Cómo usar la fusión de correo en Pages

Hace poco comentábamos que con la última actualización de Pages, Apple había recuperado una vieja función que eliminó y que puede ser extremadamente útil para aquellos que envían documentos personalizados: la fusión de correo.

Apple no debería haber tardado ocho años en reintroducir la fusión de correo en Pages, pero ahora está de vuelta. He aquí cómo aprovechar al máximo la nueva función.

Incluso si solías saber cómo usar la combinación de correspondencia en Pages, ha pasado casi una década desde que la aplicación te lo permitió. La versión de 2013 de Pages 5.0 acabó con esta característica de procesamiento de textos bastante esencial, pero ahora la versión de 2022 de Pages 12.1 la ha traído de vuelta.

Ten en cuenta que esto funciona en Mac, iPhone y iPad. Requiere Pages 12.1, que a su vez necesita macOS Big Sur o posterior para el Mac, o iOS 14, iPadOS 14 o posterior, para el iPhone o iPad.

Qué hace la fusión de correo

Es un término que de alguna manera se explica por sí mismo: Hay correo, ¿verdad?, y luego fusionas las cosas con él.

Lo que fusionas es algo parecido a un nombre, dirección o cualquier otro dato de contacto. Escribes una carta, o escribes un sobre, y le dices a Pages que lo imprima usando una lista de nombres.

Si la lista contiene 400 nombres, Pages imprime 400 cartas. Lo que es más útil, cada carta tiene un nombre de contacto, una dirección, etc.

Así que lo que necesitas para la fusión de correo es la lista de nombres de alguna forma y el texto de la carta o el sobre en el que quieres que se inserten esos nombres.

Crear tu lista de nombres y direcciones

Ya lo has hecho. De forma predeterminada, Pages utilizará su base de datos de contactos existente para la combinación de correspondencia.

Uso de contactos para la combinación de correspondencia

Aquí es cuando verás lo desordenado que has dejado que sean tus contactos. A lo largo de los años has añadido los nuevos números de móvil de las personas sin eliminar los antiguos, etc.

Realmente deberías revisar toda tu base de datos de Contactos y asegurarte de que esté actualizada, pero nunca lo harás. Así que, en su lugar, crea un nuevo grupo de personas a las que vas a enviar cartas combinadas de correo.

En Contactos, elige ArchivoNuevo grupo y, a continuación, dale nombre a ese grupo. A continuación, busca a las personas que deseas añadir y arrastra su tarjeta de contacto al nombre de ese grupo.

Ten en cuenta que, desafortunadamente, no puedes usar un grupo inteligente aquí, tiene que ser un grupo normal. Por lo tanto, no hay forma de crear un grupo de fusión de correo que puedas agregar o eliminar automáticamente con solo, por ejemplo, agregar o eliminar una etiqueta.

Al menos, sin embargo, cualquier grupo que crees seguramente tendrá menos nombres que toda tu base de datos. Así que es un número más pequeño para revisar.

Uso de Numbers para la fusión de correo

Alternativamente, puedes crear una hoja de cálculo de Numbers que utilizarás en la fusión de correo. La ventaja es que esta puede ser una combinación de correo grupal que estás haciendo por otra persona, y los nombres no tienen que ir a tu propia base de datos de contactos para que funcione.

Tiene que ser una hoja de cálculo de Numbers, no una de Excel o CSV.

Depende totalmente de ti lo que pongas en esa hoja: puedes poner el nombre, el apellido, la dirección del trabajo o cualquier otra cosa.

Uso de plantillas de Pages para la Fusión de correo

Una plantilla de carta de Pages con todos los datos preparados para la fusión de correo
  1. Abre una plantilla de Pages en el Mac, como una carta
  2. Haz clic en el botón del documento (barra de menús del documento, esquina derecha)
  3. Desplázate hasta la parte inferior y selecciona Fusión de correo
  4. Abre una plantilla de Pages en el Mac, como una carta
  5. Haz clic en el botón del documento (barra de menús del documento, esquina derecha)
  6. Desplázate hasta la parte inferior y selecciona Fusión de correo
  1. Haz clic en Fusionar… en la parte superior del panel
  2. Elegir contactos o hoja de cálculo
  3. Si eliges Contactos, puedes seleccionar un grupo
  1. Si eliges Hoja de cálculo, tienes que encontrar ese archivo
  2. Haz clic en Vista previa para ver si el campo se visualiza correctamente en todos los contactos (si no, tendrás que completar los campos o eliminar el contacto)
  3. Cuando estés satisfecho con la vista previa, haz clic en Fusionar

Al hacer clic en Fusionar Pages creará un nuevo documento con tantas páginas como contactos tuvieras en el grupo. Ten en cuenta que los campos que hayas seleccionado se insertarán consecutivamente partiendo de donde esté ubicado el cursor.

Una vez fusionados, puedes hacer clic sobre uno de los campos insertados y (sin soltar el clic) arrastrarlo a donde desees para que tenga sentido.

Ten en cuenta que incluso en los Apple Silicon Mac, la fusión de correo es un trabajo lento. Verás cómo el recuento de progreso funciona a través de todos los contactos que quieras, pero normalmente parecerá que se congela una vez que tenga el lote.

Cómo añadir campos de fusión de correo

Las plantillas de Pages de Apple son muy bonitas, pero puede que tengas las tuyas propias que quieras usar. En ese caso, tienes que decirle a Pages qué parte de, por ejemplo, la carta debe tener el nombre del destinatario.

Ya sea que lo hagas en un nuevo documento completamente en blanco, o que desees agregar dicho campo a los existentes en la plantilla, el proceso es el mismo.

  1. Coloca el cursor donde quieras que vaya el campo
  2. Vuelve a abrir el panel Documento
  3. Desplázate hacia abajo y haz clic en Fusión de correo
  4. Esta vez haz clic en Añadir campo de fusión en la parte inferior del panel
  5. Elige un tipo de campo, es decir, Nombre, correo electrónico (inicio), etc.

Eso ya está hecho. Este nuevo campo se resalta automáticamente en el documento de Pages para que puedas ver dónde lo has posicionado.

Apple no lo hace fácil, solo es más fácil

Obviamente, ahora es más fácil usar la función de combinación de correspondencia de Pages integrada de Apple de lo que solía ser. Antes tenías que encadenar soluciones alternativas de AppleScript y esperar.

Pero la combinación de correspondencia ha sido tradicionalmente una característica confusa del procesador de textos.

Sin embargo, con cuidado, y probablemente algo de práctica, la nueva función de combinación de correspondencia de Pages está lo más simplificada posible.

Alf

Propietario de www.faq-mac.com.

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