El placer de trabajar en un documento compartido

Trabajar dos personas en un mismo documento puede ser un placer o una pesadilla. La suit de Apple iWork es un auténtico placer.

Trabajo todos los días con Windows y con la suite de Office. Vamos… como sucede en la mayoría de empresas y, sobre todo, si son algo grandes donde hay un departamento que centraliza y establece una plataforma cerrada de trabajo. No puedo elegir.

Hace ya algún tiempo dejamos las clásicas unidades de red para trabajar en One Drive. Esto suponía una ventaja importante a la hora de conectarse desde el exterior sin necesidad de utilizar VPN y desde cualquier dispositivo, pero a cambio de perder velocidad y de hacer la organización de documentos más compleja.

El caso es que alguna vez hemos intentado trabajar dos personas en el mismo documento con Office y es un auténtico drama.

⁃ Si trabajas con la aplicación de escritorio, mas completa, con más capacidad, más rápida, olvídate de colaborar en tiempo real. Tienes que andar dando a guardar para ver lo que ha tocado el otro.

⁃ Si trabajas en la web, la única razonablemente buena es Word, con Excel te arriesgas a perder datos (bastaba con añadir una fila para fastidiar a tu compañero). Y con PowerPoint ya es algo imposible.

⁃ Con la aplicación de escritorio te arriesgas a que no puedas guardar el trabajo y tienes que andar guardando una copia del documento. Esto falla constantemente, aunque no haya nadie más trabajando en él.

En fin… lo he intentado, lo juro que lo he intentado y promovido, pero es lamentable. La gente prefiere enviar el documento por correo (con sus idas y venidas), aunque tengamos grupos muy grandes, ya que la colaboración funciona fatal.

iWork

En mi departamento compramos, en 2015, un MacBook Pro de 15” para hacer una serie de tareas que eran muy engorrosas con el ordenador del trabajo.

Hace quizá un año nos encontramos con la necesidad generar unos documentos PDF a partir de unas tablas con mucha información cambiante. Esto se hacía previamente con un Excel pero cada vez que tenias que hacer un cambio que no cabía en la misma celda, añadir alguna fila o columna, toda la maquetación del documento se perdía. A parte de las limitaciones de maquetación de Excel. Era un trabajo de mucho tiempo cada vez que había que actualizar el documento.

Se me ocurrió que podríamos trabajar con otro software que permite manejar tablas de datos pero con gran facilidad de maquetación: Numbers.

Maquetando con Numbers

Aprovechando el Mac del departamento le dimos unos vuelta total al documento, ahora podíamos poner distintas tablas con distintos formatos, número de filas y de columnas, todo en la misma hoja y con un gran aspecto visual. Y si había que hacer un cambio de filas, columnas… no se perdía la maquetación. El trabajo de horas o días al actualizar pasó a ser de minutos.

Colaborando en tiempo real

Pero esa sólo fue el punto de partida. En una ocasión donde tuvimos mucha urgencia y había que hacer muchos cambios, compartí el documento con mi iPad y comenzamos a trabajar dos personas en tiempo real en el mismo documento.

Esto sí es trabajar en tiempo real, viendo lo que hace la otra persona mientras lo hace y mientras tú trabajas. Y además con la aplicación de escritorio (en este caso en Mac y en iPad). Todo fue fluido y sin errores.

Alguno me puede decir que esa fluidez se consigue también con Google Docs, y es verdad pero, a parte de consideraciones de privacidad, aquí ademas lo conseguíamos con la aplicación de escritorio y con todas sus características y potencia, que superan ampliamente una web.

Esto se nota sobre todo al trabajar sobre un documento de Keynote, con muchos elementos gráficos. Trabajar en colaboración con Keynote es otro mundo.

Y llegó el Coronavirus

Llegó el Coronavirus y todo el mundo se tuvo que ir a casa a teletrabajar. El Mac se quedó en la empresa y llegó el momento de actualizar el documento, pero los compañeros que trabajan con él no tienen Mac, ni iPad…

No pasa nada, a través de iCloud.com pudieron seguir trabajando en el mismo documento en el navegador web. Estuvimos trabajando 3 personas a la vez (dos por Web y uno en aplicación de escritorio) sin el más mínimo retraso o error.

Todo un placer.

Nota adicional

El MacBook Pro, pese a tener ya 5 años, funciona más fluido y con menos problemas que los PC nuevos que nos pusieron el año pasado. Aunque ninguno de mis compañeros era maquero, todos quieren usarlo ahora.

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1 comment

  1. juandesant

    Doy fe. He utilizado la colaboración en Keynote, y es una maravilla. Y si tienes un chat the audio con las personas con las que estás colaborando, mucho mejor. La única pega, el trabajo colaborativo en diapositivas maestras y grupos, la resolvieron hace un par de versiones. Y es genial poder añadir cosas en el iPad y el computador a la vez… y para colmo, gente con Windows puede colaborar a través de la web de iCloud.

    La pega que sigue quedando es que los tipos de letra instalados en un equipo no hay forma fácil de ponerlos a disposición del resto de colaboradores, y menos en la red. Pero sí, muy recomendable.