Conviértete en el maestro de las palabras clave

Un lector de faq-mac.com nos escribe: “Tenemos que abordar un proyecto “monumental” de clasificación de fotografías. Son mas de 2 millones de fotos a las que hay que colocar palabras clave de todo tipo y hemos estado intentando crear un flujo de trabajo que permita, contra la base de datos, poder añadir todas esas palabras clave de forma relativamente fácil y sencilla. Sin embargo, nos hemos encontrado con un problema que no encontramos forma de solucionar: los errores tipográficos al teclear las palabras clave (puesto que elegir las muchísimas opciones no es práctico porque te obliga a navegar y navegar por un menú interminable) y nos fuerzan a revisar una y otra vez en busca de errores. Hemos probado la sustitución de textos de Snow Leopard y alguna aplicación similar, pero al final, tratar de recordar una cadena de texto de 3 ó 4 letras es poco práctico y lleva mucho tiempo. ¿Se os ocurre una solución?“.

Este problema no es sencillo y para encontrar una solución elegante, sencilla de implementar (y gratuita) nos ha requerido estudiar el asunto desde varios puntos de vista. Os ofrecemos nuestra solución, que además, puede adaptarse a problemas similares en los que hay que introducir gran cantidad de opciones específicas orientadas a objetos clasificables.

A la hora de trabajar con palabras clave (para usarse con metadatos) lo mejor es agruparlas por temáticas: colores, ubicaciones, personas (sexo y edad), fecha, etc … y establecer un primer vocabulario básico que sirva para todos los casos mas o menos específicos con los que os vayáis a encontrar. Este paso es imprescindible si queréis automatizar la tarea de la forma mas efectiva posible.

La segunda opción, para evitar errores tipográficos, es asignar una palabra clave a una sola tecla de forma que no haya errores al escribirla: una pulsación, una palabra. Es la única solución. A la hora de trabajar, habría que asignar grupos de palabras clave a teclas específicas … pero hay muy pocas teclas en el teclado para muchas, muchas palabras clave.

Así, un grupo de palabras clave denominado, por ejemplo, “color” debería asignar la tecla “R” a rojo, “A” a azul, “Y” a amarillo, “N” a negro, etc, etc …

En el mercado hay diferentes soluciones comerciales de este tipo, pero evidentemente, hemos buscado la que tenga coste “cero” y que sea muy flexible y sobre todo, sencilla de implementar aunque lleve cierto trabajo prepararla.

Teclados, teclados

Para tratar de solucionar este problema, vamos a usar un software gratuito que nos permite generar Layouts de teclado. Los Layouts son mapas de cómo están asignadas las teclas en un teclado, y Ukelele es un software que nos permite crear de forma gráfica, sencilla y con pocos problemas este tipo de mapas con los que podremos asignar una palabra clave a cada tecla del teclado. El software puede descargarse desde este enlace y es compatible con Mac OS X 10.2 o posterior.

Lo que vamos a hacer es preparar un mapa de teclas con palabras clave asignadas a las correspondientes teclas y crearemos un Layout de teclado por cada grupo de palabras clave.

Una vez descargado Ukelele, solicitaremos un nuevo Layout de teclado vacío. Es recomendable que para que esta solución funcione, todas las personas implicadas en el proyecto usen un mismo modelo de teclado o al menos, comprobar que los layouts creados sobre un modelo funcionan correctamente sobre el resto.

Una vez solicitado este nuevo Layout, y poniendo como ejemplo el grupo de palabras clave “colores”, pulsaremos la tecla “A”, veremos que en el teclado virtual que se nos muestra en pantalla la tecla aparece pulsada. Perfecto: eso es que hay comunicación entre nuestro teclado y la aplicación: ahora solo hay que hacer doble click en esa tecla y aparecerá un cuadro de diálogo en el que podremos introducir nuestra palabra clave. Si estáis usando comas para separar las palabras clave y no espacios, añádela al final, sino, usa un espacio al final de cada palabra.

Solo hay que ir añadiendo las diferentes palabras clave a cada una de las teclas, hasta que tengamos añadidas todas las opciones para el grupo “color”. Una vez terminado, ves al menú Keyboard y elige un nombre para el Layout (Set Keyboard Name): llámalo “X-color” (el nombre tiene truco y luego te explicaremos por que).

Una vez terminado, guarda el archivo en el escritorio que tendrá una extensión .keylayout.

Una vez tengáis varios Layouts de teclado, implementados con un nombre de teclado “X-categoría” hay que instalarlos para que los lea el Mac. Esos archivos van en tu_usuario/librería/Keyboard Layouts.

Activando los Layouts

Ahora tenéis que ir a Preferencias del sistema > Internacional > Menú de teclado y activar los diferentes Layouts de teclado, que estarán todos al final gracias a su nombre “X-“, además de activar el menú de teclado en las barras de menú.

A la hora de trabajar

A la hora de trabajar solo es necesario “cambiar” a uno de estos layouts y empezar a pulsar teclas para asignar palabras clave. Cuando hayáis terminado con un grupo, solo hay que usar los atajos de teclado que suministra Apple para saltar de un Layout a otro: comando + espacio para el Layout anterior o opción + comando + espacio para saltar al Layout de teclado siguiente (que es otro grupo de palabras clave) y seguir pulsando teclas para ir añadiendo hasta terminar con la imagen y poder pasar a la siguiente, navegando por ejemplo, con las flechas del teclado. El uso de el identificativo “X-” delante de cada nombre de Layout nos permite tenerlos todos agrupados y poder saltar de uno a otro, adelante y atrás sin ningún tipo de problema.

El visor de teclado te servirá de ayuda si no recuerdas donde están las teclas que corresponden a cada palabra clave, por cierto. Los Layouts puedes llevarlos de ordenador, copiándolos a la correspondiente ubicación.

Ukelele es un software experimental, y como tal, tiene cierta tendencia a colgarse, así que guarda frecuentemente tu trabajo.