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Google Docs. Guía para principiantes

Cambiar de Microsoft Word a Google Docs puede parecer una tarea abrumadora, pero en esta guía, explicaremos todo lo que necesitas saber para dominar este procesador de texto basado en web.

Microsoft Word ha existido durante tanto tiempo que la mayoría de las personas de 30 años se criaron usándolo. Ha sido un titán de la industria del procesamiento de textos durante décadas. Sin embargo, el formato básico de Microsoft Word no ha cambiado mucho. Y para mucha gente, ya no se adapta a sus necesidades.

Google Docs es un procesador de texto en línea gratuito que almacena su trabajo en Google Cloud y permite colaborar con otros usuarios de Google. Puede usarse en cualquier lugar que tenga conexión de datos, incluso puede usarse en el teléfono o tableta inteligente. Y una de las mejores cosas es que es gratuito.

Ya porque tengas que aprender a usar Google Docs para el trabajo o porque estés buscando un procesador de texto que se adapte a tu vida más que Word, tenemos todo lo que necesitas saber para convertirte en un profesional de Google Docs en este artículo.

¿Qué‌ ‌es‌ ‌Google‌ ‌Docs? ‌ ‌

Google Docs es una de las muchas aplicaciones en línea gratuitas proporcionadas por Google como parte del “caramelo” Google. Es gratis para cualquier persona que tenga una cuenta de correo electrónico de Google.

Google Docs es un sistema de procesamiento de texto en línea que se lanzó en 2006. Aunque Google no lo declaró explícitamente, Docs se diseñó claramente como la respuesta a Microsoft Word. Ya que se basa en lo que Microsoft creó, pero aborda muchas de las quejas que los clientes tenían con el procesador.

Una de las principales diferencias entre Docs y Word es que Docs es completamente online. Por lo tanto, Docs puede funcionar con todos los sistemas operativos. Docs está basado en la nube, por lo que no utiliza espacio de almacenamiento en sus propios dispositivos.

Esto también significa que puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar del mundo donde pueda conectarse. Atrás quedaron los días en que un archivo olvidado arruinaba una presentación.

Google Docs también se creó para la colaboración. Varias personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo. Chatean entre ellos mientras trabajan y realizan un seguimiento de los cambios que otros están realizando en tiempo real.

Cómo‌ ‌abrir una cuenta‌ ‌

Registrarse en Google Docs es gratuito. De hecho, Google Docs y muchas otras aplicaciones son gratuitas como parte de la colección de Google Apps. Otras aplicaciones incluyen Google Sheets (una versión en línea de Microsoft Excel) y Google Slides (similar a Microsoft Powerpoint).

Todas estas aplicaciones son de acceso gratuito para cualquier persona. Se tiene acceso automáticamente a una suite de Google cuando te registras para obtener una cuenta de correo electrónico de Google. Este es un proceso muy simple que también es gratuito.

Crear‌ una cuenta de ‌Google‌ ‌

Aquí hay una guía rápida paso a paso para configurar una cuenta de Google y poder acceder a Google Docs.

Paso 1: dirígete a esta página web. Tendrás que poner tu nombre y apellido, y elegir una dirección de correo electrónico. También tendrás la opción de asociar tu dirección de correo electrónico actual a esta cuenta.

Paso 2: luego tendrás que confirmar esta información antes de elegir una contraseña. Se te pedirá que confirmes esta contraseña antes de pasar a la página siguiente.

Paso 3: se te dará la opción de vincular un número de teléfono a la cuenta para que pueda usarse para verificar los inicios de sesión en el futuro; esto es opcional.

Después de esto, tendrás acceso completo a la colección de Google Apps. La forma más sencilla de acceder a Google Docs es volver a la página de inicio de Google.

En la esquina superior derecha, encontrarás enlaces a Gmail, Google Images y una imagen de 9 puntos grises.

Al hacer clic en estos puntos, aparecerá un menú desplegable de todas las aplicaciones de Google. Google Docs debería estar cerca de la parte superior de esta lista.

Alternativamente, puedes buscar por Google Docs y hacer clic en el primer enlace.

Iniciar un documento

Cuando hayas abierto Google Docs, verás la pantalla de inicio de Docs. Aquí tendrás la opción de abrir un documento en blanco, elegir entre una variedad de plantillas y revisar cualquier trabajo que hayas creado previamente en esta cuenta.

Los que estén familiarizados con Microsoft Word notarán que esta pantalla de inicio es muy similar a la última edición del procesador de textos.

Crear‌ ‌un documento en blanco ‌

Si desea crear un documento en blanco, deberás hacer clic en el signo más (+) multicolor que se encuentra directamente debajo de “Crear un documento”.

Al hacer esto, se abrirá un nuevo documento en blanco. Vendrá sin formato y podrás hacer lo que desees con él.

Puedes usar esta función para escribir una novela, un informe, una guía sobre cómo usar los documentos de Google, lo que más te guste.

Plantillas de documentos ‌

Si quieres hacer un documento que tenga mucho diseño, puede que te interese considerar una de las plantillas creadas por el equipo de Google. La pantalla de inicio permite elegir entre seis plantillas prefabricadas.

Sin embargo, si necesitas más, puede hacer clic en el botón que dice galería de plantillas. Esto abrirá dos nuevos conjuntos de plantillas: plantillas generales y plantillas creadas por tu empresa (si las hay).

La mayoría no tendrá que preocuparse por la segunda opción. A menos que tengas una cuenta de Google vinculada a una escuela o lugar de trabajo. Si es tu caso, ahí encontrarás las plantillas que la empresa quiere utilizar para sus comunicaciones y documentos y tu podrás enviar las que consideres que pueden ser útiles a otros compañeros.

La sección Plantillas generales contiene algunas docenas de plantillas creadas para diferentes temas y tareas de escritura. Estos van desde un informe de un libro escolar hasta un plan de negocios.

Importar un documento de ‌Microsoft‌ ‌Word‌ ‌

Para importar un documento de Microsoft Word a Google Docs, tendrás que copiarlo primero a tu Google Drive. Esta es una guía rápida sobre cómo hacerlo.

Paso 1 – Abre tu Google Drive.

Paso 2: hay un botón en el lado izquierdo de la pantalla que dice “Nuevo”. Haz clic en este y selecciona “Subir archivo” en el menú desplegable que se presenta.

Paso 3: busca el archivo de Word que deseas cargar. Haz clic en él y luego haz clic en el botón en la parte inferior derecha de la ventana emergente que dice Abrir.

Paso 4: el archivo se ha copiado en Google Drive. Haz doble clic en el nuevo archivo. Cuando se te da la opción de elegir dónde abrirlo, haz clic en Google Docs.

Corrector ortográfico

Una de las principales características que llevaron al éxito de Microsoft Word fue su función de revisión ortográfica. Google Docs también tiene esto. También ofrece autocorrecciones para errores tipográficos comunes y escritura predictiva.

Nuestra principal queja con Google Docs es que todo es mucho más difícil de encontrar de lo necesario. Es muy contradictorio.

Para encontrar el corrector ortográfico en Google Docs, deberás ir al menú en la parte superior de la página (que empieza con “Archivo“) hacia la derecha está el menú “Herramientas“. Haz clic y escoge “Ortografía y gramática” en el menú desplegable (también puedes usar el atajo CTRL + ALT + X).

Usar‌ ‌Google‌ ‌Docs‌ ‌Offline‌ ‌(sin conexión a internet)

Si bien existen muchos beneficios de poder almacenar sus documentos exclusivamente en línea, hay momentos en los que necesitamos acceder a ellos sin conexión. Es muy fácil configurar esto usando Google Docs (es necesario usar Chrome).

Es importante tener en cuenta que solo puede usar esta función con una cuenta por computadora. Por lo tanto, si tienes varias cuentas registradas en el mismo ordenador, deberás elegir con cuál deseas poder trabajar sin conexión.

Cuando estés en tu página de inicio de Google Docs, pasa el cursor sobre el menú de hamburguesas (las tres líneas grises en la esquina superior izquierda). Cuando hagas clic aparecerá un menú desplegable, debajo de la lista de aplicaciones de Google verás Configuración.

En Chrome sale la opción de trabajar sin conexión
En Safari no está la opción de trabajar sin conexión

El menú de configuración le presentará 4 opciones, la tercera hacia abajo es “Sin conexión“. En el lado derecho de esta ventana emergente, debajo de “Sin conexión”, hay un interruptor gris. Haz clic en este interruptor y se volverá azul. Cuando este interruptor esté en azul, podrás acceder a los documentos de esta cuenta mientras estés desconectado.

NOTA: Si no puedes activar el trabajo "Sin conexión" es porque primero tienes que activarlo en la Configuración de Drive. Ve a Google Drive y en su configuración activa el trabajo sin conexión.

Colaborando‌ ‌con‌ ‌otros‌ ‌en‌ ‌Documentos‌ ‌

Ahora, vamos a hablar sobre una de las características más interesantes e innovadoras de Google Docs: sus propiedades colaborativas.

A diferencia de Word, Google Docs facilita la colaboración con otros. Ya no tienes que enviar archivos de un lado a otro. No tienes que esperar a que la otra persona te envíe sus cambios antes de poder comenzar a trabajar en el archivo.

Google Docs permite la colaboración en tiempo real entre varias personas. No solo puedes ver a las personas que realizan cambios en el documento en vivo, sino que también puedes realizar un seguimiento de los cambios que están realizando, conversar dentro del documento y trabajar en tu propia parte del documento simultáneamente.

Cómo compartir documentos

Para comenzar la colaboración, deberás crear un documento y compartirlo con otra persona. Si tienes dificultades para crear documentos, consulta la sección anterior.

Una vez que tengas el documento, deberás hacer clic en el botón azul de compartir, en la esquina superior derecha. Estará junto al círculo que representa tu cuenta (los colores varían según la cuenta). Este botón Compartir tendrá un candado o un bloque de oficinas en la parte superior de una cadena.

Si ves un candado, significa que has creado un documento privado en tu propia cuenta privada. Nadie podrá ver esto a menos que les des permiso.

Si tienes el bloque de oficinas, esto significa que has creado este documento en una unidad compartida y cualquier otra persona que tenga acceso a esta unidad puede ver el documento.

Cuando haces clic en el botón de compartir, tienes dos opciones: compartir con personas o copiar un enlace para compartir.

La opción “compartir con” permitirá ingresar las direcciones de Gmail de cualquier persona con la que desees compartir este documento. Si no conoces su dirección de correo electrónico, no podrás compartirlo con ellos de esta manera.

La opción de copiar enlace permite copiar un enlace que dará a otro usuario acceso a su documento. Puedes pegar este enlace donde quieras, cualquiera que haga clic en él tendrá acceso a ese trabajo.

‌Cambios‌ recientes ‌

Cuando compartes el trabajo con otras personas, puede llegar un momento en el que necesites ver qué cambios se han realizado y quién los ha hecho.

Para hacer esto, debes hacer clic en el botón sobre el editor de tamaño de fuente. Esta parte inferior dirá algo como “Última modificación hace 3 minutos…”. Sin embargo, si lo supera dirá “abrir historial de versiones”. Haz clic en este botón y verás un nuevo tipo de superposición en el documento.

Esto permitirá ver qué cambios se han realizado y quién los ha realizado. Cada persona tendrá su propio color para que sea fácil rastrear sus ediciones.

Editar sugerencias ‌

Una de las características más recientes de Google Docs es su función Editar sugerencias.

Anteriormente, para sugerir ediciones, podías usar la función de comentarios para agregar notas en el documento. Sin embargo, esto no impedía editar accidentalmente el texto haciendo clic en el lugar equivocado.

La nueva función Sugerencias permite al usuario resaltar y colocar comentarios en el documento sin poder editarlo. Estos comentarios se pueden ver en una superposición separada.

En este modo, haz clic en el botón que dice “Editar” directamente debajo del botón Compartir. Esto mostrará un menú desplegable, haz clic en la opción “Sugerencias” y estarás listo para comenzar.

Si utilizas Chrome, también puedes hacer clic derecho en el documento, aparecerá un menú. En la mitad del menú, habrá una opción para “Sugerir ediciones” que también pondrá en modo de sugerencia. (En Safari sólo verás la opción de Comentar)

Refinando‌ ‌Tu‌ ‌Documento‌ ‌

Ahora veamos algunas de las habilidades más fundamentales que necesitarás aprender para armar documentos atractivos en Google Docs. Se trata de herramientas y funciones sencillas que te permitirán empezar a crear documentos de aspecto profesional desde la primera vez que utilices el procesador de texto.

Formateo‌ del texto‌ ‌

La barra de formato de texto es la parte de Google Docs que se parece más a Microsoft Word. Esta barra da las opciones para (trabajando de izquierda a derecha)

  • Deshacer la última acción
  • Rehacer la última deshacer
  • Impresión
  • Corrector ortográfico
  • Pegar
  • Seleccionar formato de texto (título, encabezado 1, texto normal, etc.)
  • Elegir la fuente
  • Elegir el tamaño de la fuente
  • Negrita, cursiva, subrayado
  • Cambiar el color de la fuente
  • Subrayar el texto
  • Crear hipervínculo
  • Agregar comentario
  • Insertar imagen
  • Alinear el cuerpo del texto
  • Cambiar el espaciado de línea
  • Agregar viñetas y listas de números
  • Disminuir sangría
  • Aumentar sangría
  • Borrar todo el formato

Superíndice‌ ‌ y‌ ‌ Subíndice‌ ‌

El superíndice y el subíndice se utilizan principalmente para representar fórmulas, elementos químicos, números grandes y fechas.

Muchos de estos diseños se formulan automáticamente en Google Docs. Sin embargo, si el que deseas usar queda fuera de esta lista, entonces es muy fácil crearlo.

Haz clic en el botón “Insertar” en el menú superior. En el menú desplegable selecciona “Carácter especial“. Haz clic y se abrirá un menú emergente.

Cuando este menú está abierto, verás dos menús desplegables más sobre la selección de símbolos. Haz clic en el menú de la derecha y desplázate hacia abajo hasta encontrar superíndice o subíndice (la lista está en orden alfabético). A continuación, podrás elegir qué símbolo deseas colocar y dónde. Incluso te dará la opción de dibujar tu propio símbolo.

Contar‌ ‌palabra‌s ‌y‌ página‌s‌ ‌

La característica que nos resulta más frustrante al escribir en Google Docs es su sistema de conteo de palabras. Esta ha sido una característica funcional en Microsoft Word desde 1986, entonces, ¿por qué Google no puede hacerlo bien casi 40 años después?

Las cosas no están tan mal como solían ser. Google solía carecer de una función que permitiera ver el recuento de palabras mientras se escribe. Ahora sí tiene esta función, pero deja de funcionar después de 20.000 caracteres. Esto hace que sea realmente difícil usarlo si estás escribiendo piezas largas y necesitas ceñirte a un número concreto de palabras.

Para ver el recuento de palabras, abre el menú Herramientas. Directamente debajo de Ortografía y gramática encontrarás el recuento de palabras. Esto abrirá un menú emergente que mostrará el número de palabras, caracteres y páginas.

Para ver permanentemente el recuento de palabras en la pantalla, marca la casilla que dice “Mostrar recuento de palabras al escribir”.

Agregar números de página‌ ‌

Agregar números de página es esencial si va a imprimir el documento o si deseas colaborar con otra persona en el documento. Los números de página no solo ayudan a mantener las páginas en orden, sino que también son una excelente manera de hacer referencia a una parte del documento.

Ve al menú Insertar y haz clic. La décima opción hacia abajo (debajo de los encabezados y notas al pie) en el menú es Números de página. A continuación, podrás elegir en qué lugar de la página deseas que se coloquen los números y qué página del documento quieres que sea la página 1.

Controlando‌ los márgenes‌ ‌

El sistema de edición de márgenes en Google Docs es casi idéntico al sistema de Word. En la parte superior del documento y debajo de la barra de menú, verás una regla con controles deslizantes. Para editar los márgenes, mueve los controles deslizantes hacia adelante y hacia atrás.

Sangría

La sangría se utiliza para simbolizar el comienzo de un párrafo en los formatos de texto tradicionales. Hay dos formas sencillas de sangrar los párrafos con Google Docs. También hay otra característica que hace todo el trabajo automáticamente.

En primer lugar, puedes sangrar un párrafo presionando la tecla de tabulación en su teclado. Esto sangrará el párrafo hacia la derecha ( a menos que tenga el texto alineado a la derecha).

También puedes usar los botones de disminución y aumento de sangría, que son los dos últimos botones del menú de formato de texto.

Una vez que hayas sangrado de 3 a 5 párrafos seguidos en Google Docs, el software comenzará a sangrar automáticamente por usted.

Agregar‌ ‌cajas de texto‌‌ ‌

Los cuadros de texto son una excelente manera de agregar emoción a un documento o de crear un área clara de enfoque para sus lectores. La mala noticia es que no es muy fácil agregarlos a un documento de Google.

Abre el menú desplegable Insertar y haz clic en la tercera opción: “insertar dibujo“. Elige la opción Nuevo y cuando aparezca el menú emergente, elija la opción de cuadro de texto del menú (la penúltima opción: una T en un cuadro).

Luego puedes completar el cuadro de texto antes de presionar guardar. El cuadro de texto aparecerá donde estaba el cursor.

Agregar una‌ ‌Tabla‌ ‌ de ‌Contenido ‌

Antes de insertar una tabla de contenido, debes asegurarte de que todo lo que deseas incluir en él sea algún tipo de encabezado. De lo contrario, no aparecerá en la lista.

Una vez que hayas resuelto esto, abre el menú Insertar y elige la última opción (Índice). Tendrás que elegir entre una página de contenido que incluya números de página o una que crea hipervínculos a cada sección o referencias.

El cuadro de texto aparecerá donde estaba el cursor, pero puedes arrastrarlo a una parte diferente del artículo sin afectar su formato.

Exportar un documento de‌ ‌Google‌ ‌Docs‌ ‌

Una vez que hayas terminado el documento, es posible que desees exportarlo. Vale la pena señalar que Google Docs ofrece imprimir y compartir desde la aplicación.

Si eliges exportar el documento, abre el menú desplegable Archivo. La sexta opción hacia abajo “Descargar” permitirá exportar el documento al disco duro o cualquier otra unidad de almacenamiento.

Podrás elegir el tipo de archivo en el que deseas descargar el documento; le recomendamos que lo descargue como un archivo PDF o Microsoft Word.

Las mejores extensiones de ‌Google‌ ‌Docs‌‌

Los complementos de Google Docs son contenidos creado por usuarios que han sido diseñados para mejorar la funcionalidad de Google Docs.

A continuación, hemos hecho una lista de 5 de nuestros complementos favoritos. Hemos elegido una combinación de funciones que corrigen fallos en Google Docs y nos facilitan la vida.

Para instalar complementos, haz clic en el menú desplegable Complementos, esto abrirá una ventana emergente que permitirá buscar entre todos los complementos disponibles. La mayoría de los complementos son gratuitos.

1 Outwrite /antes Grammarly

Ningún corrector ortográfico será perfecto; sin embargo, hemos descubierto que usar el corrector ortográfico integrado de Google Docs y Grammarly juntos es la combinación perfecta.

Grammarly todavía está en fase de prueba y no es perfecto. Pero es, con mucho, uno de los mejores complementos de revisión ortográfica y gramatical que existen.

Grammarly funciona de manera similar al corrector ortográfico de Google docs. Destaca los errores ortográficos subrayando en rojo y resaltando la redacción débil y la mala gramática con un subrayado azul. También tiene un menú lateral emergente que permite ver todos los problemas que ha encontrado y la calificación de la claridad del trabajo.

Grammarly tiene un servicio gratuito y un servicio premium. Sin embargo, el servicio premium ofrece muy poco más que la oportunidad de apoyar a los desarrolladores de la aplicación.

Este es un complemento que tanto estudiantes como profesionales encontrarán útil. Grammarly incluso está desarrollando una herramienta que te permite saber qué tipo de emociones estás mostrando en tu escritura. Esto es particularmente útil cuando intentas responder cortésmente a correos electrónicos groseros.

El único defecto menor de Grammarly es que el corrector ortográfico de Google Docs no funciona mientras Grammarly está activado. Y Grammarly no detecta todos los errores. Por eso, después de haber realizado todas las ediciones con Grammarly, recomendarlo desactivarlo y ejecutar el verificador de Google Docs.

Te sorprenderá ver que detectan problemas completamente diferentes.

2 EasyBib

Este es uno para todos los estudiantes que odian escribir sus bibliografías. Es decir, nuestro caso hace unos años.

EasyBib es una herramienta fantástica que elimina la molestia de reunir bibliografías y que ahorrará una gran cantidad de tiempo a largo plazo.

Simplemente elige el formato de referencia que estás utilizando en el complemento y luego comienza a copiar y pegar números ISBN o enlaces en él. La aplicación creará automáticamente una entrada de bibliografía, en función de lo que haya encontrado en línea.

Es posible que debas ingresar y agregar algunos detalles de vez en cuando, si estás utilizando una fuente poco conocida. Pero confía en nosotros, vale la pena ese pequeño esfuerzo por la cantidad de tiempo que ahorrarás a largo plazo.

3 Lucidchart

Esta elección y la siguiente compensan partes de Google Docs que son un dolor absoluto de usar.

Algunos puede que ya conozcáis Lucidchart por su aplicación web, pero también ofrece una extensión para Google Docs, y salva vidas.

Lucidchart es un sitio web gratuito para crear gráficos y diagramas. Puedes usarlo para crear gráficos que sean tan complejos o tan simples como desees. El software es fácil de usar, a diferencia del software de creación de gráficos que ofrece Google Docs.

El complemento permite utilizar las herramientas simples y fáciles de Lucidchart y usarlas en Google Docs. Este es nuestro sencillo truco para crear documentos interesantes y atractivos.

4 Easy Accents

Otra cosa que es innecesariamente difícil en Google Docs es agregar acentos a las palabras. Apple ya nos mostró que se puede hacer simplemente manteniendo presionada una tecla durante más tiempo. ¿Por qué Google no ha robado esta técnica?

Si necesitas incluir acentos, superíndices y subíndices en tus trabajos, querrás descargar este complemento.

Este complemento crea una ventana emergente que se puede abrir presionando el botón +. Esta pantalla tiene una serie de botones que representan los acentos más utilizados. Este complemento convierte 2 minutos de agregar un acento en un trabajo de 10 segundos.

Piense en cuánto tiempo puedes ahorrar.

5 Google Keep

Además de brindarle acceso a Google Drive, Hojas de cálculo de Google y Presentaciones de Google, su cuenta de Google también le brinda acceso a más de 131 aplicaciones gratuitas. Uno de los aspectos más destacados de estos es Google Keep.

Google Keep es una aplicación para tomar notas que permite anotar cualquier cosa. También puedes enlazar directamente páginas web desde la aplicación.

Este complemento permite agregar notas en Google Keep que se adjuntan a sus documentos, pero que también son visibles desde sus documentos. Lo usamos para mantener todas nuestras investigaciones y nuestra planificación de artículos. Estas notas son visibles desde cualquier dispositivo en el que tengamos Google Keep instalado.

También es una forma útil de dejar una nota sin tener que salir de la página y perder la fluidez.

Una de las cosas que nos gustan más de las aplicaciones de Google es que todas funcionan juntas sin problemas.

Traducido con autorización de Turbogadgets Review

Alf

Propietario de www.faq-mac.com.

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