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Once puntos a tener en cuenta a la hora de contratar un proveedor de correo

Con tu Mac, Apple te “regala” una cuenta de correo iCloud. Con Gmail, puedes tener una cuenta de correo “gratuita” de Google. Además están Yahoo, Microsoft y un montón de proveedores más que felizmente te ofrecerán cuentas de correo sin que -aparentemente- te pidan nada a cambio.

Por supuesto, tiene truco. Tus datos, tu permanencia, tus contactos… hay muchas cosas que das a cambio de utilizar un servicio gratuito.

Si sólo lo vas a utilizar particularmente, es posible que puedas vivir feliz sin preocuparte por lo que la empresa aprende de ti.

Pero si lo vas a usar profesionalmente, o no quieres que otras empresas usen y abusen de tus datos privados, es mejor que utilices un servicio de correo electrónico privado, en el que sólo tu seas el dueño de tus datos.

En el mercado hay muchas empresas compitiendo por crear un servicio de correo electrónico digno de que pagues por él, así que no temas por falta de oferta.

Por ejemplo, si la privacidad de los datos es importante para ti, debes buscar una empresa europea, que cumpla la normativa de privacidad de la Unión Europea.

Como guía, te ofrecemos diez características que tienes que buscar a la hora de seleccionar una empresa con la que contratar tu correo electrónico:

  1. Veteranía. Si vas a utilizar un servicio para asuntos profesionales, intenta alejarte de empresas que acaban de surgir y que tienen ofertas suculentas para captar clientes. Si no les va bien, es posible que en pocos años desaparezcan
  1. Fiabilidad. Mira qué infraestructura tienen. Asegúrate de que no tiene problemas en hablar del 100% de tiempo activo, porque no hay nada mas desesperante que tener un servicio de correo poco fiable que deja de funcionar de repente o no entrega los mensajes de correo que envías.
  1. Seguridad. El servicio de correo electrónico que utilices debe incorporar tanto medidas para protegerte de los hackers como un servicio de firma autenticado que haga que tus correos no puedan ser falsificados. 
  1. Privacidad. Aunque ya lo hemos mencionado antes, si vas a usar el correo electrónico para temas profesionales, es importante que te asegures que tus datos están a salvo, protegidos por la ley europea de privacidad. Si utilizas un proveedor que aloja sus datos en un país fuera de la UE (como Estados Unidos) puedes estar en peligro.
  1. Servicios. Asegúrate de que incorpora las funcionalidades que necesitas para que tu flujo de trabajo sea cómodo. Si necesitas usar calendarios, contactos, fijar reuniones, etc. tu proveedor debe ofrecerte todo en el mismo paquete.
  1. Organización. Uno de los problemas habituales en el uso del correo profesional es la recuperación de correos antiguos para hacer seguimiento de los temas. El sistema que elijas tiene que permitirte organizar tus correos como tú necesites, no como ellos hayan pensado que tienes que hacerlo. Para ello es fundamental el siguiente punto.
  1. Facilidad de uso. No te dejes “emborrachar” por un listado interminable de funcionalidades. Puede que no necesites toda la potencia, sino que lo que busques sea un sistema bien pensado, que puedas entender fácilmente y aprender sin problemas a utilizarlo.
  1. Funcionalidades básicas. Puede parecer una obviedad, pero muchas veces el talón de Aquiles son las tareas básicas, como por ejemplo la detección y eliminación de correo electrónico no deseado (spam). O tal vez seas de los que viajan constantemente y por tanto tener un buen cliente de correo móvil sea fundamental. Si las cosas que son básicas para ti no funcionan bien y te hacen perder tiempo, es que ese proveedor no te sirve.
  1. Funcionalidades avanzadas. Aunque más arriba ya hemos hablado de la integración de calendario, contactos, etc. cada profesional es un mundo, y todos tenemos funcionalidades o requisitos específicos que nos facilitarían la vida. Busca entre las opciones aquellos que tengan las capacidades que necesitas. No te conformes con menos.
  1. Almacenamiento. Tal vez recibes cientos de correos electrónicos cada mes, o recibes pocos pero todos contienen fotografías, o documentos en PDF, o planos… el caso es que no hay nada peor que tus colegas, clientes o proveedores reciban un mensaje de que tienes el buzón lleno. Asegúrate de que contratas el espacio que necesitas, o que si necesitas ampliar, los precios son razonables. Bueno, esto nos lleva al punto final.
  1. Precio. Una vez hayas visto varios servicios de correo electrónico que podrían valerte, busca el que te ofrezca más valor por cada euro que gastes. Aunque parezca imposible, puede haber notables diferencias en la relación de precios y servicios, y cosas que un proveedor incluye gratuitamente, otros la cobran.

Un apunte final, aunque no sea sencillo, es mejor cancelar una suscripción de correo electrónico con un proveedor que no nos está dando el servicio que necesitamos que seguir sufriendo por no repetir el proceso.

El objetivo es que trabajemos de forma ágil y fluida con nuestro correo electrónico, de manera que seamos más eficaces y eficientes, lo que nos permitirá dar un mejor servicio y redundará en conseguir más ingresos.

Si lo miras en el conjunto del tiempo que vas a usar el correo electrónico profesional (seguramente varias décadas), dedicar dos o tres meses a encontrar el proveedor más adecuado para nuestras necesidades es una inversión que merece mucho la pena.

Alf

Propietario de www.faq-mac.com.

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