¿Su hoja de cálculo pesa demasiado?

10 signos para saber si su hoja de cálculo está lista para una remodelación con la base de datos FileMaker.

Barcelona, 22 de Febrero de 2005. La relación de amor entre las empresas y sus hojas de cálculo Microsoft Excel, en muchas ocasiones, se ve amenazada por un problema de peso. Excelente en su uso original para la gestión financiera y de datos numéricos, las hojas de cálculo se han convertido en archivos de excesivo tamaño y peso al usarse para muchas tareas y procesos de negocio que son más apropiados para una base de datos, como puede ser la gestión de información de cliente, gestión del calendario, seguimiento del inventario, gestión de pedidos o asignación de recursos.

Para ayudar a los usuarios de Microsoft Excel a sacar el máximo partido de su información, FileMaker Inc. ofrece una versión basada en web de un “centro de fitness para su información” en http://www2.filemaker.fr/spain/technologies/excel.html, donde los usuarios pueden acudir y averiguar si su hoja de cálculo necesita “perder peso” y ser convertida a una solución de base de datos.

Este sitio web ofrece una demo “Arrastrar, soltar y listo” que muestra lo fácil que es para los usuarios de Excel convertir la información de su hoja de cálculo en una base de datos lista para utilizar con sólo arrastrar el archivo Excel y soltarlo sobre el icono de FileMaker Pro. También podrá encontrar una guía gratuita de 16 páginas escrita por Maria Langer, autora de notas técnicas, que le proporcionará todos los detalles acerca de cómo usar FileMaker Pro con Excel,. Adicionalmente, el sitio web incluye consejos y técnicas para intercambiar información entre aplicaciones Excel y FileMaker Pro, además de todo lo que requiere saber para convertir fácilmente hojas de cálculo de Excel en potentes y ricas soluciones que pueden ser personalizadas según sus necesidades.

“FileMaker Pro 7 proporciona un rápido e indoloro plan de adelgazamiento a las hojas de cálculo que sufren de excesivo peso”, comenta Ryan Rosenberg, vicepresidente de marketing y servicios, FileMaker Inc. “Las hojas de cálculo pueden focalizarse en hacer muchos cálculos numéricos y pronósticos para usuarios individuales mientras el resto de la información de la organización puede remodelarse competitivamente al beneficiarse de las capacidades de la base de datos para gestionar y compartir múltiples tipos de información.”

“Las hojas de cálculo en Excel siguen siendo perfectas para trabajar con información financiera, pero cuando se usan para gestionar información no numérica que debería gestionarse con una base de datos, se convierten en archivos que pesan demasiado”, comenta Maria Langer, autora de diversos libros sobre Microsoft Excel, FileMaker Pro y Quicken. “FileMaker es un excelente compañero para Excel en aplicaciones de datos. Es más, muchas empresas utilizan actualmente la base de datos FileMaker Pro para almacenar y gestionar todas sus hojas de cálculo.”

10 signos que te dirán si tu hoja de cálculo puede sufrir de sobrepeso

Hay diversas indicaciones cuando una hoja de cálculo contiene una carga de datos muy elevada y debería ser convertida a una base de datos:

1. Cuando está realizando un seguimiento de sus clientes o gestionando una lista de contactos y desearía poder enviarles automáticamente correos electrónicos o, incluso, cartas usando etiquetas con las direcciones desde la aplicación misma.

2. Cuando la búsqueda de datos es importante.

3. Cuando necesita compartir datos con otros usuarios.

4. Cuando la integridad de los datos es importante (proteger los datos de cambios).

5. Cuando necesita buscar u ordenar la información sin cambiar el valor o la fórmula relacionada a los datos).

6. Cuando necesita controlar el acceso a los archivos.

7. Cuando quiere publicar información y datos en la web.

8. Cuando desea organizar datos con múltiples relaciones.

9. Cuando más de una persona está actualizando datos.

10. Cuando necesita organizar una gran cantidad de datos

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