Guía básica para empezar a usar Calendario en macOS

Una aplicación de calendario es prácticamente una herramienta esencial en nuestro mundo. Conocer a fondo como sacar el máximo partido a Calendario que viene preinstalado (con permiso de la UE) en macOS, puede simplificar mucho la gestión de tareas y recordatorios.

¿Qué es un calendario y qué es una aplicación de calendario?

Aunque pueda parecer una distinción absurda, en realidad hay una distancia bastante grande entre un calendario y una aplicación de calendario. Una aplicación de calendario es una aplicación que puedes usar para acceder y ver tus calendarios. Usando una aplicación de calendario, puede agregar eventos a un calendario, crear nuevos calendarios, configurar, recibir notificaciones y realizar todas las funciones que pretendas usar con un calendario.

Un calendario, en el contexto del uso de una aplicación, es una vista continua del día, la semana, el mes o el año que puede tener varios eventos agregados e incluso se puede compartir con otros. Dentro de una aplicación de calendario, puedes alojar varios calendarios para varias partes de tu vida. Esto puede ser tan simple como tener un calendario para artículos personales y un calendario para el trabajo.

Yendo un paso más allá, no todas las aplicaciones de calendarios se crean de la misma manera. Algunos, como Apple Calendar, utilizan su propia base de datos de calendarios. Otras aplicaciones de calendario que tienen su propia base de datos incluyen Google Calendar y Outlook. Por otro lado, algunas aplicaciones de calendario simplemente usan bases de datos preexistentes.

Agregar y usar calendarios

Lo primero que puedes hacer para mejorar el uso de la app Calendario de Apple es crear calendarios separados. Calendario trae por omisión un calendario listo para que lo use cualquier nuevo usuario, pero crear calendarios múltiples puede ser útil por varias razones.

Con múltiples calendarios, puede separar fácilmente diferentes partes de tu agenda y mantener una visión general mucho más ágil del horario. Esto puede ser tan simple como mantener un calendario para el trabajo y otro para asuntos personales, o tan complejo como mantener calendarios separados para recordar facturas, citas y realmente cualquier cosa que se te ocurra.

Agregar un nuevo calendario se puede hacer de un par de maneras diferentes dentro de la aplicación Calendario.

Haz clic con el botón derecho dentro de un espacio en blanco en la barra lateral.
Haz clic en Nuevo calendario.

En la barra de menús, selecciona Archivo.
Debajo del archivo, seleccione Nuevo calendario.
Elige si el calendario estará exclusivamente en tu Mac o en iCloud.

Por lo general, querrás mantener los calendarios en iCloud, para que se pueda acceder a ellos en todos tus dispositivos. Al crear un nuevo calendario, el Calendario de Apple lo creará por defecto en iCloud, pero hay un área muy pequeña en la que puede hacer clic con el botón derecho justo debajo de la sección “Otros” de calendarios que creará por defecto un calendario en su Mac.

Si ya tienes varias cuentas de correo creadas, te dirá a qué cuenta quieres que se asocie el calendario, de forma que a la hora de añadir citas puedas colocarlas donde corresponden.

Una vez creado el nuevo calendario, aparecerá en la barra lateral. Con varios calendarios en la barra lateral, puedes arrastrar y soltar calendarios para reordenarlos, alternar la visibilidad de un calendario y fusionar calendarios. La fusión de calendarios se puede hacer rápida y fácilmente arrastrando un calendario y soltándolo sobre el nombre de otro calendario.

Y, si te encuentras con dos calendarios que han comenzado a superponer sus citas, fusionarlos te permite conservar un calendario en lugar de dos. Y puedes seguir fusionando si tienes más de dos que necesitan ser combinados.

Añadir calendarios de otros servicios

Para los usuarios nuevos en el ecosistema de Apple, o los usuarios de Mac que desean cambiar a Calendario de Apple desde otro proveedor, una de las funciones más útiles es agregar calendarios de otros proveedores de servicios, como Google, Yahoo o Microsoft. Hacerlo implica el mismo proceso que sincronizar información de cualquier servicio que no sea de Apple a tu Mac.

• Abre Ajustes del sistema.
• Selecciona Cuentas de Internet.
• Selecciona Añadir cuenta
• Selecciona el servicio de tu elección y configura la cuenta.

Una vez que hayas agregado una cuenta, podrás sincronizar selectivamente varios servicios, como correos electrónicos, contactos, calendarios y notas, desde esa cuenta en macOS. En la aplicación Calendario, estos calendarios aparecerán en la barra lateral y estarán bajo su propio encabezado con el servicio de origen (outlook, etc.).

Compartir calendarios para esfuerzos cooperativos

Un consejo final para maximizar la utilidad de calendarios es poder compartirlos. Hay dos formas de compartir un calendario: un uso compartido más privado y colaborativo, o un calendario público que puede ser visto por muchos.

Con un calendario compartido de forma privada, puedes coordinar y colaborar con compañeros de equipo o amigos y familiares. Todos los que tengan acceso al calendario pueden modificar el calendario igual que cualquier otro, lo que puede ser fantástico para los esfuerzos de colaboración y la programación.

Un calendario público, por otro lado, es un calendario simple de solo lectura del que puedes compartir un enlace. Esto puede ser genial para personas que necesitan mantener un horario público, o para mantener un horario fácilmente disponible para grandes grupos de personas.

Por ejemplo, en su día, Faq-mac mantenía un calendario de festivos en España y otro de eventos del mundo Apple y de tecnología (Macworld, WWDC, etc.)

Se puede acceder fácilmente a cualquiera de estas opciones para compartir en solo un par de clics.

• Abre la aplicación Calendario.
• Haz clic con el botón derecho en un calendario.
• Selecciona Compartir calendario
• Después de abrir el menú de compartir calendario, puedes agregar cualquier contacto con el que desees compartirlo. Alternativamente, puedes marcar la casilla para hacer público el calendario y comenzar a compartir el enlace.

Añadir eventos

Además de echar un vistazo a un calendario digital, la función principal de una aplicación de calendario es poner eventos en un calendario digital. Crear eventos en Calendario es extremadamente fácil, y tienes varias formas diferentes de hacerlo.

• Haz clic con el botón derecho en cualquier punto de la vista de calendario.
• Haz clic en Nuevo evento.
• Al crear un evento de esta manera, se colocará un evento en el día en que has hecho clic con el botón derecho. Si te pones en una vista más granular de la semana o del día, el evento se colocará en el punto en que hiciste clic con el botón derecho.

Con el evento colocado, verás una ventana que, en su forma más sencilla, permite dar nombre a un evento, así como cambiar en qué calendario está el evento y modificar la fecha y hora del evento. Por defecto, cualquier calendario que hayas seleccionado actualmente en la barra lateral será el calendario en el que se insertarás el nuevo evento.

Sin embargo, hay una forma ligeramente diferente de llevar a cabo este proceso.

• En la barra de menús, selecciona Archivo.
• Debajo del archivo, selecciona Nuevo evento o Recordatorio.
• Además, puedes hacer clic en el icono +’ justo encima del mes, o presionar Comando+N. Cualquiera de estos dos métodos tendrá el mismo resultado que pasar por la barra de menús, que abrirá un pequeño menú.

Desde aquí, puedes hacer clic en “Nuevo evento” para establecer un evento genérico en el día en el que hiciste clic, o puedes utilizar el cuadro “Crear evento rápido”.

Agregar un evento rápido ofrece una excelente manera de simplemente escribir un evento y dejar que Calendario haga el resto del trabajo.

El cuadro “Crear evento rápido” permite escribir rápidamente los datos básicos de un evento y hacer que Apple Calendar haga el resto del trabajo.

Agregar archivos adjuntos a eventos

Una de las mejores maneras de preparar tus eventos es añadirles archivos adjuntos. Esto puede incluir adjuntar URL y archivos a una hora específica.

Si tienes una reunión de Zoom programada a una hora determinada, puedes hacer que Calendario solicite abrir Zoom a tiempo para la reunión. O, si necesitas ver o modificar un documento en un momento específico, puedes adjuntar ese archivo directamente a un evento de calendario e incluso tenerlo abierto cuando comience el evento. Y lo mismo ocurre con las URL.

Además, también puedes adjuntar ubicaciones a un evento. Con las ubicaciones adjuntas a un evento, puedes hacer que Apple Calendar te recuerde que te vayas a la hora exacta que necesites, en función de una hora estimada de llegada de Mapas de Apple.

• Abre la aplicación Calendario.
• Haz clic en crear o modificar un evento.
• Selecciona Agregar notas, URL o Archivos adjuntos o selecciona Agregar ubicación o Videollamada.
• Si adjuntas una ubicación Calendario también puede proporcionarte una hora estimada de llegada usando Mapas de Apple.

Utilizando archivos adjuntos, puedes optimizar tu programación y eficiencia. Ya sea para sacarte de la puerta a tiempo, o abriendo una aplicación o URL que de lo contrario podrías olvidar abrir a tiempo.