Tanto si eres empresario como si eres autónomo, la salida del confinamiento provocado por el Covid-19 va a suponer un esfuerzo especial en todo lo que sea control del gasto.

Es probable, si eres autónomo, que utilizando un sistema sencillo -como coleccionar los tickets-hast ahora te haya servido bien.

Pero seguro que eres consciente de que vienen tiempos complejos, donde recortes en inversiones y gastos van a ser la norma, hasta que el consumo se normalice.

Va a ser necesario tener una app gastos de empresa donde podamos de una manera sencilla y eficaz ir coleccionando todos aquellos gastos que se vayan produciendo, no sólo para saber a qué ritmo sale el dinero de nuestro bolsillo sino para poder aplicar las medidas correctivas que sean necesarias (si lo son, que te deseo fervientemente que no lo necesites) y recortar en gastos que en otras ocasiones nos pasarían desapercibidos, no sólo por que sean ocasionales sino porque sean desembolsos pequeños pero repetitivos -sí, estoy pensando en el aperitivo o el after-hour.

Para poder superar una época de control de gastos es necesario disciplina, para contabilizar cada céntimo que sale, porque todos son importantes, y tiempo, para repasar minuciosamente todo lo que hemos gastado y que no se nos olvide nada.

Precio y disponibilidad

Expensya es una aplicación para el control de gastos de empresa, que se utiliza en dispositivos móviles, disponible para iOS y para Android.

La descarga es gratuita y dispondremos de un mes para probar su funcionalidad.

Una vez pasado ese plazo, para poder seguir beneficiándonos de su facilidad de uso, tendremos que suscribirnos a alguno de los planes que ofrece la empresa.

En estos momentos hay tres planes de suscripción: Silver, Gold y Premium.

El plan Silver cuesta 5€ al mes, el plan Gold cuesta 8€ al mes y el plan Premium se presupuesta bajo pedido.

Lógicamente, a medida que subimos de plan las características, funcionalidades e integraciones con otros programas de terceros como QuickBooks, Sage, Oracle, SAP, etc. van aumentando y dependerán de nuestras necesidades escoger un plan u otro.

Puedes ver las funciones que permite cada uno de los tres programas de suscripción, para poder compararlos, aquí

Cómo funciona la app Expensya

Una de las cosas que nos han gustado de la app Expensya es la sencillez de configuración y la rapidez en que estábamos preparados para empezar a contabilizar gastos.

Al descargarla se nos pide que facilitemos un correo electrónico y unos datos personales mínimos para configurar la cuenta (no hace falta introducir forma de pago alguna).

De hecho, hay una pantalla en la que se nos pide que aportemos datos sobre nuestra empresa pero puedes ignorar esa pantalla sin aportar ninguno y comenzar a usar la app.

En cuanto pasemos esa pantalla ya estaremos delante del interfaz para empezar a añadir gastos.

Concedemos acceso a la cámara y ¡a fotografiar tickets!

El programa escanea el documento buscando la información relevante y autorellena los campos.

Ya está. Esto es todo.

Luego puedes, si así lo necesitas, modificar manualmente algún campo o añadir información adicional.

La app además nos permite llevar el control de la flota de coches que tengamos, o -si recibimos facturas de gastos por email, enviarlas a una dirección para su escaseado e integración en nuestra app.

Este método es atípico, por lo que tiene de enviar facturas con nuestros datos personales a un destino desconocido. Tendría más sentido subirla a algún tipo de nube privada de nuestro usuario, donde el mismo software podría hacer su trabajo. 

Si tocamos sobre el botón son el símbolo +, situado en la parte inferior derecha de la ventana, accedemos a la creación de informes específicos que nos ayuden a tener los gastos agrupados por “unidades coherentes”. 

Estas son las opciones:

Cámara, que permite fotografiar un gasto único, varios gastos o un documento de varias páginas.

Introducción manual, donde podemos reflejar un gasto metiendo nosotros a mano cada uno de los datos. El propio programa lo desaconseja, sugiriendo que hagas una foto y le dejes a él extraer la gran mayoría de los datos.

Viaje en coche. Crea un informe donde se refleja el kilometraje y los gastos directamente imputables al transporte.

Viaje de negocios. Esta opción la escogeremos para crear un informe específico donde recolectar todos los gastos pertinentes.

Conclusión

Expensya es una app para la gestión de datos de empresa que ofrece una amplia gradación del nivel de complejidad que cada usuario necesite o busque.

Desde la sencilla foto que refleja el gasto hasta la adjudicación de cada gasto en un proyecto específico, puedes ser todo lo minucioso que quieras, y Expensya estará contigo todo el camino.

Además, su generoso periodo de prueba de un mes ofrece suficiente margen para que nos veamos en todas las situaciones normales de nuestro trabajo y comprobemos si nos ofrece lo que necesitamos.

Si necesitas una app de control de gastos de empresa, echa un vistazo a Expensya.

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