Básicamente es una excusa de adolescente que interiorizamos en nuestro día a día y que abandonamos en la vida real pero seguimos manteniendo a la hora de organizar archivos, especialmente en el ordenador.
.@JerryOrdway It’s not disorganized if you know where everything is.
— Andy Ihnatko (@Ihnatko) February 27, 2016
Los que viene a decir es que “no está desorganizado si sabes dónde está cada cosa”. Técnicamente es correcto, pero productivamente es una falacia.
A la hora de establecer un flujo de trabajo en el que utilizas múltiples fuentes de contenido, el término productividad como tal no sólo depende de saber la ubicación de estos contenidos, sino, tan importante como este punto, acceder a ellos rápidamente. La técnica de “saber dónde está todo” suele apoyarse en una más o menos desorganización calculada que sí, nos permite recuperar esta información pero generalmente lleva mucho tiempo hacerlo. Es el equivalente a esa habitación totalmente “desorganizada” que solo tiene sentido para nosotros, y no siempre.
En el otro extremo está el “cajonismo” o la hiperorganización en la que todo tiene una carpeta contenedora, incluso cuando solo tiene un archivo y a veces, ni eso. Un ejemplo claro de cajonismo es organizar las aplicaciones en OS X por temáticas aunque la propia Apple recomienda no alterar la estructura de la carpeta Aplicaciones, pero necesitas, desesperadamente ponerlo así.
Pero volvamos al primer punto, la desorganización ubicada. El gran problema de este sistema es que se depende totalmente de nuestra capacidad mental a la hora de ubicar un archivo y nuestra mente, por defecto, no es fiable. No te puedes fiar de tu cabeza porque recordarás con cierta facilidad archivos guardados en ubicaciones que utilices con cierta frecuencia, pero pasados unos meses, con la gran cantidad de archivos con los que nos enfrentamos, es muy fácil perderlos conforme se pierde en memoria. Para ello tenemos las búsquedas, claro, y por eso han mejorado tanto a lo largo de los años, para sustituir nuestra incapacidad de mantener un orden o al menos, una estructura de archivos eficiente.
Tres puntos clave para superar la desorganización apoyada en nuestra capacidad de recordar donde están las cosas:
- Una buena política de nombres de archivos, identificativos, que incluyan palabras clave o números de proyecto.
- Uso de las etiquetas para marcar el estado de los archivos. Dos artículos que puedes encontrar interesantes al respecto del uso de las etiquetas:
- Usa las carpetas inteligentes apoyándote en los nombres de archivo, etiquetas e incluso fechas. Te resultará mucho más fácil organizar tos archivos.
Pero cómo se te ocurre hacerle caso a Jerry Ordway, dibujante del Superman más estático de la época Byrne ?
Aparte de no estar de acuerdo con la frase “no está desorganizado si sabes dónde está cada cosa” (puede haber orden, pero si desconoces el criterio de ordenación no sabes dónde está cada cosa… -es simplemente semántica-), agradezco estos consejos; soy un desorganizado total.
Al hilo de esto, me gustaría decir que siempre me ha parecido muy sugerente y potencialmente útil el espacio que tenemos en la ventana de “Obtener Información” dedicado a “Comentarios”. A veces necesito tener una nota sobre qué carajo pinta en mi ordenador un documento del que no recuerdo su utilidad, o para qué sirve una aplicación que una vez instalé para un uso muy concreto…
Pero no sé cómo trata el sistema estos “comentarios”… si Spotlight los idexa o si hay una forma más directa para acceder a ellos (aparte del cuadro de información).
También me resulta útil incluir como criterio en la vista de alguna carpeta la columna referente a “fecha de inclusión”, que no está a la vista por defecto y puede ayudar en la ordenación…
Este es un tema muy fértil, y sospecho que somos muchos los que tenemos un ordenador muy desordenado… 😉
¡Ah! Y ojo: el criterio de ordenación puede ser absurdo. Ordenar libros por el color de sus lomos ayuda poco a saber dónde está cada cosa… Pero hay organización.
(Es un asunto más filosófico de lo que parece)
El gran problema de todo esto es que hacemos descansar en la memoria sistemas de organización de “cosas” y es, precisamente, el punto más débil de la cadena del flujo de trabajo. 2 meses después no sabes donde están las cosas porque nuestro cerebro ha hecho hueco para otras cosas más recientes y a lo mejor, más importantes. Así el “yo se donde está” acaba siendo siempre “no me acuerdo donde lo puse”.
Efectivamente. Tradicionalmente nuestra cultura ha usado ciertos sistemas de ordenación, como el alfabético, el numérico, por “temas”, etc.
Hay bastante “antropología” en el asunto: los japoneses ordenan las direcciones por manzana y número en la manzana; no entienden el concepto “calle”.
Para encontrar un sistema de ordenación efectivo en un medio relativamente nuevo, tendríamos -como sugieres- que hallar el criterio que mejor se adapte al funcionamiento de nuestro raciocinio natural y que se centre en cuál es la información clave que rige la mayoría de nuestras búsquedas. (Así, cuando yo consulto el correo-e, el criterio que más uso es el remitente o el destinatario). Supongo que es un asunto a diseñar en “fases”, pues la ordenación para ficheros de trabajo puede ser distinta que para ficheros de ocio… p.ej. Y luego, depende ya del tipo de trabajo y ficheros que se generan en él…
En fin, un “temita” con el que habría que empezar examinando todas las formas de ordenar, que tipo de “etiquetas” se pueden usar en OSX… que es lo que nos has presentado en tu post. (Ahí hay bastante para seguir contando, supongo).
Saludos
Yo me suelo hacer esta pregunta: ¿Dónde buscaría yo esto dentro de un año cuando ya no recordase ni su título, [ni a quién se refiere], [ni su contenido exacto] ni, por supuesto, dónde carajo lo puse? Por ejemplo.. era algo, no me acuerdo bien pero era interesante (esto es super vago, pero tengo una carpeta para los “interesantes”, con este mismo título). Tengo otra para “Curioso” y otra para “Útil” (otra para Jurisprudencia, otra para Doctrina, Humor…). Cuanto más abarque el concepto, más fácil recurrir a la localización cuando no se recuerdan detalles. La carpeta “Trabajo” está más organizada, por clientes y asuntos.
Carlos,
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😉