Ana Bellota, organización de congresos usando Macs

Las ventajas de utilizar Macs se ponen de relieve en todos los sectores, especialmente cuando las necesidades de organización y productividad son vitales.

Hoy hablamos con Ana Bellota, directora y socia fundadora de la empresa Aforo, empresa organizadora de congresos ubicada en Santander, pero que trabaja por toda España, y que utiliza ordenadores de Apple tanto dentro como fuera de la empresa.

Cuéntanos con más detalle a qué se dedica tu empresa…

Aforo es una empresa de OPC (Organización Profesional de Congresos), nos ocupamos de la organización y gestión integral de congresos, reuniones, simposios, jornadas y cualquier acto de estas características. También somos agencia de viajes, aunque no estamos abiertos al público, gestionamos los viajes de clientes de empresa y todos los desplazamientos, alojamientos, excursiones y demás aspectos turísticos que puedan surgir durante la preparación de un congreso.

¿Cuánto tiempo lleva funcionando?

Desde el año 95, aunque yo llevo trabajando en la organización de congresos desde el año 86.

¿Desde cuando utilizais Macs en la empresa?

Desde siempre. Tanto mi socia como yo trabajábamos anteriormente en otra empresa en la que también se usaban macs y al montar nuestra empresa, ni nos planteamos el utilizar un sistema diferente. La facilidad de uso del sistema operativo es fundamental, nosotras (digo nosotras porque somos 5 mujeres) no tenemos en general grandes conocimientos de informática, con decirte que el mantenimiento general lo hago yo… si el ordenador se colgase continuamente y no tuviese un sistema operativo estable, nos haría perder mucho tiempo y dinero. Antes había más problemas de compatibilidad con los PC, pero hoy en día no encontramos dificultades para realizar el trabajo en un mac y poder compartirlo con usuarios de PC, que es lo que utilizan la gran mayoría de nuestros clientes.

Además gestionamos una gran cantidad de direcciones de e-mail, solo de pensar en los virus para PC que circulan por ahí y los problemas que nos podrían ocasionar, vale la pena usar este sistema.

¿Cuantos Macs teneis en la empresa?

Tenemos 6: un 4400, un G3 de los beige, un pb3400, un imac 350, un imac G4 y desde hace una semana también un ibook

¿Habeis tenido o teneis pecés?

Si, tenemos un pc, casi por obligación.

Los GDS (sistemas globales de distribución) que se utilizan para la reserva y emisión de billetes aéreos no funcional en los mac. En principio intenté utilizarlo a través de Virtual PC pero tras varios intentos, fue imposible conseguir que funcionase correctamente. Así que tuve que plantearme comprar un pc para poder gestionar las reservas aéreas, aprovechando que es portátil podemos utilizarlo en algunos congresos para proyectar con videoproyector las conferencias de los ponentes.

Resulta curioso que algunas de las empresas proveedoras de GDS como Worldspan, en USA y buena parte de Europa tiene versión mac, pero en España ni se lo plantean. Y Amadeus, que tiene la mayor cuota de mercado entre las agencias de viajes, igual. Aún recuerdo la cara que pusieron cuando hice el curso de aprendizaje y les dije que tenía intención de usar su programa con un emulador de PC instalado en un mac, se debieron de pensar que estaba loca.

¿Utilizais un programa comercial, o es un desarrollo hecho a medida?

Es un desarrollo hecho a medida. Conozco un par de programas en España para la gestión de congresos, pero son solo para pc y por el lenguaje de programación en el que están desarrollados, sin posibilidad de uso en un mac. En nuestro sector somos muy pocos los que no usamos Windows para realizar la gestión de los congresos y a las empresas que comercializan estos programas no les debe de parecer correcto programar en algún lenguaje que pueda ser utilizado por otras plataformas que no sean Windows. El otro día me han enviado información de un nuevo programa y ni siquiera he podido verlo porque el pdf en el que lo presentan está comprimido en un .exe.

De todas formas, en nuestra actividad considero más interesante y útil el desarrollo a medida que un programa cerrado.

¿Y está basado en 4D o en FileMaker?

El programa que inicialmente usábamos estaba basado en 4D,pero tenía varios inconvenientes. Aunque la gestión de un congreso tiene acciones que son iguales para todos ellos, todos son diferentes entre sí. Constantemente necesitábamos modificar cosas y era algo que no podíamos hacer directamente sino a través de un programador. Llegó un momento en que el programa tenía tal cantidad de parches que era incluso complicado para ellos hacer nuevas modificaciones.

Siempre hemos utilizado FileMaker para la gestión de las bases de datos y vimos que era la mejor opción para hacer la gestión de los congresos. Una vez preparado un archivo con las presentaciones básicas más utilizadas, cualquiera con un mínimo conocimiento del programa puede elegir que datos incluir en un listado o crear una nueva presentación con los datos que necesita en un momento determinado. Una de las personas que trabaja en la empresa (¡hola Sandra! :-P) es quien mejor utiliza el programa y quien hace las pantallas básicas que necesitamos para la gestión de los diferentes aspectos de un congreso, a partir de ahí se modifican en función de lo necesario en cada evento.

Lo ideal sería que un buen programador de FileMaker hiciese una aplicación con los aspectos básicos de la gestión de inscripciones, de reservas de hotel, de trabajos científicos, de empresas colaboradoras, etc. es algo que tenemos constantemente en mente, pero definir los conceptos a alguien ajeno a la actividad, explicarle lo que necesitamos y como debe funcionar e interrelacionarse entre las diferentes bases de datos, nos llevaría bastante tiempo, así que vamos aplazándolo una y otra vez y seguimos trabajando con nuestro propio desarrollo.

Me imagino que cuando viajas a un congreso y en la secretaría instalas el Mac, debe ser el centro de todas las miradas, ¿no?

Pues si, suele serlo. Con los modelos antiguos prácticamente no se notaba, pero desde los imac es casi imposible que llegue la gente y no se fije en ellos. Algunos los miran sorprendidos y preguntan que ordenadores son esos, otros los conocen pero quizá no les han visto de cerca y les gusta curiosear. Cuando compramos el año pasado el imac G4 había gente a la que desde la puerta de acceso a la secretaría se les oía decir “mira un ordenador de esos de diseño” y preguntaban que tal iba, que configuración llevaba, etc. Este año serán los dos blanquitos (el imac y el ibook) y me imagino que aún llamen más la atención. Hay que tener en cuenta que en este año por ejemplo pasarán por delante de ellos cerca de 4000 personas en los diferentes congresos que tenemos previstos.

Cuando no se monta sala de internet en el congreso, acostumbramos a poner nosotros un ordenador para que la gente pueda acceder a internet o dar los últimos toques a una ponencia. Suele ser mi iMac particular, un 233 (imackito para los amigos) y es curioso ver como le miran algunos, incluso preguntan si con ese ordenador podrán acceder a su correo por web o usar Word o Powerpoint que son los programas estrella en las presentaciones de ponencias. Comienzan a usarle con extrañeza y al cabo de un rato les ves trabajando cómodamente con él.

¡Debería ser Apple quien nos cediese el ordenador por la publicidad de la marca que hacemos!

¿Habeis podido sentir la “hermandad” de los Macs? Es decir, cuando alguien usa Mac y ve el vuestro, se acerca a identificarse?

Es curioso, pero cuando hay asistentes de USA, Francia o Japón por ejemplo, alguno los ve y dice con una sonrisa “ahhh mac!!”, se nota que están más acostumbrados a verlos que los asistentes españoles. Alguna vez gente que se trae sus propios portátiles tiene alguna duda, como para cambiar la configuración de la conexión a Internet y al ver que usamos el mismo sistema nos pregunta como hacerlo (se nota que en algunos países no conecta nadie por módem, porque hay quien no sabe ni como hacerlo)

¿Cómo llevais la transición a Mac OS X?

Puessss la llevamos… como podemos. De momento solo 2 ordenadores utilizan Mac OS X y resulta un poco engorroso intentar hacer con prisas algo a lo que estas muy acostumbrado y que ahora tienes que pensar como demonios se hace. O no utilizar ese sistema a diario e intentar trabajar en un ordenador que lo tiene, de repente te quedas mirando la pantalla sin saber muy bien hacia donde mover el ratón.

Pero poco a poco creo que nos iremos acostumbrando. Lo bueno sería tener todos los ordenadores con X, pero eso supone la renovación de varios equipos y mucho dinero.

¿Os ha planteado algún problema de migración? ¿algo ha dejado de funcionar?

Si, la impresora laser tiene algún problema de drivers y no reconoce las dos bandejas de que dispone. Por lo demás tampoco usamos demasiados periféricos ya que los dos ordenadores con X tienen grabadora de cd propia.

Supongo que los congresos deben prepararse con mucha antelación, ¿con cuanto tiempo se trabaja?

Pues depende. Lo habitual es con un año de antelación, pero hay congresos que se preparan con más tiempo y otros que se hacen en tiempo record, 3-4 meses. Influye mucho el desarrollo del programa científico y el número de asistentes, no es lo mismo preparar un congreso con 5 salas simultáneas que con una sola, ni con 300 asistentes que con 1500. Las reuniones pequeñas se suelen gestionar con poco tiempo de antelación, en cambio los congresos grandes necesitan más de un año para prepararlos, aunque alguna vez nos haya tocado organizar congresos de 500 personas en tres meses. Eso no es recomendable… sobre todo para nuestra salud.

¿Qué es lo más complicado de organizar un congreso?

Bajo mi punto de vista, adaptarte a estar trabajando en varios proyectos a la vez, no tenemos un tiempo específico para dedicarnos únicamente a un congreso ni podemos pensar, el lunes hago gestiones del congreso tal y el martes me dedico al otro, entre otras cosas porque cuando descuelgas el teléfono o recibes un e-mail puede ser para cualquiera de ellos. A lo largo del día estás trabajando en todos los congresos a la vez, un poco en base a las prioridades y la urgencia de la gestión que realizas. Cuando se acerca la fecha de celebración de un congreso determinado utilizas la mayor parte del tiempo en ese, pero sin dejar desatendidos todos los otros.

Ahora mismo estoy trabajando en 8 congresos de entre 200 y 800 personas y en unas diez reuniones y jornadas de menor tamaño que se celebran este año, pero a la vez hay que realizar preparativos y presupuestos para congresos del próximo año, sin descuidar la captación de nuevo trabajo para el 2004 y 2005.

Si te contestase alguna de las personas de la empresa que lleva menos tiempo trabajando en esto, probablemente te diría que lo más complicado es la celebración del congreso propiamente dicha: La entrega de documentación en la que en un par de horas pasan por la secretaría todos los asistentes, la coordinación de las salas de conferencias, de que los audiovisuales no fallen, de que los autobuses estén a la hora prevista… Aunque lo tengas todo perfectamente controlado, siempre puede surgir algún imprevisto de última hora que te obliga a reaccionar de una forma rápida o pasar media noche trabajando, hay que resolverlo sin que el congreso sufra retrasos en ninguna de sus actividades.

Me imagino que debe haber grandes diferencias entre organizar un congreso nacional y uno internacional ¿no?

No creas, en cuestiones organizativas, no hay demasiadas. El idioma, los traslados de los conferenciantes, el tipo de divulgación que cuando son internacionales suele ser únicamente a través de web y e-mails, por lo demás todas las gestiones son similares.

Además, intervienen profesionales de muy diversas profesiones… diseñadores gráficos, catering, hoteles… hasta fotocopiadoras de emergencia ¿no?

Si, sectores variados. Diseñadores gráficos, fotomecánica, imprenta, hoteles, restaurantes, autobuses, catering, montaje de stands, azafatas y guías turísticos, señalización gráfica, mensajeros, medios audiovisuales, periodistas, fotógrafos, traductores… y todo lo que pueda surgir en un momento determinado. Nuestros proveedores saben que en este sector se trabaja muchas veces contra reloj y tienen que adaptarse a los plazos y a las necesidades que surgen.

¿Qué hace que un congreso consideres que “ha sido un éxito”?

Principalmente que el comité organizador se sienta satisfecho de los resultados, y esto viene generalmente motivado porque los asistentes y los conferenciantes les hayan expresado su satisfacción por el desarrollo de todos los actos, tanto los científicos como los sociales.

Resulta gratificante cuando la gente pasa por la secretaría del congreso o te envía un e-mail una vez finalizado el congreso para comentarte lo bien que ha salido todo y lo agradable que ha sido su estancia.

Cuando después de terminar un congreso, el cliente te considera su “organizador oficial” de todos los actos que tiene previstos para los próximos años, se puede decir que hay sido un éxito y por suerte tenemos varios de esos clientes.

Pues muchísimas gracias Ana por tu tiempo y tu paciencia. Volveremos al ataque dentro de poco para saber más sobre Macs y congresos.

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