La crisis sanitaria del coronavirus COVID-19 ha afectado negativamente a la actividad de más del 90% de las empresas españolas según se desprende de los estudios preliminares realizado por el Colegio de Ingenieros Industriales.

En mayor o menor medida se han visto afectadas empresas de casi todo el mundo y las consecuencias reales a medio y largo plazo a escala mundial aún están por determinar. 

La empresa para la que trabajo se dedica principalmente a ofrecer soluciones para la gestión de gastos de trabajadores en movilidad. Gestionamos los gastos de más de 4.5 millones de trabajadores en casi 120 países, y esto nos da una perspectiva única de cómo el confinamiento ha afectado a la industria de los viajes, y en especial a los medios de transportes (sean por tierra, mar o aire), a los restaurantes y a los hoteles. 

La actividad y movilidad por motivos de trabajo ha caído a unos niveles sin precedentes en la historia moderna. Nada que no sepamos, pero cuando analizas los números del mes de marzo o abril y los comparas con los del mes anterior te das cuenta de la magnitud de la tragedia sufrida en sólo 6 semanas de confinamiento. Compañías aéreas, trenes, taxis y hoteles han bajado sus reservas y ventas entre el 65% y el 95% sólo en Europa.

Pero todos los indicadores y datos que estamos viendo ahora poco nos dicen de los efectos a medio y largo plazo.  La pandemia del coronavirus ha cambiado nuestro mundo y sólo el tiempo nos dirá si ha llegado para quedarse o será sólo coyuntural. 

Todavía es pronto para saber si el teletrabajo al que nos hemos visto obligados muchos trabajadores será una situación puntual. Pero es evidente que aquellas empresas que no estaban preparadas para ello han tenido muchos más inconvenientes y problemas que aquellas que sí lo estaban. 

El uso de soluciones de colaboración y comunicación como Slack y Zoom han aumentado significativamente. 

Empresas que no usaban estas herramientas antes de la pandemia, pero las han adoptado para poder trabajar desde casa, probablemente continuarán usándolas ampliamente una vez que sus empleados regresen a la oficina.

Una de las funciones de la empresa que suele estar menos preparada para una política de teletrabajo es la operación financiera, que a menudo sigue siendo mucho más dependiente de los procesos basados en papel y del software “on-premise” que otras funciones. 

Con el confinamiento es evidente que muchos gastos de viaje han desaparecido o reducido considerablemente, pero, paradójicamente, muchos empleados que antes no viajaban necesitan imputar otros gastos a su empresa (telefonía, formación online, hardware, software, material de oficina, mensajería) por lo que la necesidad de gestionar gastos de empleados se mantiene. 

En muchas empresas las facturas y los gastos de los empleados a menudo todavía se envían en papel al departamento de finanzas, donde deben ser revisados ​​y aprobados manualmente, con frecuencia pasando por varios empleados, y luego ingresados manualmente ​​en el sistema de contabilidad para su procesamiento. 

No solo requiere que el proceso esté físicamente centralizado, sino que también es increíblemente ineficiente y requiere tiempo y recursos que podrían gastarse mejor en otro lugar, ya sea en la oficina en tareas más productivas o permitiendo que los empleados disfruten del tiempo libre que la automatización puede aportar.

En el caso de que se requiera que los empleados trabajen desde casa, este proceso se descompone por completo. 

El correo externo se acumula (suponiendo que los servicios de mensajería sigan entregando) y el correo dentro de la oficina se detiene. 

Sin nadie que revise y apruebe las facturas y los gastos de los empleados, o ingrese manualmente los datos en el sistema financiero, a los proveedores no se les paga y a los empleados no se les reembolsa. 

Esto puede no ser un problema importante cuando el cierre de una oficina dura una o dos semanas Pero si el cierre se prolonga, podría comenzar a tener un impacto significativo en el flujo de caja personal y comercial. 

Muchas empresas y autónomos están preocupados por el impacto financiero del coronavirus por la pérdida potencial de clientes e ingresos, de forma que cualquier cosa que se pueda hacer para minimizar este impacto será de gran ayuda.

Digitalizar la gestión de los gastos de empleados y la gestión de facturas de proveedores y dejar los procesos manuales y basados en papel, no sólo puede hacer que el proceso sea mucho más eficiente para los empleados, que ya no tienen que preocuparse por guardar recibos y completar hojas de cálculo, sino también hace que el proceso de verificación, aprobación y reconciliación sea mucho más eficiente para el equipo de finanzas. 

Los empleados sólo tienen que capturar y cargar una imagen del recibo o reenviar un correo electrónico del gasto al sistema, que escaneará y analizará automáticamente los datos de la transacción para crear una nota de gastos. 

Las reglas de política de gastos ya están configuradas en el sistema, por lo que no es necesario que los empleados (o sus aprobadores) verifiquen si cada gasto está dentro de la política determinada por la empresa.

Una vez enviados, los aprobadores reciben una notificación por correo electrónico de que tienen que aprobar un informe de gastos. 

Allí, pueden ver fácilmente las imágenes de los recibos y los detalles de la transacción, y pueden ver si un gasto está dentro o fuera de una política corporativa con una notificación en pantalla. Una vez que han aceptado el gasto, la siguiente persona en la cadena de aprobación recibe su notificación, y así sucesivamente.

Tras la aprobación final, los datos pueden exportarse automáticamente y codificarse oportunamente para reembolsarlos al empleado.

La situación de los flujos de trabajo de aprobación de facturas de proveedores se puede racionalizar de manera similar para permitir a equipos de finanzas distribuidos, mediante la implementación de una solución de facturas de proveedores. 

Un beneficio adicional de automatizar estos procesos previamente manuales es el impacto humano en los empleados. 

Los empleados en movilidad ya no necesitan pasar horas al final de sus desplazamientos compilando notas de gastos, por lo que pueden pasar más tiempo en un trabajo productivo o con su familia. 

Los aprobadores no necesitan seguir verificando qué está y qué no está dentro de la política. 

Y para el equipo de finanzas, en lugar de tener que verificar e ingresar manualmente los datos línea por línea en el sistema de contabilidad y configurar las ejecuciones de verificación, pueden concentrar su tiempo en actividades como el análisis y la planificación de datos.


El confinamiento y el consecuente teletrabajo obligará a acelerar la adopción de la digitalización en los departamentos de finanzas. 

Y esto sí está para quedarse.

Miquel Bada. VP Marketing en Captio by Emburse.
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