Perdone, pero usted tiene el síndrome GTD

Estoy trabajando en un nuevo libro muy en la línea de Mail para Ninjas: más que ser un descriptivo, es una colección de soluciones para la vida cotidiana con un buen respaldo técnico, con la esperanza de que cuando lo termines puedas ajustar mejor tus flujos de trabajo y seas más productivo.

Trabajando en la documentación del libro, hace ya algunos meses, me encontré con la diatriba de añadir o no añadir un capítulo dedicado al Síndrome GTD. GTD es el acrónimo de  Getting Things Done, un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen que en español se ha titulado ‘Organízate con eficacia’.

En general se utiliza el acrónimo GTD ya de forma genérica para explicar esa situación en la que simplemente tenemos que sentarnos a trabajar y terminar cosas, lo que se dice ser productivo de toda la vida, aunque tengamos que explicarlo en inglés para que sea más moderno.

El síndrome GTD es de hecho, en epítome de la antiproductividad, está basado en una justificación que solo puede darse en el primer mundo y es la prueba interminable de herramientas que hacen la misma cosa (o parecida) para poder disfrutar de la mejor experiencia, pero dejando sin hacer las cosas mientras porque estás probando herramientas.

A ver, todos buscamos la mejor herramienta, es más, yo el primero, y evalúo las diferentes opciones en el mercado pero hay un límite en el que la prueba de herramientas se convierte en un problema porque dejamos de hacer las cosas justificando esa decisión en que no nos sentimos cómodos con la herramienta que trabajamos y que estamos buscando ese grial que consiga que el trabajo, aparentemente, se termine solo.

Así, una persona afectada por este síndrome visita continuamente la App Store en sus diferentes versiones en busca del último “organizador de”, “cliente de calendario para”, “Gestor de lista de tareas para”… Y así todo el rato. Lo prueba todo, todo lo evalúa, lo usa durante una semana y lo abandona por otra aplicación, ya sea nueva o anterior, para dos semanas después anunciar que “se muda a” en una sucesión continua de anuncios de mudanza hasta que llega un día que alguna mudanza sale mal o la aplicación sale rana y pierde todos los datos. Y mientras ocurre el desastre, que ocurrirá, las cosas se quedan sin hacer.

El gran problema del Síndrome GTD es que esperamos que la aplicación haga las cosas por nosotros gracias a las brillantes ideas de un desarrollador. Y hay un límite para esto.

Los desarrolladores, cuando crean aplicaciones (y sobre todo cuando NO son aplicaciones de nivel profesional) tratan de cumplir con una serie de situaciones comunes, los “standars” (como las canciones) y añaden un par de novedades que más que aplicarse al mundo en general,se aplican a un subconjunto de usuarios con esa necesidad específica de forma que mantienen un nivel de diferenciación frente a las aplicaciones en los diferentes  segmentos de 0,99, 1,99, 2,99 euros… Y así. Las aplicaciones profesionales, las que tratan de mantener un alto nivel en la temática propuesta, esas no valen lo que normalmente solemos pagar en la App Store. Esas empiezan en los 30 dólares y solo te las compras si eres muy rico, si tienes un caso agudo de GTD o en un caso “extremo”: cuando realmente las necesitas, por que sí, hay gente que necesita ese tipo de software.

Pero la gran mayoría no: compramos software muchas veces por encima de nuestras necesidades. Bueno, realmente quien está por encima no son nuestras necesidades sino el propio software: somos incapaces de utilizar casi todas sus características y matamos moscas a cañonazos cuando realmente una utilidad muy simple podría solucionarlos la papeleta o un conjunto de ellas. ¡Eh! Que puede quedar “supermolón” usar Omnifocus 2 para hacer solo la lista de la compra, pero para eso Wunderlist se basta y sobra (y es gratis). Y pensamos en comprar un “Task Manager” superpotente cuando nos podríamos organizar con Calendario perfectamente porque no tenemos la agenda de Paris Hilton (que parece que está siempre ocupadísima, aunque no se yo…) y pagamos 4 dólares por una aplicación alternativa a Recordatorio cuando la función de Recordatorio es avisarnos que hay algo puntual que hacer, casi siempre en plazo de tiempo corto y no relacionado con los proyectos de trabajo sino con cosas más mundanas y sirve perfectamente.

Llegados a este punto, más de uno, sobre todo los afectados por el síndrome pensarán que soy “un listo” (sí, con comillas) y que cómo narices se mejora un flujo de trabajo si no es probando herramientas. Y no, no estoy en contra de probarlas, sino en contra de probar demasiadas: para cualquier aplicación, y esta es una regla de oro, si se tarda más en ajustar una tarea que realizarla, la aplicación no sirve. Es decir, si te cuesta más establecer un Recordatorio de que tienes que enviar un correo electrónico a alguien que enviarlo, simplemente abre Mail y envía el correo. Que estás perdiendo el tiempo por partida doble.

Al final nuestro concepto del GTD está pervertido: pasamos más tiempo intentando encontrar herramientas que lo hagan por nosotros cuando el objetivo es hacer las cosas. Si el software nos facilita la tarea, mucho mejor, pero no podemos desviar la atención de nuestro problema de falta de voluntad y disciplina porque no encontramos la herramienta adecuada que nos motive a hacerlo. Porque esa no es la función de esas herramientas, ellas solo están para organizar nuestras tareas cuando son extremadamente complejas y muy abultadas y en la mayoría de los casos… no es nuestro caso.