Dropbox: compartir de forma segura archivos y carpetas desde el Mac

Al hilo de mi anterior artículo, hay dos formas de compartir información entre dos cuentas de Dropbox: la forma "segura" y una forma mucho menos segura, pero que curiosamente es la utilizada por la mayoría de los usuarios.

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Captura de pantalla 2017-07-14 a las 6.12.46Para empezar hay que activar la extensión de Dropbox en el Mac, si no la tienes activada:

  • Abre Preferencias del Sistema > Panel de control Extensiones
  • Comprueba la lista de Extensiones disponibles seleccionando Todas en la barra lateral izquierda y si la extensión de Dropbox no está activada, actívala.

Ahora, al hacer clic encima de un archivo invocando el menú contextual, verás que aparecen opciones relativas a Dropbox. SI el archivo está fuera de la carpeta de Dropbox, tendrás una opción para moverla allí. Si el archivo ya está dentro de la carpeta de Dropbox, verás otras muchas opciones.

Estas opciones son:

  • Compartir: es la opción adecuada para compartir información. Se abrirá una ventana emergente donde podrás añadir una dirección de correo que corresponderá a otro usuario/s con los que compartir esa carpeta, opciones para los derechos de edición y más. Esta es la mejor opción porque evita tener que mover en tu ordenador enlaces por correo electrónico.
    Captura de pantalla 2017-07-14 a las 6.18.36
  • Administrar acceso: te permite decidir cómo y con quién se comparte el archivo y gestionar la granularidad de edición, aunque te lleva al interfaz web de Dropbox usando el navegador.
  • Copiar enlace de Dropbox. Una muy mala idea por un motivo: con el enlace se puede acceder al archivo independientemente de quien seas, por lo que si el enlace es capturado por un tercero, puede acceder a la información. Esta opción solo debe usarse cuando compartimos información con un público amplio porque evita tener que añadir muchos usuarios, incluso con aquellos que desconoces. Pero a la hora de trabajar, es mucho más segura la primera opción, sobre todo porque nunca sabes quien “moverá” el enlace a un tercero y esa información acabará en las manos menos adecuadas.

Si estás pensando en que tu no usas Dropbox pero si usas Google Drive o One Drive, las mismas políticas de seguridad se aplican a ambos servicios que están preparados de la misma manera para compartir con personas determinadas o obtener enlaces que permiten el acceso público: siempre es mucho mejor usar el primer método de acceso personalizado que lanzar a internet un enlace totalmente público y pensar que los usuarios que lo reciban lo van a utilizar correctamente.

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3 comentarioss

  1. Alquimista

    Hombre Carlos, que casualidad, precisamente llevo unos días peleándome con este asunto.
    Y la pregunta del millón es: ¿cómo puedo automatizar esto?
    La idea es generar un PDF desde FileMaker, guardarlo en una carpeta de Dropbox y, conociendo la ruta completa del archivo, generar automáticamente un enlace para compartir. Ah, y por supuesto sin usar la carpeta Pública.
    Luego ya es cosa mía decidir si, en función del tamaño, adjuntar el PDF o el enlace de Dropbox. Salvo obtener el dichoso enlace todo lo demás está controlado.

    1. Carlos Burges Ruiz de Gopegui

      Aunque es viejo, quizás este enlace te sirva.
      http://www.makeuseof.com/tag/create-direct-links-dropbox-content-automate-process/

      BTW, la carpeta “publica” de Dropbox ya no existe. Han eliminado esa característica desde marzo de este año y ahora se comporta como una carpeta normal.

  2. Alquimista

    Gracias Carlos.
    Ya he vuelto de vacaciones y he probado esto y no, no funciona. Y no funciona porque como la mayoría de soluciones juegan con la carpeta Public que, como explico luego, no es una solución adecuada.

    He estado probando opciones que parecen que solucionarían el problema pero, sinceramente, no entiendo cómo funcionan o cómo aplicarlas:
    – usando aplicaciones de DropBox: https://stackoverflow.com/questions/22883492/how-to-get-dropbox-shared-link-url-via-applescript-or-other-scripting-language
    – porque lo de meterme con la API de DropBox ya ni me lo planteo: https://www.dropbox.com/developers-v1/core/docs

    “BTW, la carpeta “publica” de Dropbox ya no existe. Han eliminado esa característica desde marzo de este año y ahora se comporta como una carpeta normal.”

    No es exacto, la carpeta Publica sigue teniendo algo especial: los enlaces públicos.

    Cuando se comparte un enlace de Dropbox queda así:
    https://www.dropbox.com/s/CadenaAleatoriaAlfanumérica/MiDocumento.pdf?dl=0
    https://www.dropbox.com/s/CadenaAleatoriaAlfanumérica2/MiDocumento2.pdf.pdf?dl=0

    Esos mismos documentos pero desde otra carpeta quedan así:
    https://www.dropbox.com/s/CadenaAleatoriaAlfanumérica3/MiDocumento.pdf?dl=0
    https://www.dropbox.com/s/CadenaAleatoriaAlfanumérica4/MiDocumento2.pdf.pdf?dl=0

    En mi caso, al ser una instalación nueva, la carpeta Publica no existía así que la creo. Entonces con esos mismos documentos puedo seguir creando ‘enlaces públicos’ que son ligeramente diferentes:
    https://dl.dropboxusercontent.com/u/xxxxxxxx/MiDocumento.pdf
    https://dl.dropboxusercontent.com/u/xxxxxxxx/MiDocumento2.pdf
    donde xxxxxxxx en un número fijo asociado a mi cuenta, es decir, es mi Public ID. ¿El problema? que si paso el enlace https://dl.dropboxusercontent.com/u/xxxxxxxx/Oferta-54.pdf y vas tu y cambias el 54 por 53 ¡accedes al documento Oferta-53.pdf! y claro, eso no puede ser.
    Si no para mi sería perfecto saber que la ruta a la oferta iba a ser siempre la misma:
    https://dl.dropboxusercontent.com/u/xxxxxxxx/MiDocumento-XX.pdf