De productividad y el Mac

Estos pasados días hemos publicado un par de consultas de usuarios (A vueltas con las configuraciones de almacenamiento: el maravilloso mundo de los discos duros y ¿Qué Mac me compro?, ¿cuánto me va a durar? … preguntas, preguntas … malditas preguntas …) que me han hecho volver a examinar al detalle el concepto de flujo de trabajo.

Para mi, uno de los aspectos esenciales del Mac, más allá de todas sus nobles y buenas características (o fallos horribles e incómodos) es su alta capacidad de productividad. La productividad es todo ya sea para el trabajo o el ocio. En el mundo en el que vivimos, donde la vida es lo que te pasa cuando no te das cuenta, el ahorro de tiempo para realizar las mismas tareas es algo esencial. Incluso cuando hablamos de segundos. “¿Segundos? … eso es despreciable” pensarán algunos.

Pues va a ser que no.

Imagina por un momento una de las tareas mas comunes que realizas: guardar archivos. Cada vez que guardas un archivo, pasan unos segundos entre que abre el cuadro de diálogo, eliges la ubicación y se guarda el archivo. Pongamos .. 5 segundos, incluso puede que más si tienes que navegar hasta una carpeta específica. Si esta operación (navegar hasta una carpeta específica) la realizas unas …. 20 veces al día (con facilidad puedes hacerlo), suponen 100 segundos. Por semana, son 500 segundos. Al año son unos 26.000 segundos. Unos 433 minutos (3, período). Unas 7 horas eligiendo la ruta de archivo. 7 horas. Si tu hora de trabajo cuesta unos 60 euros, son 420 euros que has perdido … porque estabas guardando archivos.

Estas horas perdidas se pueden reducir a la mitad, sin embargo, usando un truco muy sencillo: en vez de tratar de navegar directamente a esa carpeta, como posiblemente la tendrás abierta o a la vista en el Finder, arrástrala al cuadro de diálogo para que Mac OS X se encargue solo de encontrar la ruta, con lo que te vas a ahorrar, como poco, 3,5 horas de tiempo al año.

Adicionalmente, si empiezas a trabajar en un documento y nada mas abrirlo, incluso cuando está vacío o contiene muy poca información, haces un primer guardado, mientras trabajas puedes ir ejecutando el atajo de teclado comando + tecla S para que se vaya guardando sobre la marcha mientras sigues editándolo, en vez de esperar a tener parte del trabajo hecho para guardar.

Este ha sido solo un ejemplo, pero sobre este ejemplo, tienes gran cantidad de pequeñas tareas a lo largo del día que consumen eso, unos pocos segundos, que no son productivas y altamente repetitivas que acaban suponiendo varias horas a lo largo del año. Si sumas 3 horas por aquí, 7 horas por allá, 10 horas en esto y otras 9 en lo otro, descubrirás que con la calculadora en la mano te has pegado varios días laborales haciendo cosas que no solo no han producido dinero, sino que además no has podido dedicar al ocio.

Recuerda que la regla es muy sencilla: 1 solo segundo ahorrado al día equivale a 4 minutos al año. Ahora es solo cuestión de hacer cuentas.

El análisis

Llegados a este punto, el análisis de nuestro flujo de trabajo es esencial especialmente en las tareas repetitivas o que nos consumen un tiempo innecesario. La pregunta es: ¿cómo puedo mejorarlo?. Depende mucho del tipo de trabajo que realices, pero de forma piramidal, las primeras tareas a realizar son:

  • Se ordenado: si tienes que buscar durante un buen rato un documento en un escritorio que parece los restos de la Batalla de Endor simplemente estás perdiendo el tiempo. Punto.
  • Optimizar el flujo de trabajo a bajo nivel en todas las operaciones comunes que se realizan entre todos los programas, como el abrir, guardar, cerrar, etc. Determinar donde están los cuellos de botella en estas operaciones es esencial para ahorrar algunos segundos de trabajo innecesario.
  • Usar atajos de teclado: es la forma esencial de ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Me resulta inconcebible tener que desplegar el menú contextual para operaciones tan sencillas como copiar o pegar (cosa que es MUY habitual en los usuarios de base de Windows, por cierto) y para ti y tu flujo de trabajo, el conocer los diferentes atajos de teclado para las tareas que más utilices en tus programas de trabajo además del Finder debería ser esencial
  • Donde no llega el Sistema, llega el shareware: si el sistema operativo no te permite realizar un tipo de tarea que necesitas, es posible que encuentres una utilidad shareware que si pueda hacerlo. Generalmente el shareware se mueve en un arco de precios que va desde los 15 a los 60 dólares. Si esa utilidad te permite ahorrar 13-14 segundos de trabajo al día, en un año la habrás amortizado (para un Shareware de 60 dólares). Proporcionalmente, si te permite aumentar la cifra de ahorro de tiempo, el software se pagará mucho antes y a partir de ese momento empezará a ganar dinero para ti.
  • ¡Automatiza, Automatiza, AUTOMATIZA!: en varias ocasiones, algunos lectores os habéis quejado (de forma privada) de que nos “ponemos muy pesados” con Automator. La automatización de tareas repetitivas es otro punto esencial para ahorrar unos segundos en operaciones comunes. El perder un poco de tiempo en preparar o investigar sobre como automatizar una tarea de este tipo nos va a permitir no solo ahorrar tiempo mientras se realiza, sino hacer otras cosas mientras en segundo plano el ordenador y Automator o Applescript trabajan para ti. En faq-mac tenemos una larga lista de soluciones automatizadas de todo tipo que puedes encontrar aquí. Quizás encuentres alguna que te sirva o puedas usar de base para tu flujo de trabajo.
  • Elimina el tener que teclear siempre lo mismo: soluciones shareware del tipo TextExpander o el sistema de sustitución inteligente de texto de Snow Leopard ahorran una cantidad de tiempo increíble una vez te acostumbras a utilizarlas: ¿porqué teclear una y otra vez (o copiar y pegar) un texto redundante y repetitivo cuando con una simple combinación de teclas permite que el ordenador lo haga por ti?
  • Elimina los tiempos de arranque del ordenador y las aplicaciones. Sentarse a trabajar para tener que pulsar el botón de arranque es simplemente inaceptable en términos de rendimiento y flujo de trabajo. Si quieres eliminar esa parte, dispones de este artículo que te va a permitir sentarte a trabajar sin tiempos de espera: .. y cuando llego al trabajo, mi Mac está listo para empezar.
  • Elimina los avisos no vinculantes: Growl “mola mucho” y realmente es muy útil, pero también distrae mucho. Deja solo las notificaciones importantes y necesarias.
  • El Correo electrónico no te domina: tu eres su maestro. De la misma forma, dejar lo que estás haciendo porque has recibido un correo electrónico hace que dejes tu tarea para inspeccionar y contestar, y al tratar de resumirla perderás tiempo “poniéndote al día” (… por donde iba …). Comprueba el correo con frecuencia, pero cuando termines tareas. Que el correo electrónico no te compruebe a ti
  • Socializa, pero menos. Twitter, Facebook, etc … son una excelente forma de mantenerte en contacto con tu vida digital, pero no son nada productivos. No hay problema en tenerlos abiertos, pero las consultas, entre tareas terminadas. De la misma forma que Mail o los avisos de Growl, es cuestión de que tu los controles y no ellos a ti.
  • Elimina el Time Shifting: El Time Shifting es ese tiempo tonto en el que se termina de realizar una tarea y no puedes hacer nada. En Mac OS 9 (con su multitarea preemptiva), había momentos en el que solo podías sentarte a esperar que se terminaran de hacer las cosas porque el ordenador no permitía hacer de forma simultánea otras tareas. en Mac OS X si puedes saltar con facilidad a otro programa y aprovechar esos tiempos muertos. No los desperdicies.
  • Dedica un tiempo a la información específica. si trabajas específicamente con un programa o un grupo de programas, visita con frecuencia webs especializadas sobre los mismos de forma que la información, artículos o trucos te permitan mejorar tu flujo de trabajo.
  • Explora la posibilidad de usar un segundo monitor: el uso e configuraciones de doble monitor con escritorio extendido es una ventaja diferencial a la hora de trabajar: solo tienes que consultar con algún usuario que use este tipo de configuraciones para que te diga que simplemente ya no considera otra opción de trabajo sin un doble monitor.
  • En general, un estudio de tu flujo de trabajo en busca de mejoras significativas en el rendimiento no es precisamente una pérdida de tiempo: con algunos ajustes (quizás, algunos un tanto drásticos) es fácil llegar a ahorrar varias jornadas laborales a lo largo del año. Si, has leído bien: varias jornadas. Hasta una semana completa en un año. Y … ¿a quién no le gustaría que le regalaran una semana extra de vacaciones al año?.

    Un artículo de Carlos Burges

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    Anónimo
    Anónimo
    12 years ago

    …y te explico el por qué…

    A parte de que cobrar 60€/hora en este país es algo “asignado” a personajes de alto nivel y/o hijos trabajando en la empresa familiar, hay algo que no asumes en tus deduciones: que el usuario común de la informática suele ser un auténtico “vago”, con pocas ganas de aprender. Que no hay mentalidad tecnológica en este dichoso país. Que a la gente no se le paga lo que debería -¿No eramos de la Comunidad Europea y todas esas cosas? Entonces, ¿Por qué cobran como si fuese esto el Congo?- Y todo eso agitado y con una olivita con un palillo hace que ese usuario se le quiten las ganas de ser “tan productivo”…

    Por puntos:
    – Ser ordenado: Jamás de los jamases encontrarás a un usuario normal ser ordenado. Salvo raras execepciones los ordenadores suelen ser un caos de información. De hecho nadie suele pensar en crearse una partición exclusivamente para datos. Entre otras cosas porque desconocen qué es una partición.

    – Optimización de flujo de trabajo a bajo nivel: Pregunta del usuario clásico: “¿’Ezo’ que ‘é’? Con eso ya te dice qué nivel de optimización ha realizado…

    -Atajos de teclado: No digas que eso es muy habitual de los que vienen de Windows porque maqueros de toda la vida hacen exactamente lo mismo (nos estamos refiriendo a usuarios ¿no?). Para ellos el ordenador no es más que otra herramienta que se han vsito “forzados” a aprender. Lo usan justito, justito para hacer sus tareas…

    -Shareware: A parte de que conozco sitios donde su “arma de trabajo” principal (el “potochops”) es directamente piratoso todo lo que incluya la palabra “pagar” es tabú. Parecen escoceses los “joios”… Para eso está el P2P. Y si la respuesta al punto anterior ha sido la que he puesto olvídate de hacer que compren algo para seguir optimizando…

    -Automatizar: ¿Automator? ¿Applescript? Nooooo… eso hay que aprender a usarlo… “gastar tiempo”… quita, quita…

    – Textos repetitivos: Las herramientas que dices no están mal. Sobretodo para quellos que usan el ordenador como “máquina de escribir” básicamente. El resto es puntual y a lo mejor no compensa.

    – Tiempos de arranque y aplicaciones: En una empresa, y yo como administrador, haces eso y, simplemente, te fustigo, crucifico y te quemo (;-P por poner “en peligro la seguridad de los datos de la empresa”. Es conveniente tener usuario y contraseña, junto con algún sistema de directorio ( Active Directory, OpenDirectory, LDAP,…) para dar acceso a aquellos datos que por tu trabajo sean relevantes. Y solo se accede cuando tú inicies la sesión de trabajo. Eso sí, si es una oficina de tí y como mucho otro más tira que va…

    -Growl: Si es un ordenador de trabajo nada de Growls. A no ser que me demuestres que tiene una utilidad fundamental en tu trabajo.

    -Correo electrónico: Simple: Nada de cuentas personales. en caso de detectarlas una visita al despacho del director de la empresa hace milagros oiga…

    -Twitter, Facebook y demás “calaña”: ¿Eso sirve en una empresa? Lo mismo: ‘visitica’ al despacho anterior y se solucionan las cosas…

    -Time Shifting: Es que el inglés del usuario es más bien de “Vallecas”… pero vamos…

    -Dedicar tiempo a la autoformación: Desde el punto de vista del jefe eso es “que esta perdiendo el tiempo en ver páginas ‘ués'”. Desde el punto de vista del usuario: “Para lo que me pagan…” Aunque estoy complemente de acuerdo en que formándote más te da acceso a otros puestos de trabajo que, quizás y con suerte, sean mejores.

    -Segundo monitor: Dile al jefe que redunda en eficiencia, eso sí, en cuanto le pases la factura de los dobles monitores para un ¿30%? ¿40%? de los puestos de la empresa suele soltar: “Así ya lo hacen bien”… Y que conste que trabajo en doble monitor de contínuo -a veces con triple- y los programadores de donde estoy solemos trabajar así…

    En fín que sí, que estoy de acuerdo con todo lo que dices, pero ese tipo de cosas solo lo hacen los muy “metidos en el ajo informático”. Los demás o no quieren o simplemente no pueden hacer ese tipo de cosas.

    Un saludo

    Anónimo
    Anónimo
    12 years ago

    Muchísimas gracias por estos fantásticos artículos. Hace tiempo que no leía reflexiones tan interesantes y completas. Así da gusto, la verdad.

    Anónimo
    Anónimo
    12 years ago

    Al respecto de los textos repetitivos te puedo decir que yo, que escribo cantidad de código HTML, es una herramienta esencial para ahorrar trabajo.

    El artículo está bien, pero solo un “autónomo” es capaz de optimizar así su flujo de trabajo, porque en las empresas, bueno, ya se sabe, los jefes tienen dinero para tener una empresa, pero de empresarios, una mierda.

    Anónimo
    Anónimo
    12 years ago

    He tomado nota de un par de consejos, en verdad que la optimización del flujo de trabajo es básico para poder realizar nuestro trabajo en el tiempo más optimo posible.

    Yo no cobro 60 euros la hora, a lo mucho llegaré a los 18 euros, así que con mayor razón lo que deseo es pasar menos horas (esas que no pagan; guardar, quemar un CD/DVD, adjuntar archivos) frente a un ordenador, terminar el trabajo y a lo que sigue.

    El orden es básico, todo inicia en estar consciente en la forma en que se trabaja y generas archivos y te organizas en consecuencia, así que si conozco muy bien cómo genero archivos, sé muy bien cómo guardarlos y organizarlos, lo que me permite generar nuevos archivos a una mejor velocidad, y con ello ahorro tiempo que no me pagan (que lamentablemente hay mucho de eso)

    Saludos!..

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