MailTags, una utilidad excelente para Mail

Hace unos días comentabamos la existencia de este plugin para Mail que permite organizar nuestro correo de una manera mucho más eficiente a través de metadatos personalizados: los nuestros.

Tal como comentabamos en ese artículo, pese a la cantidad de información que se recibe diariamente a través del correo electrónico, pocos clientes de correo electrónico tienen buenas herramientas de organización. Algunos programas, como Mail.app 2.0, han desarrollado las Smart Mailboxes, pero su utilidad es limitada porque sólo pueden buscar información que ya existe en el mensaje, como el remitente, el tema, el contenido o la fecha de recepción. No permiten localizar mensajes utilizando criterios como lo que pensamos cuando lo leímos o nuestras propias reflexiones sobre lo que responderemos.

Todo el mundo organiza mentalmente el correo en términos de próximos datos, proyectos y fechas límites, pero la mayor parte de los clientes email no proporciona ninguna manera de hacer anotaciones, escribir comentarios y atribuir mensajes de la manera que mejor convenga al usuario.

MailTags es un plug-in de Indev para Mail.app 2.0 (Tiger) que permite el etiquetado con metadatos: añadir palabras clave, identificar por proyectos o categorías, añadir notas y establecer fechas límite y prioridades. Todo ello tanto en el correo entrante como en el saliente. MailTags añade a cada mensaje una simple barra lateral que podemos usar para etiquetarlos rápidamente.

Para el uso particular, Indev sugiere una donación de 20 dólares por la descarga de MailTags. Para el uso empresarial, Indev sugiere cantidades mayores. Se trata en todo caso de una sugerencia, puesto que en este programa no existen números de serie, ni funciones limitadas, ni fechas límites.

¿Cómo se utiliza?

Una vez descargado y e instalado, lo primero es configurarlo. Volvemos a abrir Mail, y en las preferencias tendremos una nueva opción, llamada MailTags.

Estás son las preferencias que vienen por defecto en las opciones.

mailtags1.jpg

Hemos marcado “link Message Flags to Mail Tags para que las alertas especificadas sean controladas por las Keywords, y la disposición de la bandeja la hemos situado en continuo abierto, para tener Mail tags presente en todos los correos, ya sean recibidos, o para enviar.

Default Due Date es la cantidad de días futuros en los que se situará, si queremos, la tarea a realizar en iCal, puesto que el programa se integra con iCal para mandar eventos de trabajo directamente al organizador en forma de Tareas.

mailtags2.jpg

Aquí podremos asociar palabras claves a proyectos concretos.

En la tercera parte de las preferencias podremos seleccionar la interactividad con iCal, de manera que aquellos correos que marquemos como tareas, aparecerán reflejados en iCal como tareas para hacer.

mailtags3.jpg

Cómo se utilizan las opciones?

Tal como habíamos dejado seleccionado en las preferencias, ahora con cada correo, se nos abrirá un tercer marco en Mail que permite trabajar directamente con los metadatos y lo que es mas importante, enviar las tareas directamenta a iCal.

En esta imagen vemos el sencillo proceso de rellenado, por ejemplo, de un correo electrónico cualquiera:

mailtags4.jpg

A la hora de hacer búsquedas, Mail nos mostrará otros 4 nuevos criterios de búsqueda en funcion de los diferentes campos que hayamos rellenado y nos permitirá, via opción personalizado (puesto que hay opciones en las reglas de correo referentes a los metadatos de MailTag) guardar buzones personalizados, no en función de los datos existentes, sino de los nemotécnicos que nosotros utilicemos (esta opción parece tener un pequeño bug a la hora de crearlos que esperamos que solucione pronto el desarrollador).

mailtags5.jpg

En conclusión

Una excelente utilidad DonationWare (se sugieren 20 dólares) para aquellas personas que tienen un gran volumen de correo, gestionan proyectos de trabajo con multiples fuentes y sobre todo, un interesantísimo puente hacia iCal para personas que necesitan un nivel de organización mayor en función de sus necesidades laborales.

Como contrapartida, y para versiones posteriores, no estaría mal una aplicación del plugin al Finder e integración con Spotlight.

5 estrellas para esta excelente utilidad de trabajo.

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