El viaje de Mail de Apple a Gmail de Google

logo_gmail_mini.jpgPor diferentes motivos, he tenido que desplazar mi despacho “a la carretera” y ahora estoy muchísimo mas tiempo de fuera de casa que en ella.

No ha sido un problema excesivamente grave, pero en algunas circunstancias, la gestión del correo electrónico se convirtió en una dolorosa molestia debido principalmente a varios problemas: anterior base de datos de correos (inmensa) problemas para mantener sincronizados los correos entre el portátil y la CPU de sobremesa y mas …

Era evidente que había que buscar una solución que fuera rápida de implementar, fuera accesible desde todas las partes del mundo y pudiera controlar con relativa sencillez.

Vamos, que tenía que externalizar mi servicio de correo o simplemente asumir que estaba en bancarrota. Recordé entonces un artículo de Alf que me venía como anillo al dedo: Una alternativa a la política del buzón a cero: la bancarrota, por Alf.

Mis problemas a solucionar

Correo en todas partes

Tratar de mantener sincronizadas muchas cuentas de correo (hasta 14) entre dos ordenadores cuando saltas de uno al otro con relativa frecuencia solo acaba en desastre: correos sin responder, tareas olvidadas, la molestia de tener que encender el portátil si quería consultar algo cuando estaba en el la CPU de sobremesa …. al final la situación se estaba volviendo bastante insostenible sobre todo cuando dependes del correo electrónico para organizar muchas tareas y para comunicarte con mucha gente.

El spam

Otro de mis problemas es el spam. Y cuando digo spam es SPAM con mayúsculas. A pesar de haber dependido primero de la solución antispam de Apple (regular, no apta para alto volumen de correo) y una segunda solución que me recomendó marianitu: SpamSieve. Esta utilidad antispam me ha acompañado durante varios años y en general no tengo mas que buenas palabras con ella, aunque resulta evidente que llega un momento en el que has de reiniciar todos los filtros y volver a enseñarle de nuevo que es spam y que no, porque al final, siempre acaban filtrándose correos no deseados.

Los cortes del puerto SMTP de Telefonica

Telefonica de España, para evitar el spam, tiene una curiosa táctica: cuando detecta actividad sospechosa en el puerto de salida del servicio de correo, determina que ese ordenador (o esa IP) están enviando spam y le cierra el acceso a ese puerto. Para retirar esa protección, has de (si tienes una IP variable), desconectar el router ADSL y esperar unos minutos para que te renueven la cesión IP y poder acceder de nuevo al puerto … solucionando previamente tu problema de seguridad, si tienes algún ordenador comprometido.

En los casos de IP fija es otro el problema, ya que has de contactar con Telefonica y solicitar vía escrito que te retiren el bloqueo al puerto … bloqueo que volverá si no se soluciona el problema de seguridad. En mis actuales ubicaciones, con más de 50 PCs manipulados por varias personas a lo largo del día resulta imposible que alguien, con un Pendrive, introduzca un troyano y vuelta a empezar. El caso es que poder recibir correos en esta situación, puedes, pero no puedes enviarlos mas que usando rodeos al puerto del SMTP, y no siempre están disponibles.

Las opciones

Mail no es un mal cliente de correo, pero como en todos los casos que de momento conozco (y son unos cuantos casos), conforme los buzones se van llenando, el cliente de correo empieza a hacer “extraños” en alguna ocasión o incluso a convertirse en un perezoso, casi siempre por la inmensa cantidad de correos que se guardan en su interior.

Posiblemente podría haber solucionado el problema utilizando un servicio IMAP sobre las cuentas que mas trabajo, pero no quería hacerlo por varios motivos, específicamente porque recibo cantidades ingentes de spam, y basta que la correspondiente solución no sea capaz de filtrar correctamente todo el spam para que tengas un caos de cuentas con la que perder muchísimo tiempo … y encima en remoto, sobrecargando mi propio servidor.

Después de convencerme que estaba en bancarrota de correo electrónico, decidí empezar desde cero. Deshabilité todas las cuentas de correo de los Mail de ambos ordenadores y empecé mi migración a Gmail … a ver que tal.

Como usuario de Gmail de hace bastantes años (es mi cuenta personal), me siento cómodo con el interfaz y conozco su interior con bastante detalle, así que lo único que tenía que pensar era como adaptar mi forma de trabajo sobre el interfaz y opciones de Gmail y que todo el correo se centralizase en un único interfaz, para evitar tener que estar cargando una cuenta detrás de otra.

Lo primero, reunificar cuentas

Gmail permite consulta el correo de otras cuentas de correo electrónico (vía POP) mostrándolas en el interfaz de Gmail e incluso permitiendo responder el correo con la misma cuenta con la que fue recibido.

SIn embargo hay un límite en cuanto a importación de cuentas POP; solo puedes importar hasta un máximo de 5 cuentas. Pero yo tengo más, así que vamos a dar un rodeo.

Redirigiendo

Todos tenemos cuentas de coreo electrónico de servicio. Se utilizan para apuntarse a servicios, para gestionar comentarios, newsletters, información comercial a la que nos hemos apuntado. Casi nunca escribes un correo con esas cuentas, solo recibes información.

Esos correos se puede redirigir a la cuenta principal. Esta operación puede hacerse desde el panel de control de correos dentro de tu alojamiento en las opciones de redirección o de alias de correo o en el caso de Gmail, desde las preferencias de correo electrónico: solo has de identificarte en esas cuentas y acceder a Configuración > Reenvío y correo POP/IMAP. En el caso de Gmail solo se permite el reenvío desde su cuentas de una copia del correo, quedando otra copia en la cuenta original, lo que permite tener una copia de seguridad de cada una de esas cuentas de servicio que tengamos en Gmail.

gmail-mail-1.jpg

Con estas cuentas redirigidas, todo el correo de las mismas acabará en mi cuenta principal de gestión en Gmail y disponiendo en algunos casos de copia de seguridad en el buzón original. Un problema menos.

Las cuentas POP son otra guerra.

Cuentas principales

Las cuentas principales, que dependen de un servidor de mi propiedad y que no quiero saturar, van directamente a las opciones de importación POP.

Gmail permite conectar con otras cuentas de correo vía POP y recibir el correo electrónico de las mismas, con la posibilidad además de enviar o responder esos correos con la misma indentidad con la que se recibieron.

Las opciones de Cuentas e Importación > Comprobar correo mediante POP3. Solo hay que rellenar los correspondientes datos y la única excepción en el procedimiento es que Google solicita una confirmación de propiedad de la cuenta a través de un correo electrónico que se envía al propietario de la misma para poder enviar correos electrónicos con la misma identidad con la que se recibieron.

gmail-mail-2.jpg

Ya tengo centralizado el correo .. ¿y ahora?

Ahora toca configurar todo el entramado de correos que vamos a ir recibiendo de forma que sea útil y sencillo interactuar con Gmail.

La primera tarea a realizar es la categorización y para ello Gmail usa etiquetas, disponibles en Configuración.

Las opciones de etiquetas permiten no solo crear etiquetas específicas que podamos añadir a mano de forma eventual, sino crear reglas específicas que identificarán los correos entrantes, que serán categorizados de forma inmediata.

Los trucos

Si tienes varias cuentas de correo remezcladas en Gmail, lo mejor es crear una categoría especial para cada dominio, de forma que los correos queden rápidamente identificados con una etiqueta, cuyos colores puedes modificar además e incluso crear colores personalizados al desplegarlas en la barra lateral de Gmail.

Una etiqueta por dominio y otra por cuenta de correo permite tener el correo organizado por buzones individuales en un momento dado. Las dobles etiquetas vienen muy bien (una etiqueta por dominio y otra por dominio y cuenta) de forma que sabes a que cuenta exacta ha llegado cada correo, y si se ha hecho vía un sistema de distribución (en ocasiones el correo se envía a una lista de distribución y no a ti directamente). Se pueden crear tantas etiquetas como se quieran para organizar el correo electrónico, salvo una excepción: no hay controles temporales para crear etiquetas, lo que para mi es un problema, pero ya sabíamos que todo no podría ser perfecto.

Ajustes

Una visita obligada para mejorar la experiencia de correo de Gmail es la opción Labs en Configuración.

Gmail Labs es un centro de pruebas para funciones experimentales que todavía no están listas para salir a la luz. Pueden cambiar, interrumpirse o desaparecer en cualquier momento. Si se estropea una función de Labs y tienes problemas para cargar “Recibidos”, hay una solución: usa https://mail.google.com/mail/?labs=0.

En esta opción de la configuración hay pequeños ajustes y opciones extra a Gmail que pueden facilitarte mucho la existencia; mis selecciones han sido las siguientes (aunque hay muchos mas extras disponibles y algunos de ellos puede que te resulte útil específicamente):

  • Actualizar cuentas de correo POP de Emmanuel P

    Obtén mensajes de tus cuentas de correo POP bajo petición utilizando el enlace de actualización situado en la parte superior de Recibidos. Imprescindible para poder consultar el correo POP cuando nosotros queramos.

  • Arrastrar y colocar en la barra de navegación de Anatol P

    Te permite reorganizar los elementos en la barra de navegación arrastrando y soltando. Muy cómodo para reorganizar el Interfaz de Gmail a nuestro gusto

  • Autocompletado de la búsqueda de Ibrahim B., Chris P. y Andrew C

    Ofrece sugerencias de búsqueda de contactos y operadores a medida que escribes en el cuadro de búsqueda.

  • Avance del contenido del mensaje de Manu C. y Jonathan K.

    Curiosea en una conversación sin abrirla. Para ello, haz clic con el botón alternativo del ratón en el mensaje en tu bandeja de entrada.

  • Botón “Marcar como leída” por Mark K

    ¿Estás cansado de hacer clic en el menú “Más acciones” cada vez que quieres marcar una cadena de mensajes como no leída? Ahora puedes habilitar esta función para que esta función esté a un solo clic.

  • Citar el texto seleccionado de Ryan A

    Cita el texto que has seleccionado cuando respondas a un mensaje (¡ahora también funciona con el ratón!).

  • Etiquetas anidadas de Manu C

    Administra tus mensajes ordenándolos con una jerarquía de etiquetas. Añade barras inclinadas (/) a los nombres de etiqueta para expresar la jerarquía. Por ejemplo, si quieres incluir en la etiqueta “Casa” dos etiquetas secundarias denominadas “Niños” y “Compras”, crea estas tres etiquetas: “Casa”, “Casa/Niños” y “Casa/Compras”. Imprescindible para una buena organización de las etiquetas.

  • Formatos de fecha personalizados de Emil E

    Añade opciones a la página de configuración general permitiendo que se pueda cambiar el formato de fecha y hora independientemente del idioma. Por ejemplo, puedes utilizar un reloj con formato de 24 horas (14:57) o mostrar las fechas con el día en primer lugar (31/12/07).

  • Inserción de imágenes de Kent T.

    Te permite insertar imágenes en el cuerpo de un mensaje. Puedes subir e insertar archivos de imágenes en tu equipo o insertar imágenes mediante URL. Esta función de Labs no funcionará sin conexión

  • Superestrellas de Kai H y Julie W

    Añade iconos de estrella adicionales. Una vez habilitada esta función:

      1. Ve a la página de configuración “General” para elegir qué superestrellas quieres utilizar.
      2. Utiliza la combinación de teclas (tecla “s”) o haz clic sobre las superestrellas seleccionadas para hacerlas rotar y desplazarte por ellas.
      3. Utiliza el operador de búsqueda “has:” para encontrar todos los mensajes con superestrella (p. ej., “has:red-bang”, “has:blue-star”). Para ver el nombre de una superestrella desplaza el ratón sobre su imagen en la página de configuración “General”.
  • Vistas previas de Google Docs en correo electrónico de Steven S, Jim M, Bob B y Ted C

    Muestra vistas previas de documentos, hojas de cálculo y presentaciones directamente en el correo electrónico cuando recibes cualquier enlace a un documento de Google Docs. También ofrece una opción para abrir directamente en Google Docs.

  • Hay muchas mas opciones en las Labs de Google, algunas de ellas específicamente diseñadas para hacer tareas relacionadas con otros servicios de Google u otros servicios sociales externos. merece la pena echar un vistazo.

    Adiós spam

    La gestión de spam de GMail es simplemente perfecta. Solo unos pocos, muy pocos, correos han podido pasar y al marcarlos como spam, tras un par de veces el emisor queda perfectamente bloqueado (adiós, spams sobre dentistas brasileños). Los falsos positivos (correos legítimos que han sido interpretados como spam) han sido tan pocos que me doy de momento por satisfecho con la eliminación de el correo no deseado.

    gmail-mail-3.jpg

    En el ordenador

    Gmail Notifier es una excelente utilidad extra para poder, desde la barra de menús, consultar si has recibido correo sin la necesidad de abrir el navegador. En Chrome, hay una extensión para Gmail que permite además gestionar el correo sin entrar inclso en el interfaz.

    Al final del día …

    No es la forma mas maravillosa de gestionar correo pero me sirve y es suficiente para gestionar correo de forma bastante profesional. Echo en falta los controles temporales para crear etiquetas con relación a tiempo y no solo por los datos de recepción de correo. Quizás en futuras versiones.

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    gilbertmc
    gilbertmc
    12 years ago

    Yo uso dos cuentas de Gmail y en ellas tengo configuradas las reglas via web. En mi Mac, nada más abril Mail automaticamente los correos se filtran a las carpetas correspondientes mediantes las reglas configuradas en la web de Gmail y me evito configurar las reglas en Mail. Una gozada. Y encima tengo una direccion de backup por si he borrado algun mail sin querer poder recuperarlo de ahi.

    Gilbert
    http://hlqh.tumblr.com

    Anónimo
    Anónimo
    12 years ago

    Yo tengo un sistema similar, pero tengo algunos problemas, no sé si alguno ya los ha podido solucionar.

    Mi configuración: Cuenta concentradora en GMAIL con reglas para organizarlo por carpetas bajo la política de “Inbox 0”, gestión de los correos desde “Apple Mail” o desde el iPhone. Sincronización vía “Mobile Me”

    Ahora sí mis problemas:

    1.- Cuando recibo correos que son enviados desde OUTLOOK aparecen signos extraños en vez de los acentos y no puedo ver los archivos adjuntos. Me aparece un solo archivo WINMAIL.DAT el cual, el 90% de las veces no puedo abrirlo ni usando el programa TNEF (que en este mismo sitio se discutió), ni el plug-in “Letter Opener” que en su blog dice que es un problema que GMAIL debe de solucionar (desde 2008 a la fecha). La manera en como he resuelto “en parte” este problema, es que conseguí un servicio de correo que corre con outlook server y ahí los puedo ver sin problemas. La única pega es que no me permite el reenvío del correo. Al menos es más práctico darle una segunda cuenta de correo a los clientes que pedirles que modifiquen su forma de envío en Outlook. Esto me lleva al siguiente problema.

    2.- Al tener dos cuentas distintas, no puedo administrar mis correos de forma eficiente, ya que se tiene que recurrir a dos sitios, o verlos en “Apple Mail” pero sin la posibilidad de asignarles carpetas – etiquetas y tenerlas todos en un solo lugar. Tengo que tener organizado, de manera separada, mi cuenta de Gmail de la cuenta en Outlook Server.

    Ojalá alguien me pueda dar una mano.

    Saludos.

    Anónimo
    Anónimo
    12 years ago

    Perdón, en mi anterior comentario se me pasó mencionar que el usar “Apple Mail” + iPhone para tener una copia “centralizada” de mis correos es para poder trabajar de manera offline (contestar correos que posteriormente se enviarán o encontrar algún correo) sobre todo cuando no tengo acceso a internet (wifi o 3g).

    La opción de uso de Gears no me ha terminado de convencer del todo (además de que no hay soporte oficial para Snow Leopard (Mac OSX 10.6), además de que los existentes tienen problemas de sincronización debido a este mismo asunto (por ejemplo Mailplane).

    Saludos.

    Administrador
    12 years ago

    mmmm, has probado en centralizar ambas cuentas en Mail de Apple vía IMAP?

    —————
    http://www.faq-mac.com

    Administrador
    12 years ago

    El problema radica en cómo Outlook envía los correos en formato enriquecido (y como se pegan de guantazos con muchos lectores de correo)

    Quizás este enlace adicional te sirva de ayuda

    http://www.restoroot.com/Blog/2008/06/28/google-gmail-and-winmaildat-files/

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    http://www.faq-mac.com

    Anónimo
    Anónimo
    12 years ago

    La configuración que tengo en Apple Mail es únicamente IMAP para así tenerlo siempre sincronizado.

    Esperemos que Gmail o Apple puedan hacer algo al respecto ahora que Microsoft hizo público el estandar .PST para interoperar Outlook y en días pasados 2 herramientas afines (realmente no sé si estoy diciendo una barbarie pero de algo servirá).

    Saludos

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