede ser tedioso, en cambio si partimos de un archivo maquetado, en indesign por ejemplo, es sencillo hacerlo navegable para el usuario, con links, índices, etc para mi es una solución interesante para: libros de instrucciones, documentación técnica, temas legales, etc además

– Formularios: si habeis trabajado en desarrollo web, os habreis chocado con diferentes maneras de realizar formularios: directamente en php, con el cgi del servidor, con herramientas online… el PDF tiene una gran ventaja, si está bien hecho funciona independientemente de la tecnología usada por nuestro hosting. Además se puede rellenar online o descargar en nuestro equipo y rellenar y enviar tantas veces como queramos, sin tener que guardar los datos, problemas de privacidad etc. Es una alternativa, poco utilizada, pero sin duda útil en algunos casos. Además existen opciones de automatización y también podemos insertar esos formularios en otros documentos. Para mi el mejor ejemplo de esto, es una hoja de pedido. El cliente la guarda en su equipo con el último pedido realizado y solo tiene que cambiar cantidades y revisarlo para la próxima vez. Lo recomiendo.

MULTIMEDIA

Con la defenestración del formato flash, la multimedia ha dado un paso atrás. Si quiero distribuir documentos multimedia tengo pocas alternativas (adobe air, flash, ejecutables…) todos ellos tienen algunos inconvenientes, que no tiene el formato PDF. El problema quizás es la falta de experiencia de los profesionales al “enriquecer” documentos PDF. Tened en cuenta que:

– Un PDF reproduce archivos flash (con programación si fuese necesario en su interior) sin necesidad de plugin.

– Permite efectos rollover (para botones por ejemplo)

– Capta datos de internet para actualizar la información

– Es compacto y distribuible bien a través de nuestro servidor o de acrobat.com, por ejemplo.

– Es interactivo: portafolios PDF, enlaces, hipervínculos…

– Se puede insertar programación javascript ¿interesante?

– El ipad con programas nativos o de terceras empresas permite abrir y disfrutar de nuestros contenidos en PDF.

– Al mantener el formato vectorial el tamaño puede ser bastante compacto.

ARTES GRÁFICAS

En este campo si que es un estándar el uso del formato PDF, permite máxima calidad, facilidad para gestionarlo y soporte de los diferentes hardware y software del mercado. Le auguro un buen futuro, en campos como:

– Impresión bajo demanda

– Personalización de documentos

– Nuevos formatos, al añadirle qr-codes, realidad aumentada…

Además al estar las empresas habituadas a usarlos, en sus sistema de imposición, planchas, etc es interesante dominarlos porque en los próximos años cada vez serán más habituales en la empresa.

PERIODISMO

En periodismo, las fuentes documentales son claves, por eso yo recomiendo utilizar el PDF como formato general de información (compacto, indexable, contenidos extraíbles, durable en el tiempo…). En el propio programa tiene un organizador de documentos, pero sino se puede utilizar uno específico “idocument”, “paperless” o incluso “evernote” que nos permite buscar esos contenidos incluidos en el PDF, compartirlos, consultarnos desde nuestro dispositivo móvil, etc

Además es una buena manera de guardar todos esos números de revistas, periódicos, etc que quizás nunca necesitemos, pero os cuesta tanto tratar. Solo por el espacio ahorrado, nos interesa familiarizarnos con Adobe Acrobat.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Como fanático de trabajar con documentos electrónicos, en vez de en papel, para mi el PDF es una buena solución. Adobe usa un formato específico, que garantiza la perdurabilidad del documento, a lo largo de los años. El PDF/A de tal manera que un archivo que guardemos ahora en ese formato, dentro de 20 años será legible por los programas creados en el futuro. ¿os imaginais rescatar un libro en wordperfect de un disco de 5 1/4? pues es uno de los problemas a tener en cuenta, al guardar documentación.

Otro campo es la digitalización de contenidos. Desde el propio acrobat, podemos escanear un documento (muchos si es un escaner documental), indexarlo, añadirle metadatos y también pasarle un software ocr (incluido) para convertir esa imagen en texto copiable. Invertiremos tiempo pero luego ganaremos en agilidad y facilidad de gestión.

INGENIERÍA

Hay campos en los que la información es muy importante, tanto consultarla como presentarla. Las ingenierías y ramas técnicas son una de ellas.

Uno de los campos más usados son el diseño de planos. La ventaja es que el PDF soporta capas, con lo que podemos organizar mejor la información y mostrar diferentes acabados, datos, vistas… todo ello controlado con botones desde el propio PDF.

También acrobat permite trabajar con archivos 3d, una herramienta muy útil para enseñar proyectos y trabajos. Imaginaos mostrar un edificio tanto en exterior como interior, diferentes vistas. Todo dentro de un PDF sin necesidad de ningún otro programa y con gran calidad. Imprescindible.

OFIMÁTICA

Office es el rey en este campo, pero hay algunas opciones interesantes como acrobat.com, donde podemos compartir archivos, comentarlos, etc. incluso sirve para crear presentaciones.

Como se puede comprobar, las opciones son muchas, y algunas probablemente no las habéis usado nunca. Evidentemente ha habido algunos inconvenientes, como agujeros de seguridad, problemas con terceras empresas, etc. pero si sacas más partido a esta potente herramienta, seguro que ahorrarás tiempo y problemas.

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Anónimo
Anónimo
12 years ago

Hola.

Sólo como anécdota … según la entrada parece que el pdf “brilla” en todas sus aplicaciones pero en donde trabajaba antes, una imprenta editorial-packaging, el tema del pdf me defraudó bastante en el punto de enviar pruebas por mail a clientes.

Aclarar que todo nuestro flujo estaba basado en pdf (tras una adaptación de nuestro antiguo flujo Scitex/Jobs al novísimo Prinergy/pdf) y que el tema fue bastante satisfactorio en general. Esto lo cuento únicamente como una anécdota.

El caso es que a la hora de enviar una prueba al cliente, preferíamos seguir usando el jpg de toda la vida.

¿Por qué? … cuando se enviaban pdf’s, en numerosas ocasiones los clientes llamaban con continuas dudas y correcciones provocadas casi siempre por una mala configuración de la preferencias de su Acrobat Reader (sobreimpresiones de tintas, suavizado del arte lineal, etc).

Con un jpg-rgb revisado por nosotros (generado desde el pdf rip para mayor seguridad) sabíamos que ya no habría lugar a dobles interpretaciones fuese cual fuese al programa de visualización (Outlook, Explorer, Photoshop, … los clientes tienen de todo!).

*Hoy en día aún conozco casos en los que una prueba pdf ha creado dudas a un cliente y que con un jpg no habría sucedido, aunque ya son menos. 😉

En cualquier caso subrayar que yo, a día de hoy, sin pdf estaría perdido, aunque me ha parecido curioso que cuando todo el mundo profesional (Kodak, Creo, Fuji…) te hablaban de pdf en los CTP y demás artilugios, yo seguía prefiriendo enviar a mis clientes simples y corrientes jpg’s.

Un cordial saludo..

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