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Siguiendo con una amplia cobertura de trabajo electrónico, me gustaría seguir haciendo especial incidencia con nuestras “habilidades” con el correo. Y si en el anterior artículo me centré específicamente en las soft skills para el correo electrónico, hoy me gustaría hablar de la propia naturaleza de la organización del correo electrónico.

Mantener el correo electrónico organizado es esencial para poder trabajar de forma eficiente con el y existen dos maneras de hacerlo, una manera determinista basada en una estructura de carpetas en el servidor y otra, manteniendo todo el correo electrónico reunido en una única ubicación y utilizando reglas inteligentes o el uso de etiquetas o incluso, una mezcla de ambas, ya que en realidad, ambos sistemas se parecen mucho.

El gran problema con la organización y fracaso con el correo electrónico para muchos usuarios es que se aburren mucho. Y como se aburren mucho, van cambiando de clientes de correo electrónico como quien cambia de camiseta y eso afecta mucho a la propia organización de correo electrónico debido a que cada cliente introduce perqueños cambios aquí y allá que acaban haciendo que el almacenamiento del correo se convierta en un problema.

La situación es sencilla: el cambio indiscriminado de clientes de correo electrónico no es una buena idea. Sí quieres evaluar un cliente y su funcionamiento una buena idea es tener una cuenta o varias alternativas y redirigir correo allí con una regla desde tu cliente correo principal y desde varias cuentas con mucho tráfico para poder disponer de muestras variadas de correo electrónico y ver cómo se comporta el cliente, sobre todo en las operaciones internas de organización de correo y en su integración con el servidor.

Ambos sistemas tienen ventajas e inconvenientes. Yo, por ejemplo, he optado por el primero: mantener una gran masa de correo electrónico y ajustar su organización a través de reglas dinámicas1 frente a la posibilidad de organizar todo en carpetas usando, también, reglas que desplazan el correo. ¿Por qué este sistema? Porque recibo cantidades ingentes de correo2, con muchas variaciones sobre el tema, asuntos muy dispersos aunque relacionados, y llega un momento en que la decisión de crear reglas se torna imposible por las múltiples variaciones que hay que hacer para mover todo ese correo entre carpetas. Prefiero, para esa cantidad e volumen, definir una serie de reglas básicas de trabajo, eliminar correo muy deprisa y usar un sistema de decisiones rápidas utilizando Herald. Es la única forma de mantener el inbox a cero, o lo más discreto posible.

Cuando organizas por carpetas, acabas teniendo tendencia a buscar el correo manualmente: una cierta forma de usar el correo como si fueran archivos del Finder.

Después está el problema de las búsquedas, y gracias a Jobs, en macOS 10.13 High Sierra, Mail ha mejorado el sistema de búsquedas: ahora es más rápido, se nota bastante y añade además las sugerencias de Spotlight para los correos, de forma que si has introducido los datos correctos es muy fácil que el sistema de búsqueda sea capaz de sugerirte el más adecuado con un alto nivel de precisión.

Y aquí llega el problema cuando cambias de cliente de correo electrónico con frecuencia: no todos los clientes implementan reglas, no todos lo hacen de la misma forma y no todos los sistemas de reglas tienen la misma profundidad a la hora de poder establecerlas, con lo que, sobre todo si mueves mucha cantidad de correo tienes que sacrificar cierto tipo de reglas y organización para poder mantener el correo dentro de unos parámetros aceptables de organización.

El primer paso: la ventaja productiva de los buzones “Hoy” y “Ayer”

No los busques porque no los vas a encontrar. Tienes que crearlos: son buzones inteligentes pensados para facilitarte la gestión de correo electrónico cuando tienes muchas cuentas y mucho volumen de correo electrónico.

“Hoy” y “Ayer” son dos buzones inteligentes en Mail que recogen el correo electrónico que has recibido, evidentemente, Hoy y Ayer, independientemente si está leído o no. Su razón de ser es, precisamente, localizar rápidamente correo sin tener que hacer búsquedas, especialmente cuando has recibido un correo que has leído y tienes interés en responder pero no lo has marcado como No leído, una estrategia habitual para dejar correos electrónicos pendientes. Así que en lugar de tener que realizar un búsqueda, lo cual a veces resulta complicado porque no atinas con el nombre de quien te lo envía o las palabras clave que estás usando devuelven muchísimos resultados y te obliga a intentar localizar el coreo con filtrados por fecha, los buzones Hoy y Ayer solucionan de un plumazo el problema.

Crear estos buzones inteligentes es fácil: Solo tienes que crear un buzón inteligente en el menú Buzón y usar estos ajustes:

Captura de pantalla 2015-11-11 a las 15.00.23

Y lo mismo para el buzón Ayer:

Captura de pantalla 2015-11-11 a las 15.01.48

Una vez te acostumbres a su existencia y a su uso verás como te ahorran gran cantidad de tiempo a la hora de localizar correo que has recibido y así rápidamente utilizar la información o responderlos.

Notas

  1. Los buzones inteligentes
  2. Más de 200 diarios, fácil.
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