Filemaker Pro 10, III, por Miquel Nebot

Administrador6 abril, 20095 Mins read

Filemaker Inc. siguiendo con su ciclo habitual de renovación de productos nos brinda la posibilidad de enamorarnos con la nueva versión 10 del software de base de datos más sencillo de utilizar del mundo. Filemaker Pro 10, la potencia, fiabilidad y sencillez a nuestro alcance!

Si tienes en Bento el compañero ideal para mantener organizada toda tu información relevante… ¿Por qué no dar una vuelta de tuerca más? Filemaker Pro en su versión 10 presenta una interfaz más sencilla e intuitiva que hará las delicias de todos los usuarios, tanto experimentados como noveles.

Hoy avanzaremos a lo largo de esta tercera etapa con nuestro nuevo compañero de viaje.

Entrando en materia. Informes dinámicos

La potencia de un motor de base de datos se centra en la capacidad de almacenar datos de manera estable y fiable pero en mayor medida, en la manera de recuperarlos (búsquedas más sencillas como hemos visto en el apartado anterior) y como no, la manera de presentarlos. FileMaker añade ahora aún más opciones de presentación de los datos.

Desde versiones anteriores FileMaker Pro tiene la capacidad de presentar los datos en informes variados con infinidad de opciones de personalización. Subiendo el listón, han incluido en esta nueva versión los Informes dinámicos.

Veamos un sencillo ejemplo práctico.

En un instituto los profesores pagan el consumo de productos del bar a final de mes por departamentos. El encargado de la cantina utiliza una sencilla base de datos donde almacena los consumos diarios de todos y cada uno de ellos.

A través de una tabla inicial con todos los datos de control necesarios genera un informe que le proporcionará información detallada de lo que debe cada profesor en particular y cada departamento en conjunto.

La novedad en cuanto a los informes dinámicos radica en que podemos ahora consultar los valores de sumario recalculados en tiempo real en cualquier modo de visualización cuando modificamos los datos con el consiguiente ahorro de tiempo al no tener que navegar hasta el modo de Vista previa para conocer dicha información como pasaba en versiones anteriores.

Ejemplo de Vista de tabla de un informe de datos con subsumarios. No encontramos los valores de cálculo. FileMaker Pro 9

Ejemplo de Vista previa de un informe de datos con subsumarios. Aquí sí encontramos los valores de cálculo. FileMaker Pro 9

Vista de tabla de un informe de datos con subsumarios. Disponible ya desde aquí los valores de cálculo. FileMaker Pro 10

Ya hemos visto de manera muy sencilla qué nos pueden aportar los informes dinámicos a nuestra tarea diaria. Veamos ahora cómo crear paso a paso un informe dinámico a partir de los datos ficticios de nuestra empresa.

Cemento y Forjados es una empresa dedicada al mundo de la construcción y queremos llevar el control de gastos de personal mediante una sencilla solución de FileMaker Pro.

Ya tenemos creada la tabla inicial a partir de la cual generaremos el informe dinámico final. Queremos que dicho informe nos indique cuál es el coste de los empleados por secciones. Por ejemplo qué le cuesta a la empresa el disponer de X camioneros, X Administrativos…

Veamos ahora una simple tabla generada en FileMaker a partir de una solución inicial de datos procedente de un libro de Ms Excel.

Presentación en Vista de Tabla de los datos sobre costes de los empleados de la empresa

En primer lugar y teniendo la previsión de que nuestro informe dinámico deberá de proceder a sumar de manera automática los costes de cada grupo de trabajadores deberemos de añadir a nuestra base de datos un campo Sumario de todos los Costes Brutos de los trabajadores.

Para ello: Archivo > Gestionar > Base de datos… > En la pestaña Tabla añadimos un campo llamado Sumatorio costes > debe ser un campo tipo Sumario > Opciones para indicarle qué campo debe proceder a sumar, en nuestro caso Coste bruto

Creación del campo sumario Sumatorio Costes

A partir de ahora ya sólo nos queda centrarnos en la creación de nuestro informe. A partir de la Vista Formulario procedemos a Editar la presentación. Veremos que en el modo de edición la barra de menús superior cambia y aparece el menú Presentación.

Menú Presentación para la creación de un nuevo informe

A continuación deberemos indicar qué nombre queremos proporcionar a dicho informe y de qué tipo debe ser, en nuestro caso de Lista/informe. Importantísimo es el paso siguiente ya que en él nos solicita si deseamos obtener un informe con columnas de datos o con los mismos en formato agrupado. Será esta segunda la opción que elegiremos además de indicarle que queremos que incluya los subtotales.

Selección del tipo de informe a generar

En el paso siguiente deberemos indicarle los campos que deseamos que incluya dicho informe. En principio podrían ser todos pero, por ejemplo, en este ejemplo en cuestión el teléfono del trabajador no nos reporta ninguna información significativa por lo que procederemos a no incluirlo.

Conjunto de campos que deben formar parte de nuestro informe dinámico final

Continuando, pasa ahora a solicitar cuál va a ser el campo a través del cuál se van a organizar los registros, en nuestro caso queremos saber el coste por departamento es decir seleccionamos Cargo.

Organización de los registros por una categoría determinada

Por si necesitáramos organizar los registros por una categoría diferente o adicional a la ya seleccionada en el paso siguiente nos ofrece la posibilidad de añadir más criterios de organización.

Opciones adicionales de ordenación de registros

Llegando ya a los últimos pasos deberemos prestar especial atención a la pantalla siguiente. Es este el punto donde debemos indicar qué campo será el encargado de proporcionarnos información sobre los subtotales, en nuestro caso Sumatorio costes, y sobre el que queremos obtener el resumen de los datos, aquí, la categoría Cargo. Adicionalmente podremos indicarle donde queremos que presente la situación del subtotal.

Subtotales y resumen por categoría

Finalmente ya sólo nos quedará elegir una de las nuevas plantillas que se nos ofrecen en FileMaker Pro 10 para la creación de informes y analizar el resultado de lo conseguido (antes de llegar al final unos últimos pasos nos propone opciones de personalización del informe, encabezados, pies de página… si deseamos que se cree un guión para la visualización de dicho informe…).

Vista Lista informe dinámico

Vista Tabla informe dinámico

Como podréis ir observando cualquier cambio que deseemos realizar en los costes brutos de los empleados se verán inmediatamente reflejados en dichas Vistas sin tener que pasar por el modo Vista Previa como sucedía en versiones anteriores de FileMaker.