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Mis movidas: sobrevivir a los husos horarios y las vacaciones

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La aproximación que utilizo para solucionar el problema está basada en Calendario, para ajustar las citas con sus correspondientes zonas horarias automáticamente “traducidas” a mi huso horario. Pero no solo es eso: la variación de festividades entre un país y otra es tan grande, que cuando trabajas con varias personas repartidas por el mundo te puedes encontrar, sobre todo cuando hay cambios culturales importantes, fiestas que no te esperas. ¿Un ejemplo? Ayer, hoy y mañana son las vacaciones del Barco del Dragón en China (y posiblemente en otros países asiáticos) con lo que estos tres días imposible adelantar faena con ellos.

Así que hay que dar dos pasos: calendarios de festividades y horarios para reuniones que se adapten a nuestro uso horario.

Festividades

Mi trabajo implica colaborar con personas de diferentes países y es un problema sobre todo cuando se trata de ajustar citas y eventos por los días festivos. Calendario en el Mac incluye un calendario específico para las festividades de España (aunque es más completo el de Google), pero ¿Y otros países?

Casi todos los usuarios disponemos de una cuenta de Google, y esta, además de la cuenta de correo Gmail, incluye una cuenta para los calendarios, Google Calendar.

Google Calendar sí que dispone de calendarios actualizados con las festividades de muchos países, así que solo tenemos que añadirlos a nuestra cuenta y a continuación, a Calendario.

Pero vamos paso a paso:

  1. Abre en el navegador Google Calendar
  2. En la esquina superior derecha, utiliza el icono de la rueda dentada para acceder a Configuración
  3. Salta a la siguiente pestaña, Calendarios
  4. En la parte inferior, elige Explorar calendarios interesantes
  5. Suscríbete a los calendarios de Festividades de los diferentes países

Con esto ya tenemos los calendarios de festividades listos, pero tienen que aparecer en calendario en el Mac así que:

  1. Abre Preferencias del Sistema > Cuentas de Internet
  2. Añade esa cuenta de Google que has configurado e introduce tu nombre de usuario y contraseña
  3. Sincroniza solo los calendarios marcando la correspondiente casilla

En Calendarios, en el Mac, en la barra lateral izquierda, te aparecerán ahora esos calendarios y las correspondientes festividades en los calendarios, por lo que será mucho más fácil coordinar reuniones, citas y eventos. Yo tengo puesto el mismo color para todos ellos de forma que tengo una visualización rápida para identificar un festivo. Al pinchar en el evento, en la barra lateral se marcará el calendario al que corresponde la festividad.

Husos horarios

Reconozco que soy incapaz de recordar las horas atrás o adelante de cada huso horario, por lo que gestionar un día de reuniones con varios husos horarios y que no se solapen es un arte. Vamos a ver cómo hacerlo con Calendario.

La activación del soporte horario para múltiples zonas es muy sencillo:

  1. Abre Calendario
  2. Dirígete a Preferencias
  3. En la pestaña Avanzado marca la casilla de soporte para Activar soporte para zonas horarias
    Captura de pantalla 2015-12-02 a las 17.35.32
  4. Ahora, en la parte superior de la ventana de Calendario verás un nuevo menú para las zonas horarias. Solo tienes que añadir allí las zonas horarias por ubicación de las personas que atenderán a la reunión. Si modificas la zona horaria de ese menú, todos los eventos de calendario se adaptarán a la hora de esa zona horaria.
    Captura de pantalla 2015-12-02 a las 17.37.35

Cuando tengas una reunión con alguien de un país/ciudad específico, ves al menú y busca en el mapa su ubicación (ciudad, pueblo, país) y lo añades. Se seleccionará por defecto ese nuevo huso horario: vuelve a activar el menú a Hora de Europa Central (en nuestro caso concreto, al huso horario tuyo, en tu caso).

Ahora, cuando vayas a concertar una reunión con alguien y crees el evento, o estés valorando la hora, crea una cita, despliega la ficha de la cita y elige la zona horaria de la persona. En Calendario se mostrará la hora traducida a nuestro huso horario y la podrás comparar con otras citas que tienes y ver si es la hora adecuada.

Captura de pantalla 2017-05-28 a las 12.07.12

Si al final te encuentras con demasiadas zonas horarias en el menú de Calendario y quieres purgarlas y empezar de cero, no hay en Calendario una forma específica para hacerlo, así que lo tendremos que hacer de forma manual:

  1. Sal de Calendario
  2. Abre el Terminal en Aplicaciones > Utilidades
  3. Introduce el siguiente comando:
    defaults delete com.apple.iCal 'RecentlyUsedTimeZones'

Cuando vuelvas a abrir Calendario ese menú se habrá reiniciado y ya podrás ir añadiendo solo las zonas horarias que te interesen o vayas a usar.

Viajando

No tienes que realizar grandes cambios en tus calendarios cuando viajas y saltas a un huso horario diferente. Simplemente cambia en el menú de arriba, el que hemos utilizado para añadir uno nuevo, al nuevo huso horario en el que te encuentras y todos los eventos de Calendario cambiarán su hora a ese nuevo huso horario (e incluso, de fecha si fuera necesario).

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