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Los documentos en tu Mac están organizados en torno a su ubicación, es decir, en las carpetas en las que están guardados, por lo que organizar un flujo de trabajo orientado a la prioridad requiere aprovechar diferentes características del sistema para que independientemente de dónde estén guardados estos documentos podamos acceder a ellos de forma simultánea en función de un estado predefinido.

Si eres de los usuarios que requieren un flujo de trabajo basado en prioridades, macOS viene preparado para organizar este tipo de forma de trabajo, pero es necesario organizarlo. La clave son las etiquetas, así que vamos paso a paso.

Trabajando con las Etiquetas

Una de las características “mayores” anunciadas con OS X 10.9 Mavericks y disponible en todas las versiones posteriores de macOS es el uso de etiquetas. Bajo la nueva integración de este sistema, ya disponible desde Mac OS X 10.4 Tiger, es factible añadir una serie de etiquetas a un archivo para luego gestionar más fácilmente grupos de archivos relacionados con una temática específica.

La gestión de las etiquetas que se mostrarán en la barra lateral de las ventanas del Finder se realiza desde las propias preferencias del Finder, desde el menú Finder. Allí se muestran las etiquetas por defecto además de las etiquetas que hayamos podido añadir a través de los diferentes cuadros de diálogo y que hayamos definido, por ejemplo, para proyectos específicos.

Adicionalmente puedes gestionar en ese cuadro de diálogo una serie de etiquetas preferidas que serán las que se muestren por defecto en el menú desplegable en los cuadros de diálogo a la hora de guardar archivos.

Puedes arrastrar etiquetas desde la lista de etiquetas en las Preferencias del Finder a la zona de etiquetas favoritas. Así mismo, puedes reorganizar las etiquetas de esa lista pinchando en una de ellas y desplazándola arriba o abajo de la lista para que en el menú desplegable a la hora de guardar un archivo se muestre esa ordenación por defecto.

También puedes renombrar una etiqueta en esa lista haciendo clic en el nombre y modificándolo. Si cambias el nombre de esa etiqueta en la lista de las Preferencias del Finder, ese cambio afectará a todos los archivos que incluyan esa etiqueta, que pasarán a llevar el nuevo nombre.

Ahora es el momento de crear una serie de etiquetas basadas en prioridades y asignarles colores haciendo clic en el círculo blanco en Preferencias de Finder > Etiquetas.

Existen muchas formas de crear una taxonomía de prioridades, generalmente se establecen 3 niveles (En curso/en marcha, Pendiente, Parado) pero en función de tu flujo de trabajo y la forma en la que lo organices estos niveles pueden variar. En general, independientemente de cómo sea ese flujo al final vas a trabajar con una serie de archivos inmediatos o también carpetas. Así, si tienes una carpeta con un proyecto en marcha, puedes asignarle una etiqueta “En curso” en lugar de tener que marcar todos los archivos de su interior. Lo mismo con el resto de carpetas de proyectos.

Haciendo fácil asignar etiquetas

Lo que vamos a hacer es añadir un atajo de teclado a la opción “Etiquetas…” en el Finder, de forma que al seleccionar un archivo o un grupo de ellos, podamos rápidamente etiquetarlos.

Para ello, seguiremos estos pasos:

  1. Abrimos preferencias del sistema y nos dirigimos a Teclado
  2. En la pestaña “Funciones rápidas”, seleccionamos en la columna de la izquierda la que corresponde a Funciones rápidas y pulsaremos en el pequeño icono “+” debajo de la ventana de la derecha.
  3. En el cuadro de diálogo que nos aparecerá buscaremos la aplicación “Finder.app”
  4. En el Titulo del Menu escribimos “Etiquetas…” ( es importante los tres puntos)
  5. Ponemos el atajo que deseemos en “Funcion rápida del teclado”. Una buena opción es ⌘⇧E, que no está definido en el Finder para ninguna acción.

Ahora solo tienes que seleccionar uno o varios archivos en el Finder, pulsar el atajo de teclado y se abrirá en cuadro de diálogo contextual para añadir las etiquetas que quieras utilizar. El cuadro de diálogo contextual permite la autoselección de etiquetas ya predefinidas, de forma que solo tienes que empezar a escribir unas letras de la etiqueta para que te ofrezca sugerencias al respecto de etiquetas disponibles, así que desplazándote con las flechas del teclado paraa elegir las etiquetas y luego, usar retorno de carro para añadirlas a la lista y seguir añadiendo otras etiquetas. La tecla Escape (esc) te permite salir del cuadro de diálogo.

Etiquetas y búsquedas, la clave

La agrupación de archivos basados en las etiquetas se realiza usando búsquedas y su guardado, a través de carpetas inteligentes. Dispones de dos criterios específicos: Etiquetas y Etiquetas del Archivo .

Estas dos opciones no vienen activadas por defecto cuando haces una búsqueda en el Finder (⌘F), por lo que debes acceder a las opciones “otro…” y buscarlas para activarlas por defecto. A partir de ese momento podrás definir una búsqueda usando cualquiera de los dos criterios (o los dos) para crear una búsqueda guardada en forma de carpeta inteligente que te permita acceder de forma automática a todos los archivos de un proyecto que usen una o varias etiquetas. Si varías los nombres de esas etiquetas, sin embargo, la búsqueda no se adaptará a ese cambio.

Y aquí está la clave: a la hora de crear las carpetas inteligentes, hay que usar los criterios de prioridad definidos con las etiquetas. Puedes añadir otros criterios de búsqueda adicionales para filtrar aún más los resultados e incluso usar dos o más etiquetas para expresar diferentes estados: un proyecto puede estar En curso pero también Pendiente porque estás esperando una decisión por parte del cliente, por lo que puedes tener carpetas inteligentes que muestren los estados de proyectos En curso y por otro lado, proyectos que estén En curso pero también en otro estado diferente a la vez.

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