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Cómo usar cómodamente los archivos de Teams en tu Mac, iPhone o iPad

Si utilizas Microsoft Teams en tu trabajo es posible que compartáis archivos de “equipos” o “teams” de la aplicación. El espacio de almacenamiento para guardar archivos de equipos, en Teams, son los Sharepoints de Microsoft. Podríamos decir de los Sharepoints son como los One Drive pero, en lugar de pertenecer a una persona concreta, pertenecen a un grupo de personas (a un team).

Si trabajas con archivos en Teams en macOS verás que la aplicación te los abre directamente, sin acudir al programa que normalmente abriría esos archivos. Por ejemplo, si abres un archivo de Word te lo abre en el propio Teams en lugar de en Microsoft Word. Se supone que esto debe ser alguna ventaja para ir más rápido pero realmente es un incordio, ya que no estás viendo el archivo como realmente es, tienes muchas menos opciones y pierdes el documento si abres otro chat o buscas otra cosa en Teams. Es verdad que, una vez has abierto el archivo, desde el propio Teams tienes la opción de abrir el documento en la aplicación original, lo cual recomiendo encarecidamente, pero va añadiendo pasos y lentitud al proceso. 

Teams abre el archivo directamente sin usar la aplicación nativa, pero puedes editar pulsado sobre Abrir en la aplicación de escritorio.

En iOS, a diferencia de en macOS, te muestra el documento en la propia Teams, pero si quieres editar, te abre directamente en Microsoft Word, lo que es muy de agradecer.

Trabajar como en una carpeta más

Si prefieres trabajar en tus documentos como si fueren archivos guardados en tu equipo, a través de Finder o de Archivos, usando las aplicaciones nativas, puedes hacerlo y es más fácil de lo que parece. Sorprendentemente, mucha gente que usa Teams todos los días no sabe hacerlo (ni en Windows).

1.- Descarga la aplicación Microsoft OneDrive de la Mac App Store si estás en el Mac o Microsoft OneDrive de la App Store si estás en iPad o el iPhone. Si ya la tenías descargada previamente puedes saltarte este paso.

2.- Inicia sesión con cuenta de Microsoft que usas donde tienes esos teams sobre los que quieres trabajar. Por ejemplo, si quieres trabajar con archivos que utilizas con tu cuenta del trabajo, tendrás que iniciar sesión con tu usuario y contraseña del trabajo. 

Si ya tienes una cuenta personal que quieres mantener tendrás que añadir una segunda cuenta. En macOS ve a la barra superior de menús, pulsa sobre el icono de la nube de OneDrive y ve a la rueda dentada que hay arriba a la derecha, a continuación ve a Preferencias, Cuenta y ahí podrás agregar una cuenta. Si estás en el iPad, ve a la aplicación de OneDrive y pulsa arriba a la izquierda, donde aparece tu foto o tus siglas (premio a la intuitividad) y ahí te aparecerá un menú donde tienes la opción de Agregar cuenta

Ahora verás que en el Finder del Mac te aparece, a la izquierda, en Ubicaciones, una carpeta de OneDrive que contiene tus archivos personales, tu carpeta personal. 

3.- En Microsoft Teams, ve al equipo que te interesa y pulsa sobre la carpeta que te interesa, ve arriba a Archivos. Ahora estás viendo los archivos que hay dentro de ese equipo. Basta con que pulses sobre Sincronizar y ya los tienes accesibles desde el Finder o Archivos. Quizá te preguntará en que carpeta de tu ordenador quieres guardar esas carpetas sincronizadas, normalmente basta con dejar la que viene por defecto, que cuelga directamente de tu usuario.

Sitúate en la carpeta (o subcarpeta) que desees y pulsa Sincronizar. Esa carpeta y todas sus subcarpetas de aparecerán en OneDrive.

Si quieres sincronizarte con más carpetas sólo tienes que repetir el paso 3 por cada una de ellas. 

Ahora, en el Finder, tienes en Ubicaciones una nueva entrada con el nombre de Bibliotecas. Cuando pulsas sobre ella te aparecerán todas las carpetas a las que te has sincronizado.

En el caso de iPad ve a la aplicación Archivos en el iPad, en la columna de la izquierda, pulsa arriba en los 3 puntitos y escoges Editar barra lateral, verás que en la lista te aparece OneDrive. Sólo tienes que activarlo para poder ver todo el contenido que has sincronizado en Archivos como si fuesen un documento más. En este caso, cuando ya tienes visible a la izquierda el menú OneDrive, verás que te aparece 3 carpetas, en Archivos tienes tu OneDrive personal y en Bibliotecas tienes aquellos Teams a los que te has ido sincronizando. 

OneDrive es traicionera

Tienes que tener cuidado con OneDrive ya que es una aplicación traicionera y puedes pensar que estás sincronizado con tu equipo y estar trabajando solo. Es posible que continúes trabajando en un archivo que tienes depositado en algún espacio de almacenamiento que gestionas con OneDrive pero en realidad estés trabajando con una copia en local sin que lo sepas, de modo que puedes llegar a perder la información, o que otro compañero haya tocado el mismo archivo que tú y no se hayan sincronizado los cambios… y no lo sabes si no te fijas con cuidado.

OneDrive en Mac suele fallar bastante y no se inicia al encender el ordenador, aunque tengas activa la opción de Abrir al iniciar sesión en las Preferencias. Si no se pone en marcha la aplicación y no te fijas en el dibujito de la nube al lado de los archivos, puede que estes desconectado pero no te des cuenta. Esto me ha pasado en múltiples ocasiones. 

Para solucionar esto ve a Preferencias del Sistema, Usuarios y Grupos, escoge tu usuario y a la derecha ve a la pestaña Ítems de inicio. Abajo, al final de la lista pulsa sobre + y escoge OneDrive de la lista. De este modo se pondrá en marcha cada vez que encientes el ordenador. 

Opinión

Aunque Teams es una aplicación horrible, el poder compartir archivos (en realidad esto es Sharepoint) es muy útil para trabajar en equipo. Hacerlo con el navegador o con Teams puede ser un auténtico dolor, así que mucho mejor hacerlo como si fuesen archivos nativos en tu equipo. 

Tengo que utilizar OneDrive, Teams y Sharepoint porque es la herramienta escogida por mi empresa y no me queda más remedio. Si podéis evitarlo, hacedlo. 

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