Lo mejor de 2008: Una alternativa a la política del buzón a cero: la bancarrota, por Alf

Hace ya meses escribí un artículo proponiendo una forma dramática de mejorar la productividad en la interacción con el correo electrónico. Pero no dramática por la presunta mejora, sino dramática por lo drástico de su planteamiento.

Para los perezosos de seguir los enlaces, resumiré: todos los buzones tienen tres tipos de mensajes: 1) los que se tienen que responder, 2) los que queremos conservar (por ese miedo atávico a desprenderse de cosas bajo la pregunta «¿y si un día…?») y 3) los que nunca responderemos (incluyendo aquí todo tipo de correos no solicitados ni deseados).

Los primeros los respondemos sobre la marcha y los terceros los borramos directamente y sin piedad. Y todo lo que queramos guardar va a una carpeta (una única carpeta para todo) que utilizaremos para buscar en ella. y que en momentos de ocio o de aburrimiento (o ambos) revisaremos para descubrir que muchas cosas que decidimos guardar ya no recordamos por qué, y nos parece estúpido seguir teniéndolas… ergo, a la papelera también.

El resultado es un buzón de entrada a cero, con lo que todo lo que entra en él es más fácil de gestionar que cuando se nos acumulan cientos de mensajes.

Hasta aquí el resumen. A pesar de todo, te invito a leer el original porque está mucho más explicado ¡y hasta tiene imágenes! Pero como entiendo que aplicar el puño de hierro sobre los amorosos mensajes de familiares, amigos, colegas y desconocidos en general que nos obsequian con sus pensamientos, ideas y sugerencias como si nos importaran, como aplicar el puño de hierro, digo, no es fácil ni agradable (siempre que dices en público que borras todo lo que tenga un PowerPoint quedas como un desagradable antipático), hoy he encontrado, vagando (o tal vez debería decir, vagueando) por internet el método que utiliza Elisa Camahort, co-fundadora de BlogHer. Ella lo llama «Día de la bancarrota del correo electrónico».

Dice ella: en los primeros días laborables de cada mes, cojo todo lo que tengo en el buzón de entrada de mi cuenta de correo, creo una carpeta local en mi programa de correo electrónico, y arrastro todo allí.

Comenta Elisa con gran razón: todo lo que queda en mi buzón de entrada es una muestra de todo aquello a lo que no llegué, todo lo que tuve que hacer y no hice (quería, debía hacer) en su momento… y ya no haré.

Entonces, en un momento de aburrimiento, o de ocio (nótese la recurrencia del momento), repaso las carpetas archivadas. Visto con perspectiva, asegura ser capaz de borrar meses enteros en los que nada de lo que quedaba merecía ya la pena (y siempre mensajes puntuales dentro de cada mes).

Aún así, eso deja toda una colección de mensajes aún en esa zona gris, que en el momento de leerlos se consideraron útiles, interesantes o se postpuso su respuesta… hasta el infinito.

Finaliza Elisa sugiriendo que si le enviaste un correo y no te ha respondido, se lo vuelvas a mandar, porque puede estar esperando en el interior de una de sus carpetas de archivo durante muchos meses.

La moraleja -para mi- es la siguiente: las personas (realmente) ocupadas no tienen tiempo de actuar y responder puntualmente a todo lo que llega por correo electrónico.

Si no se actúa con realismo, la presión por todo ese presunto trabajo sin hacer acaba interfiriendo en las cosas realmente importantes, porque intentamos dedicar un tiempo que no tenemos robándoselo a otras cosas y/o personas que sí lo necesitan.

Como de lo que se trata en esta vida electrónica es hacer más en menos tiempo, te invito a que actúes de forma regular y evites que el pasado se convierta en una sombra del presente, en el que tu mismo te culpabilizas porque «no llegas a todo». Acéptalo, es un hecho. No llegas a todo.

Si ha pasado un mes y aún no has actuado… olvídalo, perdónate y sigue adelante.

Y de paso perdóname a mi si me escribiste y nunca respondí, o te dije que haría algo y nunca supiste más. No fue mi intención fallarte, y te invito a volver a intentarlo.

Mucha suerte, camarada. No estamos solos en esta guerra.

Enlace relacionado: La política del buzón a cero, por Alf