Llega Adobe Acrobat 7, por Fat Freddy

Se entrega a finales de marzo de 2005 (en versión castellana. En inglés salió el 15 de Diciembre) y depara sorpresas para unos, decepciones para otros que esperábamos más. Ahora Acrobat pelea en la arena de la ofimática y las bases de datos.

Pantalla de presentación (Click para ampliar)

En primer lugar, si os decidís por la compra del paquete, deberéis elegir entre las versiones Profesional (650 €), Standard (405 €) o Elements, sólo disponible para Windows y pensado para entornos multilicencia. Lógicamente, las funcionalidades varían en función de la versión -esto es, de la cantidad de euros invertidos-. Adobe describe las diferentes capacidades de cada una en http://www.adobe.es/products/acrobat/matrix.html. Disponéis de un listado más completo pero menos oficial en http://www.planetpdf.com/enterprise/article.asp?ContentID=6836&fa

Adobe Acrobat Reader

Lo primero que notaremos tras instalar el lector gratuito de PDF es una considerable mejora de la velocidad de ejecución de la aplicación. Ya conocíamos la inefable vagancia con la que se arrastraba Reader 6 sobre nuestros equipos con Mac Os X. La cosa ha cambiado para bien, pero con trampa: se comenta que reader instala las librerías más importantes para iniciarlas al arrancar el sistema, de modo que no necesita cargarlas al abrir la aplicación. Si este ligero inconveniente no nos molesta, la lectura de PDFs nos resultará mucho más cómoda que en versiones anteriores. De nuestra elección dependerá el utilizar Reader o seguir con Vista previa, que, intuimos, va a seguir resultando una buena opción para quienes no requieran de una fidelidad extrema en la apariencia del archivo, y más teniendo en cuenta que Reader utiliza un mínimo de 30 Mb de RAM donde Vista Previa se apaña con bastante menos.

Ahora en Reader podremos incluir notas, rellenar formularios o recibir archivos adjuntos. Lo que podamos hacer con Reader depende directamente de la versión del editor con la que se haya creado el PDF -ya sea Pro, Standard o Elements-, por lo que pasaremos a comentar éste.

El editor: Adobe Acrobat

Es en el editor donde encontraremos algunas de las novedades que van a ser más celebradas.

Adobe está intentando agilizar la creación y gestión de PDFs en redes corporativas, por lo que ha dotado a su última versión de tecnología XLM, a partir de su estándar Intelligent Document Platform. Dicho en Román Paladino: Ahora el PDF será, si cabe, más compatible con todo. Los PDFs podrán ser editados por grupos de trabajo y ensamblados automáticamente minimizando los problemas entre versiones de archivo diferentes. Podremos integrar nuestros PDFs en bases de datos u hojas de cálculo que indexen su contenido, tanto si se encuentran instaladas en intranets como en la Web. Encontraremos en un futuro un mayor número de aplicaciones que analicen, clasifiquen y gestionen el contenido de PDFs con naturalidad y dispondremos de una mayor cantidad de aplicaciones que aporten soluciones a nuestros flujos de trabajo si éstos están basados en PDF, ya que Adobe, según anuncian, ofrecerá en los próximos meses un kit de herramientas XML para que los desarrolladores puedan proporcionar un fácil acceso al contenido de archivos PDF desde los lenguajes de “scripting” más comunes, e incluso desde Java. Para todo ello necesitarán la herramienta Adobe LiveCycle Designer, que se puede comprar por separado, o bien encontrarla incluida en Acrobat Professional -versión Windows.

En lo que respecta a los usuarios de a pie, otra de las novedades que más agradecidas van a resultar es la compatibilidad de Adobe Acrobat con herramientas de Microsoft como Office (no están disponibles para Mac, sólo en versión Windows). No obstante, sería de agradecer que los PDFs generados por estas aplicaciones no resulten tan propensos a la obesidad mórbida como los del sistema de nuestros amores. A destacar el hecho de que ahora también podremos importar documentos a Word manteniendo el formato. Los usuarios de Windows -y sólo éstos- están de enhorabuena por otra razón: estas funcionalidades se amplían para ellos a Outlook, Explorer, Access, Publisher y AutoCAD, donde el límite de tamaño de página se ha ampliado hasta 5 metros y se pueden conservar datos de objeto y capas ¡así como incluir en el PDF objetos 3D navegables! (U-3D). Asímismo incluye una nueva herramienta de medición de planos.

Otra mejora que puede parecer menor pero que a muchos nos resultará útil es la posibilidad de que, en un documento creado con la versión Profesional -no inferiores-, puedan incluirse notas, utilizando únicamente Acrobat Reader. Pongamos un ejemplo: enviamos un documento PDF para su corrección; el receptor, utilizando el gratuito Acrobat Reader 7, ya no tendrá que indicarnos sus observaciones en el cuerpo de texto del mensaje de correo, sino que podrá incluirlas dentro del mismo PDF utilizando las herramientas de resaltado, rotulador o notas adhesivas en el punto exacto a corregir, colaborando a hacer el proceso más sencillo y evitando, hasta cierto punto, posibles errores de interpretación. Adios al PDF con remolque de texto explicativo.

En este mismo sentido, y para facilitar las transmisiones de archivos y su manejo, Acrobat 7 habilita otra opción interesante: la posibilidad de incluir en un único archivo PDF varios archivos, enlace éste PDF a ellos o no. Es decir; podremos incorporar en nuestro PDF vídeos QuickTime, documentos Microsoft Word o incluso otros archivos PDF, en un único archivo, que cada vez se parecerá más a un documento multimedia que combina multitud de archivos no nativos y algunos ejecutables desde un enlace en la página visible en Reader. Muy de agradecer para aquellos usuarios a los que enviar un correo electrónico con 5 adjuntos les resulta tedioso y siempre proclive al equívoco -es decir, a todos-, o para aquellos que basan su red en servidores ftp. La filosofía del todo en uno que algunos agradecemos profundamente.

Detalle de la interface con la pestaña de adjuntos desplegada. (Click para ampliar)

Adobe también se ha acordado de los preimpresores en esta versión del editor con Print Production. Ahora, desde Acrobat 7 es posible reajustar espacios de color, corregir grosores de linea de forma automática, y también convertir a PDF las especificaciones de cada impreso para que circulen por todo el flujo de trabajo y cada sección tenga constancia de las condiciones y requerimientos con los que éste ha sido creado. También se mejora la gestión de documentos con transparencias y se ofrece la posibilidad de editar el trapping de cada color. En esta versión podremos decidir qué zona del archivo imprimir con mayor facilidad que en la anterior, podremos añadir marcas de registro y corte, facilita la visualización de las tintas de impresión, pudiendo escoger su densidad y su categoría de opacas o transparantes para mejorar esta previsualización. También podremos definir de un modo más sencillo el estándar de impresión de nuestro trabajo (ya sea SWOP, Euroscale, etc) y visualizar el resultado instantáneamente -dentro de lo que cabe, por supuesto-, entre un sinnúmero más de posibilidades, todas las cuales están agrupadas en el menú Print Production, que incluye la función Preflight que, sin llegar a la perfección de otras herramientas especializadas, nos informa sobre multitud de problemas en el PDF como pueden ser planchas no contempladas, resoluciones erróneas, JPGs de incógnito, tipos no incrustados… información muy de agradecer. Ya ha quedado atrás la utilización en exclusiva de la opción Previsualizar Separación de la versión anterior. Acrobat sigue resultando algo oscuro y cabalístico, pero al menos lo encontraremos todo junto.

El menú del preimpresor (Click para ampliar)

Otras mejoras

Una mayor facilidad a la hora de gestionar los PDFs de nuestro disco duro, con una más optimizada gestión de ebooks y la mejora de las opciones de archivo y búsqueda de éstos que han llamado Organizer, y es un estilo al anterior Catalog, pero mejor e integrado en el editor. La lástima es que Reader no incorpore Organizer que, en nuestra humilde opinión, es donde lógicamente debería estar, pues resulta ideal para bregar con cientos de archivos PDF.

Ventana de Organizer (Click para ampliar)

Organizer tiene tres aspectos fundamentales de presentar los PDFs, en un rediseño de los antiguos Archivos recientes y las colecciones (“Mi estante”):

– Historial

– Favoritos

– Colecciones

La versión 7 de Acrobat soporta capas. No las crea, pero las interpreta, renombra o redistribuye como un león. La mala noticia es que aquellos programas desde los que exportemos el PDF deberán estar optimizados para crear esta versión de PDF y, por ahora, parece ser que Acrobat solo reconoce unas pocas, entre ellas algunos formatos de archivo de AutoCAD e… Indesign, claro.

Entre las mejoras también figuran las de seguridad. Podremos actuar de un modo más completo definiendo con más exactitud quién y cómo puede leer o imprimir documentos. Del mismo modo incorpora más opciones para asegurar la recepción de nuestros documentos más importantes sean uno o varios los receptores, asegurando un control de la versión del archivo y su última modificación de un modo más seguro mediante identificadores digitales, e incluye un gestor de envío y recepción de documentos donde se define cada uno de éstos pudiendo cotejar cada versión y sus emisores o receptores para evitar errores de versión en aquellos documentos con tendencia a viajar aquí y allá continuamente.

La posibilidad de rellenar formularios es otra de las anunciadas como principales por Adobe. Podremos rellenarlos en modo local y completarlos con nuestra firma digital; serán algo así como impresos digitales. No será lo que más utilicemos de Reader, pero nos salvará de esos tediosos momentos en los que tenemos que introducir datos estando conectados. Podremos recibir solicitudes de todo tipo en nuestro buzón de correo para rellenarlas tranquilamente y reenviarlas de nuevo en cualquier momento sin esa inmediatez que exigen tantas páginas con millones de campos obligatorios diseñados para equivocarnos.

Acrobat Distiller

No, Distiller no ofrece grandes novedades, aparte de una pequeña reorganización del interfaz. Así como la versión 6 fue la dedicada a la preimpresión, ésta se centra en la ofimática y los grupos de trabajo, por lo que el generador de PDFs apenas sufre cambios sustanciales, habida cuenta de que la creación de este formato para su visualización en pantalla quizás no requiera de muchas más mejoras, o al menos no tantas como su editor. Distiller ofrece ahora la opción de convertir imágenes de RGB a CMYK, aunque la configuración de la conversión se ciñe a las clásicos propósitos de “Perceptual, Saturación, Absoluto y Relativo colorimétrico” sin posibilidad de definir UCR, GCR… etc, con lo que seguirá resultando muy recomendable editar el modo de conversión en los ajustes de color de Photoshop o la aplicación alternativa utilizada para su edición antes de crear el PDF y así evitar resultados no deseados.

Todo lo más, comentar que esta versión admite la generación de archivos basados en el estándar PDF/A, pensado en archivistas y documentalistas para los que puede servir de gran ayuda, así como la posibilidad de organizar los archivos postscript en cola de espera, de un modo similar a como lo hace el configurador de impresoras de MacOs X.

Distiller no sufre grandes variaciones (Click para ampliar)

Excede de la intención de esta sección, pero para todos aquellos interesados en el estándar PDF/X, hemos de recomendaros que visitéis:

http://www.gusgsm.com/html/pdfx01.html#a29, donde encontraréis una de las más completas descripciones de esta versión de PDF, fundamental para manejar los estándares de PDF/X con soltura, sobre todo en el entorno de las artes gráficas.

Conclusión

En definitiva, la versión 7 la encontramos más optimizada y ágil en general, más útil para todos aquellos usuarios que se manejan en el proceloso océano de la ofimática, sobre todo si gestionan en grupo los trabajos; algo más cómoda para los dedicados a las artes gráficas e, intuimos, infinitamente más útil para aquellos usuarios que se dedican a la creación de bases de datos en las que los PDF, hasta ahora, resultaban archivos crípticos e inescrutables para sus bases de datos.

Adobe ha dado un paso al frente para confirmar Acrobat en el formato multiplataforma definitivo en nuevas disciplinas, pero para el mero usuario del Reader makero, no va a resultar mucho más útil que las versiones anteriores. Para todos ellos, Vista Previa tiene todavía mucha vida por delante. El dia en que incluyan Organizer en Acrobat Reader, recemos por ello, quizás la cosa cambie drásticamente.

Y, por cierto, esta versión denota cierta querencia a los usuarios de Windows en detrimento de los makeros… da que pensar ¿Tendremos que preocuparnos? ¿Serán muy rencorosos en Adobe? 😉