Bento 2: la manera más fácil de estar organizado, por Carlos Jiménez López

Bento 2 es una base de datos personal muy fácil de manejar, diseñada específicamente para los usuarios de Mac. Organiza toda la información importante en un único lugar. El programa utiliza el sistema típico de los programas de Mac como iPhoto, iTunes o Lightroom en el que nos movemos por bibliotecas. Esta aplicación reúne en un mismo lugar la gestión de la agenda, el calendario, las tareas, correos y los proyectos, con lo que no tenemos que tener abierto un sin fin de programas para administrar nuestra agenda y tenerla al día.

Por primera vez, Bento 2 conecta los mensajes de Apple Mail y canales RSS a contactos, eventos, proyectos y demás información registrada en Bento. Bento 2 permite a los usuarios importar datos directamente desde las hojas de cálculo Excel y Numbers para poder visualizar y editar esa información en los magníficos formularios Bento, y posteriormente exportar los datos de Bento 2 a las aplicaciones de cálculo. Con Bento 2, los usuarios pueden realizar búsquedas con la facilidad de iTunes, conseguir una ordenación instantánea, obtener rápidamente estadísticas de resumen y mucho más. Los datos de AppleWorks ahora también pueden ser importados y exportados a y desde Bento 2 a través del nuevo soporte para texto separado por tabuladores.

El nuevo Bento 2 ofrece sorprendentes nuevas funcionalidades incluyendo funciones de hojas de cálculo, como la introducción de datos mediante texto predictivo; la posibilidad de editar registros y modificar formularios sin necesidad de cambiar el modo; ver y editar tablas y detallar registros en la misma ventana gracias a la Vista dividida; y además incorpora enlaces a Google Maps y chats en línea.

Los usuarios Bento 2 ahora pueden entrar en un nuevo mundo de productividad compartiendo plantillas con otros usuarios Bento 2. Los usuarios pueden exportar y enviar por correo electrónico sus plantillas originales a otros usuarios Bento en todo el mundo.

El Interfaz

La ventana principal de la aplicación la podemos dividir en dos partes, en el lateral izquierdo nos encontramos un pequeño navegador en el que seleccionaremos que biblioteca queremos gestionar, ya sea la agenda, el calendario, las tareas o nuestros proyectos. En la parte derecha nos encontramos lo que podemos denominar la ventana principal, en la que veremos todos los datos y a su vez podremos modificarlos o añadir nuevos registros de forma fácil y muy intuitiva.

La dinámica del programa es muy sencilla, ya que la ventana principal está dividida en recuadros en el que deberemos introducir los datos que tengamos de manera que nuestra única función es meter la información en los recuadros y el mismo programa ya te los introduce en la base de datos de nuestro Mac, compartiendo dicha información con iCal, la agenda y los programas de tareas que tengamos en nuestro ordenador. Se ha añadido la compatibilidad con MobileMe con lo que tendremos al día todos nuestros datos. De forma que se sincronizará a su vez de forma fácil y sencilla con nuestros dispositivos ya sea el iPhone, cualquier gama de iPod o nuestros móviles.

El Bento 2 es un programa con un interfaz muy conseguido, ya que a la vez de hacer su uso muy fácil lo hace muy vistoso. Nos podemos mover en la ventana principal por tablas mostrando un listado de todos los contactos o tareas que tengamos, para acceder a ellos de forma rápida. También tendremos la opción de ver la información con la visión general mostrando los datos más importantes o podemos verlo con la opción detalles, en la que se nos mostrará todas las datos necesarios. Tenemos una opción para elegir un tema de visualización acorde con nuestros gustos haciendo el programa muy vistoso.

Una de las funciones más importante de este programa es que podemos crear una copia de seguridad de todos nuestros datos en un único archivo, a su vez podemos programar que cada cierto tiempo esta copia se actualice. También podemos exportar nuestros datos en los distintos formatos utilizados por otros programas como son .csv, .tab, .number etc.

Bento 2 es una aplicación muy versátil, ya que además de dejarnos ver la pantalla principal en tres vistas (tabla, visión general, detalles). nos deja añadir o quitar los diversos campos pudiendo adaptar nuestros datos según nuestras necesidades. Además nos da la opción de poder añadir separadores o dividir la pantalla en columnas.

FileMaker ha querido crear un programa en el que resulte sencillo crear nuestras propias bibliotecas, a su vez dentro de estas podemos crear nuestras colecciones en la que por ejemplo si nos encontramos en la parte de la agenda podemos crear una colección en la que introduciremos a los miembros de nuestra familia, o crearemos otra en la que estarán todos los compañeros de trabajo.

Con esta actualización a la versión 2.0 se ha logrado hacer un programa más compacto y mucho más funcional. Se han integrado una gran cantidad de mejoras y nuevas opciones.

Integración con Mail

La integración de Apple Mail con la que podrás tener acceso a tu correo de forma rápida y a su vez puedes organizar tu correo. En Bento podrás tener acceso fácilmente a sus mensajes de correo electrónico, artículos RSS y notas en Apple Mail. Está opción es muy fácil de utilizar, pongamos que tenemos una cartera de clientes, la cual tenemos correos de dichos clientes en Apple Mail, sólo tenemos que crear un campo de mensajes entrantes en el cliente que queramos, nos vamos a mail y arrastramos los mensajes que nos interesen importas a Bento, de forma rápida tendremos el correo electrónico en nuestra base de datos y podremos acceder cuando lo necesitemos. Si queremos responder en el mismo campo nos encontramos un pequeño botón que nos abrirá Apple Mail pudiendo contestar al cliente seleccionado en este caso.

Excel y Numbers

Se ha añadido la compatibilidad con Numbers y Excel, con lo que podremos interactuar con nuestras presentaciones y las hojas de cálculo. Puedes exportar sus bibliotecas y colecciones de eventos en distintos formatos de archivos comunes, como son Numbers , Excel, texto o en forma de plantilla, en las que con solo dirigirnos en la parte de archivo a la opción exportar y podremos pasar todos nuestros datos a diversos programas.

Se ha integrado la opción de importar y exportar las plantillas de forma que podemos intercambiar unas con otras dando más libertad a la hora de gestionar nuestros datos. Esta opción resulta muy útil ya que podremos exportar o importar cualquier parte de una plantilla o la plantilla entera, si en una plantilla nos encontramos con varios campos como son productos y clientes, Bento nos da la opción de solo exportar una sola parte de la plantilla sin que tengamos que exportar datos que no son necesarios. Entonces solo tendremos que coger e irnos a otra plantilla y le daremos a la opción importar la parte de la plantilla anteriormente exportada, consiguiendo así agilizar el trabajo.

Enlaces a Agenda e iCal

Bento tiene enlaces internos a las aplicaciones internas Agenda e iCal, por lo que no tendremos que escribir toda la información de contactos y calendarios para poder empezar a trabajar. Los cambios que realice en Bento se trasladarán automáticamente en los programas internos. A su vez en las tareas podrá añadir campos personalizados para introducir información adicional, estos se añadirán al igual que pasa con la Agenda.

Mapas

Ahora podemos obtener mapas de las direcciones de nuestros contactos y localizarlos rápidamente en el mapa. Se ha añadido la opción en los campos de direcciones la función de añadir a nuestros contactos en la agenda, o en el calendario, algún lugar que hayamos visitado, o en un formulario de rutas, el mapa geolocalizado, tan solo con darle en el campo de direcciones un botón con forma de mapamundi, el cual nos abrirá el navegador de internet y nos abrirá automáticamente la página de Google Maps con la dirección localizada. También nos da la opción de crear rutas e indicadores desde lugares diferentes para poder seguir diferentes destinos.

Chats

Puedes iniciar Chats de forma rápida desde cualquier dirección que tengas en la agenda. Supongamos que tenemos un cliente con un correo electrónico que a su vez lo tenemos agregado como usuario de algún chat como puede ser el programa interno de Mac iChat. Si seleccionamos este correo nos dará la opción de dirigirnos a iChat, el cual automáticamente se abrirá y podremos ponernos en contacto en el momento.

Nuevas plantillas

Se han añadido mucho más temas con los que puedes dejar el programa acorde con la temática de tu Mac. Podemos elegir hasta un total de 32 temas de lo mas diverso, esto nos puede ayudar a dividir nuestra agenda en etiquetas y cada una de ellas con un tema diferente con lo que nos facilitará la localización y la gestión de manera mucho más ordenada.

Se han incluido más funciones en las hojas de cálculo. Se han introducido más fórmulas las cuales nos hará mas ameno el trabajo de las hojas de cálculo ya que hacerlo a mano puede ser muy lento y tedioso. Pudiendo realizar formulas ya creadas a un formulario entera sin tener que repetir el proceso uno por uno.

Bento reúne toda la información importante en un único lugar para ayudarle a organizarse. De esta forma, puede gestionar sus contactos, coordinar eventos, realizar un seguimiento de los proyectos, priorizar tareas y mucho más, todo con más rapidez y facilidad que nunca.

Precio y Requisitos del Sistema

Bento 2 tiene un precio de 39 € (IVA incluido), o de 79 € (IVA incluido) en el caso del pack familiar de 5 licencias, y está disponible en la tienda en línea FileMaker. Bento 2 también puede encontrarse en la tienda en línea Apple y en otras tiendas en línea y distribuidores de informática.

Bento 2 requiere Mac OS X v.10.5.4 o superior Leopard en un ordenador Mac con procesador Intel, PowerPC G5 o PowerPC G4 (867 MHz o más rápido). Se recomienda un mínimo de 512 MB de RAM y disponer de 1GB de espacio libre en el disco duro. Es necesario un lector de CD para instalar el producto en caja.