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Como mantener un proyecto bajo control en la era post-pandemia

La pandemia ha provocado un cambio paradigmático en la forma de trabajo de las empresas. Propuestas que llevaban décadas funcionando como opciones “progresistas” para las empresas más avanzadas, como la conciliación entre la vida personal y la profesional, el teletrabajo o el trabajo por objetivos (en vez de por presencia), han pasado al primer término como la única forma de mantener la productividad cuando todo el mundo estaba confinado en sus casas.

Esto ha supuesto una implantación de formas de trabajo apresuradas y drásticas que, una vez superada la parte más dura de la pandemia, están siendo reevaluadas para decidir si son sostenibles a largo plazo o incluso de forma permanente.

Mientras que muchos directores y “jefes” sienten que pisan terreno inseguro porque no tienen delante a sus trabajadores y su manera de dirigir ya no es válida, los trabajadores han abrazado en la mayoría de los casos con alegría la flexibilidad de poder trabajar cuando y donde les encaja, mientras cumplan con su cometido.

En este entorno de revolución e innovación a partes iguales, a veces puede ser difícil mantener el control sobre los costes y evolución de los proyectos que se gestionan para los clientes. Por supuesto, siempre ayuda tener un software eficiente para la gestión de proyectos que nos permita tener a la vista todas las variantes y cómo están avanzando.

Para qué sirve un gestor de proyectos

La planificación de un proyecto es el corazón del ciclo de vida del proyecto, y permite saber a todos los implicados hacia dónde vas y cómo se va a llegar allí. 

La fase de planificación es cuando se documentan los planes del proyecto, se definen los hitos a cumplir y los requisitos del proyecto, además de establecer el calendario del proyecto. 

Implica crear un conjunto de planes para ayudar a guiar al equipo a través de las fases de implementación y cierre del proyecto. Los planes creados durante esta fase ayudarán a gestionar tiempos, costos, la calidad, los cambios, el riesgo y los problemas relacionados. 

También ayudarán a controlar al personal y a los proveedores externos para asegurarse de que entrega el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del horario.

Por último, también permitirán establecer medidas correctivas en caso de que el proyecto sufra retrasos o desviaciones que pongan en peligro el éxito del proyecto.

Qué tiene que hacer un buen gestor de proyectos

Si crees que probar un gestor de proyectos puede ser una buena idea para intentar mantener todo bajo control y tener más tiempo para la gestión real y tener que estar revisando informes y calculando manualmente cuánto está costando y si se están cumpliendo los datos, recomendamos que busques, al menos, estas capacidades.

  • Horas por proyectos.Mide de forma automática las horas invertidas en cada proyecto.
  • Tiempo por tareas. Desglosa el tiempo por tareas y subtareas, por día y empleados.
  • Planificación y previsión. Permite compara los datos reales con las previsiones iniciales para anticipar retrasos de entrega.
  • Rentabilidad del proyecto. Calcula automáticamente los costes, la facturación y el margen de cada proyecto.

Conclusión

La conclusión es que para proyectos complejos, largos (o ambos), la gestión manual y personal no sólo supone una dedicación de tiempo enorme que podríamos dedicar a gestionar realmente el proyecto sino que puede hacernos cometer errores o no ver dificultades que un programa especializado va a resaltar de manera automática.

Las ventajas de un software de gestión de proyectos son las siguientes:

Permite mejorar la monitorización de manera automática, de forma que los datos sean totalmente objetivos. Evita el reporting manual de los empleados.

Facilita la gestión de los proyectos, el seguimiento y su dirección, basándose en datos reales.

Equilibra cargas, permitiendo controlar las horas invertidas en cada proyecto y tarea de manera que sea más sencillo repartir equitativamente (o al menos reconocer quién ha estado dejándose la piel).

Aumenta la rentabilidad mediante el cálculo automático de costes, facturación y rentabilidad de cada proyecto.

Analiza desviaciones, comparando el progreso del proyecto con respecto a las previsiones iniciales. Permite evitar retrasos en los plazos de entrega.

Alf

Propietario de www.faq-mac.com.

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