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La política del buzón a cero, por Alf

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Alf-small.jpgHoy en día todos recibimos mucho correo, demasiado. Y consultarlo es una tarea que interrumpe constantemente nuestro flujo de trabajo. Dejamos lo que estamos haciendo, nos vamos al programa de de correo electrónico, vemos los mensajes nuevos por encima, tal vez respondemos alguno que realmente sea urgente, pero normalmente gran cantidad de ellos se quedan en el buzón “para que cuando tengamos tiempo”… algo que es un bien realmente escaso en nuestras jornadas.

Y de esa forma, nuestros buzones van acumulando un número creciente de mensajes, unos sin leer, otros leídos pero esperando respuesta, o tal vez una lectura más detenida, o, simplemente que los borremos.

Pero la realidad es que eso nunca ocurre. Y nuestros buzones se convierten fácilmente en un gazpacho de temas por responder, chistes por leer, temas antiguos, conversaciones abandonadas… la lista de variables es casi infinita, dependiendo de la idiosincrasia de cada usuario y de las actividades que realice en el ordenador.

Mail-1-mensaje.JPGY esa proliferación de correos “basura” (espera un poco y verás por qué los llamo así, no tiene nada que ver con los correos publicitarios no solicitados) nos dificulta cada vez más discernir lo importante, concentrarnos en lo productivo, en lo necesario. Y nos distrae cada vez con temas pendientes, correos que ya no recordamos lo que son o de qué iban… o por qué no los borramos en su momento.

Sin embargo, tal y como yo lo veo, sólo hay tres tipos de correos en nuestros buzones:

  • Los que requieren una respuesta.
  • Los que podemos borrar directamente (incluidos los que nunca responderemos)
  • Los que queremos conservar.
  • Los primeros son los que disparan una acción inmediata: los leemos y le damos al botón de responder. En cuanto apretamos el botón de enviar, ese correo pertenece en una de las dos categorías siguientes. O bien, ya no lo necesitamos o bien querremos conservarlo para nuestros archivos.

    Redaccion-0-mensajes.JPG

    Si pertenece a la segunda categoría, el buzón de la papelera tiene una boca infinitamente abierta para recibir todo lo que queramos echarle. ¡No seas tímido! bórralo. De todas formas, dentro de dos meses, cuando te pongas a hacer limpieza, tampoco recordarás a qué se refiere. ¡Fuera todo lo que no sea necesario! Estoy convencido de que acabo de eliminar, como mínimo, el 80 por ciento de los mensajes que tienes en tu buzón de entrada (aviso a los incautos: todos los correos con filtreos o coqueteos con colegas o conocidos entran en esta categoría. No creas que recrearte leyéndolos te va a salvar de que tarde o temprano trasciendan. O los borras o dejas de coquetear. De nada).

    Si pertenece a la tercera categoría, y por algún milagro de la literatura contiene información que puede que desees leer más adelante, o tal vez imprimir o reenviar a terceros, crea un buzón local en tu ordenador, donde puedas meter todo. Tal vez caigas en la torpeza (lo siento, es así) de pensar que si te creas veinte carpetas diferentes para distintos temas vas a ser (o al menos parecer) más organizado, pero no es así.

    Buzones-01-mensajes.JPGCrear carpetas por temas te va a obligar a meter entre uno y tres mensajes como máximo en cada acción. Por no hablar de la cantidad de veces que dudarás si un correo debes meterlo en ésta o aquella carpeta, porque en realidad pertenece a las dos… ¿sabes qué? a nadie le importa. Y cuando quieras buscarlo, si es que alguna vez eso ocurre, te vas a poner a mirar en todas las carpetas menos en la que decidiste que era la suya por naturaleza (saludos, Murphy), y habrás perdido veinte minutos -no sólo por la búsqueda, sino porque te habrás encontrado otras docenas de correos que ya no recordabas y te habrás puesto a leerlos… ¿hola? estás trabajando, ¿recuerdas? se trata de aprovechar el tiempo.

    Así que olvídate de carpetitas y nombres genéricos. Una única carpeta que se llame “mis cosas” o “Para guardar” o cualquier cosa poética que sientas en ese momento, y que sirva de baúl de los viajes al pasado. Todo lo que no sea para responder o para olvidar va ahí. Punto.

    ¿Y si quiero encontrar algo? Te presento a las búsquedas. Tu mejor amiga desde que se inventó… el porno por internet tu sabrás.

    Así que si lo que quieres es ser una persona eficaz, organizada, productiva, elegante, con las ideas claras y candidata al próximo ascenso, ya sabes. Ten tu buzón de entrada a cero.

    Ya lo sé, ya lo sé. Yo también te quiero.

    2 Comentarios

    1. josepsgk 18 julio, 2008

      Pues no se que decirte. Aunque estoy en parte de acuerdo en que la bandeja de entrada, mejor a 0. La verdad es que tengo por lo menos 15 o 20 carpetas de correos guardadas en mi mac y que se clasifican automaticamente mediante unas reglas de correo básicas des de mail.
      Esto me permite de un vistazo diferenciar los correos de clientes de los correos personales y cada cliente automáticamente se clasifica en su subcarpeta.
      De esta forma tengo un historial con todos los mails de un cliente. Por si las moscas.
      Ademas puedo rápidamente localizar cuales son los mails que me interesan y si el mail que espero ha llegado o no.

      Claro que para gustos, colores.

    2. juanfal 18 julio, 2008

      Muy bueno y de acuerdo en general, pero hay mucho correo que tienes que guardar debido a que contienen datos que sólo se envían por correo. Gracias a las benditas búsquedas!!! es verdad que después las cosas no suelen estar donde uno creía haberlas puesto, pero eso es lo de menos.

      Lo que sí detesto de verdad es el tema de los ficheros endosados en Word y los documentos scaneados en .bmp !!! (hay en windows quienes no se enteran de que una imagen en .bmp ocupa entre 10 a 100 veces más que en tiff o jpg)

      – j

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