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Una alternativa a la política del buzón a cero: la bancarrota, por Alf

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Alf-small.jpgHace ya meses escribí un artículo proponiendo una forma dramática de mejorar la productividad en la interacción con el correo electrónico. Pero no dramática por la presunta mejora, sino dramática por lo drástico de su planteamiento.

Para los perezosos de seguir los enlaces, resumiré: todos los buzones tienen tres tipos de mensajes: 1) los que se tienen que responder, 2) los que queremos conservar (por ese miedo atávico a desprenderse de cosas bajo la pregunta “¿y si un día…?”) y 3) los que nunca responderemos (incluyendo aquí todo tipo de correos no solicitados ni deseados).

Los primeros los respondemos sobre la marcha y los terceros los borramos directamente y sin piedad. Y todo lo que queramos guardar va a una carpeta (una única carpeta para todo) que utilizaremos para buscar en ella. y que en momentos de ocio o de aburrimiento (o ambos) revisaremos para descubrir que muchas cosas que decidimos guardar ya no recordamos por qué, y nos parece estúpido seguir teniéndolas… ergo, a la papelera también.

El resultado es un buzón de entrada a cero, con lo que todo lo que entra en él es más fácil de gestionar que cuando se nos acumulan cientos de mensajes.

Hasta aquí el resumen. A pesar de todo, te invito a leer el original porque está mucho más explicado ¡y hasta tiene imágenes! Pero como entiendo que aplicar el puño de hierro sobre los amorosos mensajes de familiares, amigos, colegas y desconocidos en general que nos obsequian con sus pensamientos, ideas y sugerencias como si nos importaran, como aplicar el puño de hierro, digo, no es fácil ni agradable (siempre que dices en público que borras todo lo que tenga un PowerPoint quedas como un desagradable antipático), hoy he encontrado, vagando (o tal vez debería decir, vagueando) por internet el método que utiliza Elisa Camahort, co-fundadora de BlogHer. Ella lo llama “Día de la bancarrota del correo electrónico”.

Dice ella:en los primeros días laborables de cada mes, cojo todo lo que tengo en el buzón de entrada de mi cuenta de correo, creo una carpeta local en mi programa de correo electrónico, y arrastro todo allí.

Comenta Elisa con gran razón:todo lo que queda en mi buzón de entrada es una muestra de todo aquello a lo que no llegué, todo lo que tuve que hacer y no hice (quería, debía hacer) en su momento… y ya no haré.

Entonces, en un momento de aburrimiento, o de ocio (nótese la recurrencia del momento), repaso las carpetas archivadas. Visto con perspectiva, asegura ser capaz de borrar meses enteros en los que nada de lo que quedaba merecía ya la pena (y siempre mensajes puntuales dentro de cada mes).

Aún así, eso deja toda una colección de mensajes aún en esa zona gris, que en el momento de leerlos se consideraron útiles, interesantes o se postpuso su respuesta… hasta el infinito.

Finaliza Elisa sugiriendo que si le enviaste un correo y no te ha respondido, se lo vuelvas a mandar, porque puede estar esperando en el interior de una de sus carpetas de archivo durante muchos meses.

La moraleja -para mi- es la siguiente: las personas (realmente) ocupadas no tienen tiempo de actuar y responder puntualmente a todo lo que llega por correo electrónico.

Si no se actúa con realismo, la presión por todo ese presunto trabajo sin hacer acaba interfiriendo en las cosas realmente importantes, porque intentamos dedicar un tiempo que no tenemos robándoselo a otras cosas y/o personas que sí lo necesitan.

Como de lo que se trata en esta vida electrónica es hacer más en menos tiempo, te invito a que actúes de forma regular y evites que el pasado se convierta en una sombra del presente, en el que tu mismo te culpabilizas porque “no llegas a todo”. Acéptalo, es un hecho. No llegas a todo.

Si ha pasado un mes y aún no has actuado… olvídalo, perdónate y sigue adelante.

Y de paso perdóname a mi si me escribiste y nunca respondí, o te dije que haría algo y nunca supiste más. No fue mi intención fallarte, y te invito a volver a intentarlo.

Mucha suerte, camarada. No estamos solos en esta guerra.

Enlace relacionado: La política del buzón a cero, por Alf

4 Comentarios

  1. Tito 6 noviembre, 2008

    Ánimo Alf, no estás sólo yo también asesino Powerpoints sin piedad y sí, también he oído un… -¡Qué desaggradable!- cuando un día comenté entre amigos que en ocasiones elimino sin leer ciertos correos plastas que me envía mi tía cincuentenaria, la cual ha descubierto este invento del “interné” hace poco y ahora se dedica a acribillar a toda su lista de contactos con “Las vistas más bonitas del mundo”, “El espacio”, etc…

    ¡Muerte al Powerpoint rancio!

  2. Víctor Gutiérrez 6 noviembre, 2008

    …en tan pocas líneas. 😛

    Yo elimino bastantes mensajes, sí; de hecho, mi bandeja de entrada sólo tiene “cuestiones abiertas actuales”. Lo de filtrar todo correo que llegue con un PowerPoint… creo que lo voy a hacer, mira. (Qué pesada es la gente…)

    Prometeo

  3. jlobejon 6 noviembre, 2008

    Yo ni siquiera me molesto en vaciar el buzón de entrega, más que una vez al año. Al fin y al cabo, los mensajes no saltan a tu nariz para decirte que debes hacer algo con ellos. Pero bueno, no todos tenemos el mismo carácter, y por lo tanto entiendo que quien no tenga un poco de “pasotismo sano” quiera hacer algo al respecto.

    Buscar mensajes con Mail y Spotlight es tan fácil que da lo mismo dejarlos en cualquier parte, si sabes buscar, encuentras lo que se “traspapeló” digitalmente. No puedo decir lo mismo de mis archivos físicos… ójala existiera un Spotlight para buscar en los papeles, armarios, etc.

    Primera norma de la desorganización “organizada”: deja tanto (no del todo) de organizar, y aprende a buscar. Serás más feliz. Salvo que no soportes buscar. Pero entonces tal vez es que no has aprendido a hacerlo bien (y disfrutar de ello).

    Por cierto, si en Parque Jurásico se hablaba de “la teoría del caos”, yo tengo una teoría particular, se llama la del “caos controlado”. Todos tenemos un caos en nuestra vida moderna tan “complejizada”. Lo que hay que intentar es asumirlo y mantenerlo en un cierto orden, lo suficiente para ir viviendo, que es realmente más importante…

  4. juandesant 7 noviembre, 2008

    Yo tengo un sistema mezcla entre el de la bancarrota y el buzón a cero, que además ha sido posible desde las carpetas inteligentes de Mail en Tiger.

    Tengo varias cuentas de correo, de modo que el buzón de entrada estaría repartido entre ellas. Además, tengo una organización de correo que antes era más jerárquica, de cuando tenía que usar reglas de correo para ordenarlo, y que ahora es más plana (aunque sigo teniendo bastantes reglas).

    Lo bueno de esas reglas es que hay muchos correos que, precisamente por haber sido almacenados por una regla, pertenecen a listas de correo. Algunas son de trabajo (los grupos de trabajo de IVOA, por ejemplo), y otras son más lúdicas (LSPM. Mac-ES), y no requieren tanta atención.

    De modo que tengo cinco buzones inteligentes, y uno de ellos es el que mantengo a cero: los mensajes que tienen menos de 60 días que están marcados como no leídos de entre las carpetas que requieren mi atención.

    Lo que tiene una antigüedad mayor de 60 días sale automáticamente del buzón, y sólo queda registrado en un buzón inteligente que tiene todos los mensajes que aún no he leído de todas las carpetas.

    Tengo también una carpeta de mensajes no leídos, independiente de la carpeta, pero también con sólo 60 días de memoria, para poder revisar (y marcar como leídos) rápidamente ciertos mensajes de listas de correo que a veces marco como ya leídos sin llegar a leerlos. Por cierto que, para eso, tengo desconectado el panel de vista previa de mensajes.

    Hay un par de carpetas inteligentes más, que están como ayuda: los mensajes recibidos, leídos o no, de los últimos 7 días, y los mensajes recibidos, leídos o no, de los últimos 7 días, pero que pertenecen a las carpetas que me interesa vigilar. ¿Para qué sirven? Pues para poder encontrar ese mensaje que sabes que has leído hace poco, y que supuestamente no te obligaba a hacer nada, pero de repente tienes que volver a consultar.

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