Si vas a crear un documento… aprovecha las plantillas

Seguramente que (como yo) cuando abres Keynote, Pages o Numbers en tu Mac, le das a toda velocidad a los botones para que te abra un documento en blanco. Pero la realidad es que detenerse unos segundos mirando las plantillas que vienen por omisión y pensar en el trabajo que tienes que hacer puede ahorrarte mucho tiempo si aprovechas los diseños que ya ha incorporado Apple en sus programas.

Las plantillas son documentos preformateados que contienen información que necesitas cada vez que tienes que hacer una nueva versión de ese documento. Es posible que los encabezados o el formato básico no cambien mucho, solo los detalles específicos que necesita de un documento a otro. 

Varios programas de Apple y de terceros vienen con una galería de plantillas: Microsoft Office, LibreOffice y la suite iWork de Apple de Pages, Numbers y Keynote, e incluso la aplicación Recordatorios, por nombrar algunos. Aunque Office a veces se acerca, la suite de Apple tiene algunas de las plantillas mejor diseñadas, disponibles desde el momento en que selecciona Archivo, Nuevo documento. 

Pages ofrece plantillas para boletines, certificados, carteles, varios tipos de cartas, informes, currículums y más. Numbers ofrece variaciones sobre un tema de hojas de cálculo, para uso personal, desde presupuestos hasta planificación de viajes, junto con varias formas comerciales y educativas estándar. Keynote se refiere a sus plantillas como Temas en lugar de plantillas, pero funcionan de la misma manera.

Keynote tiene temas de presentación de diapositivas en varios estilos, desde lo básico hasta en negrita, desde editorial hasta portafolio y más allá. Sus principales competidores, como la suite Office de Microsoft, ofrecen conjuntos similares de plantillas.

Todos facilitan la creación y el guardado de las tuyas, junto con las incluidas de serie, en el Selector de plantillas, que forma parte de cada programa de iWork.

No solo para documentos

Las plantillas tampoco se limitan a las suites de Office. Los programadores a menudo confían en plantillas de aplicaciones para ayudarles a crear programas para las plataformas Apple y Windows. Para Mac, Apple ofrece a los desarrolladores una rica biblioteca de plantillas de Xcode para aplicaciones, juegos, herramientas de línea de comandos y extensiones de Safari, junto con marcos y bibliotecas estándar para que sea más fácil comenzar. 

A pesar de la gran cantidad de plantillas prefabricadas disponibles que se pueden encontrar en internet, los usuarios a menudo quieren crear otras que estén personalizadas para sus propios objetivos. Casi todos los programas de Mac que pueden crear un archivo ofrecen esta capacidad, ya sea en forma de guardar su documento como plantilla o una opción más oculta conocida dentro del panel «Obtener información» de cada archivo.

En Pages, Numbers y Keynote de Apple, puedes crear fácilmente una plantilla de documento o un tema de presentación de diapositivas que puedes guardar para usarla en el futuro. Además de simplemente tener el archivo en algún lugar de tu disco duro, también puedes agregarlo al Selector de plantillas, que es una sección justo debajo de las plantillas suministradas por Apple en una sección llamada «Mis plantillas».

Para hacer esto, primero crea la plantilla que deseas guardar, por ejemplo, para una presentación de diapositivas. Cuando lo tengas con el aspecto que deseas, elige Guardar como plantilla o Guardar tema en el menú Archivo. Verás una opción resaltada para Agregar al Selector de Plantillas, así como la opción para Guardar…, lo que significa guardarlo como plantilla en otro lugar sin que esté disponible en el Selector de Plantillas.

Por ejemplo, podrías guardarlo en una carpeta en cualquier lugar de tu Mac. Para hacerlo, guarda la plantilla usando la opción Guardar… en lugar de la opción Agregar como plantilla, y guarda el archivo en iCloud Drive.

Plantillas frente a documentos

La diferencia entre guardar un archivo como documento o guardarlo como plantilla es importante. Si vuelves a abrir un documento, haces cambios y luego lo guardas de nuevo, has sobrescrito la información que estaba allí antes, lo que tal vez no pretendías hacer. 

Si estás usando Time Machine para hacer una copia de seguridad de tu Mac, siempre puedes restaurar la versión anterior del documento, pero ahora has perdido tus nuevos cambios y tendrás que rehacerlos. Si no estás utilizando una plantilla, siempre debes recordar «Guardar como» en lugar de «Guardar» el documento modificado para mantener ambos. 

Mientras que si en vez de esto guardas un documento como plantilla en programas que admitan esta opción, como Pages, volver a abrir la plantilla muestra el archivo tal como lo guardaste, pero es una nueva copia del archivo. Se abre como un documento nuevo que tiene todo tu contenido anterior, y cuando vas a guardarlo, se te pide un nuevo título. 

Todo esto funciona en la mayoría de los programas de Mac, pero si has creado un documento en una aplicación que no parece tener plantillas, como TextEdit, aún puedes crear plantillas, pero tienes que hacerlo de una manera sutilmente diferente. Creas un documento como de costumbre, pero luego lo cambias a una plantilla usando una función de Mac llamada Stationery pad, una característica que en realidad es anterior al Mac.

Las plantillas secretas

La plantilla aplicada a cualquier documento (en inglés Stationery Pad) es una característica oscura que debutó por primera vez en la estación de trabajo Lisa de Apple en la década de 1980. Ha sido parte del Mac desde entonces, aunque pocos usuarios la conocen porque es una opción relativamente oculta. 

No todas las aplicaciones permiten usar la opción de crear plantilla de un documento, pero la mayoría de las aplicaciones que generan archivos de documentos pueden aprovecharla, y accedes a ella guardando un documento y luego seleccionándolo en el Finder. 

Selecciona el archivo de documento en el Finder, pero no hagas doble clic en él. En vez de abrirlo, selecciónalo y mantén pulsado Comando-i para obtener información sobre el archivo, o elige Archivo, Obtener información en la barra de menús. Justo debajo del nombre, verás un conjunto de propiedades del archivo: tipo, tamaño, ubicación, fechas de creación y modificación, y una casilla de verificación llamada Plantilla. 

Si esta opción no está atenuada, puedes marcar la casilla de verificación al lado, y eso es todo. Cada vez que hagas doble clic en ese documento para abrirlo, obtendrás una copia del archivo sin título. 

Ya sea que decidas guardar un archivo de documento como plantilla en programas que ofrecen esa opción, o convertir un archivo existente en una plantilla seleccionando la opción en Obtener información, habrás creado un archivo que puedes usar una y otra vez para ahorrar tiempo y esfuerzo en la creación de nuevos documentos.