Lo que nunca te han contado de Keynote

Apple incluye en su suite de productividad iWork el programa Keynote. Según la compañía de Cupertino, Aunque no hayas usado Keynote en tu vida, te darás cuenta de que crear una presentación es sorprendentemente fácil. Todo empieza con un Selector de tema mejorado que te permite ver cómo queda la impresionante colección de 44 temas diseñados por Apple. Sitúa el cursor sobre un tema para ojear las diapositivas que contiene. Una vez elegido el lienzo perfecto para tu presentación, no tienes más que sustituir los marcadores de posición de texto y gráfico con tus propias palabras e imágenes. Gracias al Navegador de diapositivas, siempre tienes a la vista tanto el progreso de tu presentación como su organización.

Unas herramientas fáciles de usar te permiten añadir elementos como tablas, gráficos, material multimedia y figuras a tus diapositivas. Inserta una tabla con un clic y haz lo propio con las gráficas tridimensionales, que por cierto puedes animar. Con el navegador multimedia, puedes arrastrar y soltar fotos de iPhoto o fototecas de Aperture, películas de tu archivo de iMovie y canciones de tu biblioteca de iTunes..

La parte técnica de creación de una presentación es primordial, pero ¿cómo preparar correctamente una presentación para tener éxito?.

Hoy vamos a preparar la puesta en escena de nuestra presentación y revisaremos una miríada de detalles que son necesarios para que nuestra presentación sea formativa, informativa y un éxito.

La puesta en escena es una de las partes mas importantes de todo el proyecto. Y a pesar de que vamos a dar una serie de consejos al respecto de ella, el primero y más importante es:

“Ensaya, ensaya, ensaya, ensaya … y cuando creas que ya lo haces perfecto, ensaya aún más”

El ensayo prolongado ayuda extraordinariamente ante el “miedo escénico” que causa hablar en público.

El ensayo prolongado además genera una seguridad sobre lo que vamos a hacer que hace que nuestro discurso se vaya desarrollando de forma automática, independientemente de los nervios que nos pueda causar hablar ante una gran audiencia, que va a notar nuestra “seguridad”.

Es tan importante este ensayo prolongado que llega a un punto que se consigue poder dar una presentación con “piloto automático” sin tener que usar un guión en la mano (o en la pantalla) y de forma absolutamente inconsciente con lo que conseguiremos no tener que pensar que es lo que viene a continuación y podremos desocupar parte de los recursos “cerebrales” necesarios en mantenernos centrados en que lo que decimos. Nuestro nerviosismo decrecerá y aumentará nuestra seguridad conforme vayan los primeros (tensos) minutos.

Da igual lo preparado que lo lleves. Ensáyalo múltiples veces. Cuando creas que lo tienes controlado, ensáyalo aún más. No tienes que memorizarlo y repetirlo como si fueras una máquina automática … eso es sólo la primera parte del proceso. Tu discurso ha de ser natural y convincente. Tu público notará que has aprendido la “lección de memoria” si la recitas, así que has de dar un paso más allá y si instintivamente no tienes que obligarte a recordarlo, será muy natural. No lleves guiones en la mano: si acaso lo necesitas, déjalo en una zona no visible y consúltalo de forma inadvertida para el público. Si estás en un atril, no marees los papeles (da sensación de inseguridad) y procura llevar todos los puntos importantes en una sola página: que no tengas en un momento determinado “barajar” papeles en busca de algo. Y si logras conseguir hacerlo sin papeles, mejor.

Marca los tiempos

Conforme vayas ensayando, toma nota de los tiempos. Haz una presentación adecuada en tiempos y no te entretengas en recitar largas listas de resultados: para eso está la pantalla y Keynote: usa gráficos estadísticos que rápidamente puedan ser visualizados y entendidos por el público.

Punteros

Hay mucha gente que es aficionada a los punteros láser pero su uso puede ser un error: en las grandes presentaciones no se ven (da igual que sean físicos o láser). Y en las presentaciones medianas y pequeñas parece que faltas al respeto la inteligencia de las personas indicándoles donde tienen que mirar … y si tienes que indicar donde tienen que mirar, es que tu mismo eres consciente de que los datos que presentas en pantalla no son lo suficientemente claros y explicativos.

Revisar en entorno

Si tenemos acceso a la sala donde vamos a dar la conferencia, lo mejor es hacer una visita previa … incluso antes de desarrollar las diapositivas. Si no tienes acceso a la sala, solicita la siguiente información:

Dimensiones de la sala

Tamaño de la pantalla y a la altura que está sobre el suelo

Sistema de audio utilizado

Zona en la que vas a dar la presentación (una tarima por encima del público, a su nivel, etc …)

Hazte un plano de la sala … no hace falta que sea muy detallado, pero si que te de una idea aproximada del entorno en el que te vas a mover.

Todo esto tiene mucha importancia: Si la sala es muy grande has de tener en cuenta que en la parte posterior, los asistentes que están lejos de la pantalla verán su tamaño más pequeño y consecuentemente todo lo que aparezca en ella, también. En una sala grande, si pones textos pequeños en tus diapositivas, los que están sentados al fondo simplemente no los podrán leer. Además, si tienes textos claves para tus diapositivas, procura que aparezcan en la parte superior de la pantalla, ya que tienes que contar que delante de cada asistente hay una “fila de cabezas” que interfiere con la parte inferior de la pantalla. Un asistente podrá, en un momento, ladear su cabeza para ver un texto determinado, pero no estará dispuesto a estar toda una presentación (y más si es larga) con la cabeza inclinada constantemente.

Usa imágenes de fondo uniformes para que el mensaje no quede enmascarado por el fondo.

Que tu mensaje se vea claro. repasa la ortografía una y otra vez, así como las posibles equivocaciones de tecleado. Que una letra o una cifra no te arruinen el momento.

El sistema de audio es muy importante también. Evita llevar un micro en la mano. Dos manos se expresan mucho mejor que una … usa un pie de micro (o aprovéchate de un atril, si está disponible) y sitúate en un lateral de la presentación si es necesario, pero evita andar con un micro con un cable colgando del que tener que estirar en un momento dado.

Cuida el vestuario

Steve Jobs puede dar las keynotes vestido “como le de la gana” pero siempre usa un mismo uniforme, un uniforme pensado para dar una sensación de cercanía con sus usuarios. No es un traje y no resulta “amenazador” ni demasiado corporativo.

Sin embargo, si estás obligado a dar la presentación de traje, utiliza una nota de color en tu vestuario. Una camisa blanca, una corbata discreta pero colorida o un pañuelo en el bolsillo hará que tu público no te tenga que buscar por el escenario y pueda localizarte fácilmente, además de no perder la atención sobre tu persona cuando estés dando tus explicaciones.

Haz tu presentación amena

A los americanos les encanta siempre empezar con un chiste, para que la audiencia se relaje un momento y sobre todo, centre su atención. A veces esto no es conveniente por el tipo de público, pero una buena e impactante imagen de presentación en una diapositiva hará que la gente inmediatamente se centre sobre lo que vas a hablar.

No hay nada más triste (y más cotilla) que el escritorio de un ordenador

Lleva, al principio de la presentación, una primera diapositiva en negro (o el logo de tu empresa) de manera que cuando arranque el proyector no se vea el escritorio del ordenador y un puntero buscando el archivo de la presentación. Simplemente … queda fatal. De todas maneras, mantén el escritorio ordenado y sin archivos repartidos por el. Ante un problema, que se vea que eres una persona ordenada.

Lleva copias de seguridad. Cuantas mas mejor

Al menos 3: una en un CD que pueda ejecutarse desde el, otra en un Pendrive/memoria USB, y una tercera copia de seguridad en tu ordenador. Si la presentación es muy importante, lleva un segundo ordenador de repuesto (como hace Jobs).

Aprende de la Ley de Murphy

Si algo ha de ir mal, lo hará hasta el final.

No lleves las copias de seguridad junto con el ordenador: Si te lo roban, o te lo olvidas en algún sitio, es como si no llevaras copia de seguridad

Lleva un ordenador de repuesto, o confía en el de algún acompañante. Comprueba que puedes dar la presentación desde el

Haz un listado con todo lo que necesites, compruébalo cuando lo empaques y antes de salir: pieza a pieza. No es la primera vez que la falta de un cable echa por el suelo todo el trabajo realizado

Si es un portátil: cargador y batería a tope

Para preparar la presentación

Consejos muy prácticos para no convertir tu presentación en una aburrida consecución de imágenes.

Los episodios de las series de TV están divididos en tres actos: haz tu lo mismo:

1. Presentación y exposición

Desarrollo

Desenlace y no te olvides: agradecimientos.

Entre estos actos puedes aprovechar y terminar con un toque de humor, que delimitará el final de una parte de la exposición y preparará la siguiente fase con un público con la atención nuevamente puesta en la pantalla.

Unos últimos detalles

En una ocasión, y en medio de una presentación corporativa, se fue la luz. Tras un minuto de espera (y en vistas de que la luz no iba a volver) la persona que daba la presentación solicitó al público que se acercara al escenario, porque iba a continuar la presentación (detalle, nunca dijo a los “interesados”, porque se supone que si estás allí estás “interesado” - aunque no te importe nada de lo que dicen-).

Con un tono mucho más mas coloquial, y girando el portátil (batería cargada) terminó su presentación, convirtiendo su desventaja en una ventaja y obteniendo un éxito mucho mas rotundo que si todo hubiera ido a la perfección. Convirtió a sus asistentes de simples oyentes en sus cómplices.

Si te pone nervioso hablar en público, no los mires directamente a la cara: mira en una línea indefinida por encima de sus cabezas y al fondo del escenario. Parecerá que los estas mirando a ellos, pero no tendrás que ver caras que pueden acrecentar tu nerviosismo.

Habla despacio, vocaliza, y no titubees. Todos estos problemas los podrás evitar … ensayando y ensayando aún mas.

Usa tus manos como herramienta expresiva para acentuar los puntos importantes de tu presentación. Gestos precisos y contundentes reforzarán mucho los contenidos que transmites.

Convierte tu desventaja en una ventaja: Si tienes algún problema en la presentación, cualquiera que sea, procura solucionarlo rápidamente y con seguridad. Que tu público vea que eres una persona segura, previsora y con recursos.

Esperamos que todos estos consejos y medidas os hayan sido de mucha ayuda.