Haciendo copias de seguridad

Este artículo está relacionado con “El pequeño despacho que pasó al teletrabajo sin darse cuenta” por lo que recomiendo leerlo antes de continuar. 

Al almacenar toda la información en el NAS cabía la posibilidad de hubiera un problema y se perdiese. Vamos, como puede ocurrirnos con nuestro ordenador o el dispositivo que usemos. Por lo tanto es necesario hacer copias de seguridad.

¿Para qué sirve una copia de seguridad? 

Tengamos la información donde la tengamos, siempre está en peligro. 

• El dispositivo que contiene la información se puede averiar
• Un malware puede alterarla o borrarla
• Podemos borrarla o alterarla nosotros mismos por error
• Pueden robarnos el dispositivo
• Puede haber un accidente, incendio…

La única manera de estar tranquilos es tener copias de seguridad. Pero las copias de seguridad tiene que cumplir unos requisitos mínimos:

• Deben estar en otros dispositivos: Si la copia la hacemos en el mismo disco, casi todos los motivos que hemos mencionado antes podrían afectarle. Si se estropea el disco, entra un malware, un incendio, un robo… perderíamos la información y su copia. 
• Deben estar en otro lugar: Si la hacemos en otro disco pero está en el mismo lugar, un robo o un incendio podría afectarle igualmente.

La experiencia nos dice que es recomendable que también cumplan las siguientes condiciones:

• Deben hacerse automáticamente: Si las copias las tiene que hacer el usuario manualmente lo más probable es que no se hagan. Un día nos olvidamos, otro día tenemos prisa, etc…
• Debe ser versionadas: Deben guardarse distintas copias o versiones de un mismo archivo a medida que lo vamos modificando. Así, si nos equivocamos podemos buscar en varias versiones atrás hasta encontrar una copia que tiene aquello que buscamos.

Así lo hizo el despacho

Volviendo al caso del pequeño despacho, se montó un sistema de copia de seguridad basado en dos discos.

Por un lado había un disco duro USB conectado al NAS donde la aplicación Hyperbackup de Synology hacía copias de seguridad versionadas cada noche. Ningún usuario tenía acceso a ese disco, sólo un usuario creado en el NAS destinado a copia de seguridad y con una contraseña propia. Así nadie podría manipularla, ni por error.

Pero este disco no cumple el requisito de estar en un lugar distinto. Si entrar a robar o hay un incendio se podría perder la copia. 

Así que se montó otro NAS, idéntico, en casa del propietario. Hyperbackup hacía también una copia versionada cada noche en ese otro NAS, con un usuario dedicado. 

¿Para qué el disco USB entonces si ya tenemos la información más segura en casa del propietario? A parte de aumentar la seguridad por tener una copia más, el acceso es mucho más rápido si hay que recuperar algo.

Outlook, un problema para las copias de seguridad

Toda la información que manejaba el despacho se almacenada directamente en el NAS, se trabajaba directamente desde ahí con el protocolo Samba. Así que no se hacía ninguna copia de seguridad de los ordenadores de los usuarios, ya que si había algún problema con alguno de ellos, la información de trabajo estaba en el NAS y sus copias. Salvo el correo electrónico.

El caso es que el sistema de copia de seguridad revisaba cada noche todos los archivos que habían tenido algún cambio (un word actualizado, un nuevo pdf…) y hacía una copia sólo de esos archivos. Así la copia del primer día fue muy grande y duradera, pero el resto de días sólo tenia que copiar los cambios que se habían producido ese mismo día.

El problema es que Outlook guarda la información en un único archivo, un .pst. Dicho archivo en ese caso ocupaba de 20 a 40 GB por usuario (aunque no debería ser así, pero los usuarios hacen lo que quieren). Copiar 20 a 40 GB por usuario cada noche era una locura y, si había versionado, se supone que cada noche se aumentaba el espacio ocupado en esa misma cantidad. 

Pero el problema era la copia en el NAS de la casa del propietario. En aquellos momentos había ADSL, no había fibra, de modo que la velocidad era mucho menor que ahora, y no sólo eso, la velocidad de subida era mucho menor (hablamos que habitualmente era 1 Mb/s). Pero, para rizar el rizo, no sé por qué, Movistar daba velocidades de subida mucho menores de lo habitual en la época, hablamos de 512 kb/s en algunos casos y 800 kb/s en otros. Hacer una copia de 20 a 40 GB, para un solo usuario, era imposible, tararía varios días.

Podríamos pensar que podíamos dejar toda la información de consulta en uno o varios .pst y dejar la información más reciente, del último mes, en otro pst. Pero es que los pst que se supone que sólo eran de lectura, por el mero hecho de abrirlos, ya se modificaban y por lo tanto, el software de copia de seguridad los incluía en la copia de la noche.

Thunderbird y Maildir

La solución vino con el sistema de almacenamiento de correo Maildir, donde cada correo se guarda en el disco duro como un archivo independiente (y en un formato estándar que puede abrir cualquier programa). Eso supone una gran ventaja, ya que al final del día sólo los correos que hayas recibido o mandado ese día se consideran archivos modificados (y alguno otro archivo que se usa para gestionar dicho almacenamiento). Así que ahora sólo se sentían que hacer pequeñas copias cada día.

Outlook no podía utilizar este sistema de almacenamiento, pero Thunderbird sí. Así que se pasaron los clientes de correo y todos los correos a Thunderbird y al sistema de almacenamiento Maildir. Así se pudieron hacer copias de seguridad cada noche, tanto en local como en remoto. 

Y, en todos los años que ha estado funcionando, no ha dado ningún problema. 

Thunderbird también supuso mejora en otras actividades del uso del correo electrónico pero no es objeto de este artículo. 

Hay que tener en cuenta que Thunderbird no usar Maildir por defecto, usa Mbox (igual que Mail de Apple). Mbox también funciona por archivos donde se almacena todo en el interior, aunque no es un único archivo como en el caso de Outlook, sino que es un archivo por carpeta. Aún así no es tan óptimo para esto como Maildir. Así que lo primero que hay que hacer en Thunderbird es configurar el almacenamiento de este modo.

Por suerte (crucemos los dedos, toquemos madera…) no ha habido que recurrir a la copia de seguridad nunca. 

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