Optimiza tu trabajo en Mail con estos trucos

Por mucho que las mensajerías instantáneas hayan conquistado las comunicaciones personales, cuando se trata de tener documentos y textos organizados, no hay nada como el correo electrónico.

A lo largo de los años diferentes mejoras han hecho que esta herramienta gane en funcionalidad, en eficiencia y en personalización.

Así que, vamos a repasar algunos trucos y optimizaciones que puede que o bien no recuerdes o bien ni siquiera se te ha ocurrido que pudieran existir, con la esperanza de que te sean útiles.

Guarda los archivos adjuntos

La usabilidad de los programas de Apple nos tiene, en cierto sentido, mal acostumbrados. En el caso de Mail, su capacidad para mostrar las imágenes directamente en los mensajes que recibimos y enviamos muchas veces hace que nos olvidemos de que la mejor forma de tener localizados esos adjuntos es que los guardemos en el disco duro.

Puedes hacerlo de varias maneras, como arrastrar y soltar donde desees, o desde el propio menú del mensaje, utilizando la opción “Guardar todo”. La parte mala es que si el remitente ha puesto alguna imagen en su firma (como el logotipo de la empresa, o algún tipo de banner) también se guardarán.

Al seleccionar “Guardar todo” se abrirá una ventana de diálogo para que selecciones dónde quieres hacerlo, incluyendo, como es lógico, la posibilidad de crear una carpeta nueva donde se recojan todos los archivos contenidos en ese correo.

El menú desplegable también tiene la opción de transferir imágenes adjuntas directamente a Fotos. Y al hacer clic en Vista rápida, se muestran vistas previas de los archivos adjuntos.

Muestra los archivos adjuntos como imagen o como icono

Acabamos de decir que nos gusta que macOS muestre las imágenes directamente en el mensaje, pero hay ocasiones en que eso puede ser un engorro, por ejemplo si quieres seleccionar varias.

Afortunadamente, si haces clic con el botón derecho (o la tecla Control y clic) del ratón verás una opción que te permite decidir que se muestren sólo como icono.

Algo parecido ocurre con los enlaces a páginas web (URL). Ahora Mail muestra una previsualización del contenido al que apunta, pero puede ocurrir que antivirus y programas de protección consideren que es un vector de infección y lo eliminen. La forma de evitar eso es pasar el puntero sobre el enlace, hasta que aparezca una punta de flecha hacia abajo en la esquina superior derecha. Hacer clic sobre ella y seleccionar “Convertir a enlace sin formato”.

De esa forma enviarás una url a la vista, sin máscara.

Elimina archivos adjuntos de correos electrónicos

Cuando guardas un archivo adjunto de correo electrónico en el Mac, en realidad estás creando un duplicado del archivo. Los archivos adjuntos permanecen guardados en el correo electrónico. Lo mismo se aplica a los archivos e imágenes que envías a otros.

Si eres consciente del espacio de almacenamiento, tiene sentido eliminar los archivos adjuntos en Mail cuando ya no sean necesarios.

Para eliminar archivos adjuntos, marca uno o más mensajes que los contengan, ve al menú Mensaje y selecciona Eliminar archivos adjuntos en la parte inferior.

ADVERTENCIA: Esto no se puede revertir, así que asegúrate de haber descargado el archivo adjunto.

Elimina archivos adjuntos guardados automáticamente

Si abres un archivo adjunto en un correo electrónico haciendo doble clic en él u obtienes una vista previa del contenido, Mail almacena una copia del archivo en la carpeta Biblioteca del usuario. Sin embargo, esta copia no se elimina con el correo. Esto significa que las copias de los archivos adjuntos permanecen guardadas y ocupan una cantidad innecesaria de espacio de almacenamiento.

Encontrarás esos archivos en Biblioteca/Containers/Mail/Data/Library/Mail Downloads en tu carpeta de usuario y los puedes borrar directamente. Para acceder a la carpeta Librería, presiona la tecla Opción mientras haces clic en el menú Ir del Finder.

Redimensiona las fotos antes de enviarlas

Si envías imágenes como archivos adjuntos, aparece un menú desplegable llamado Tamaño de la imagen a la derecha, encima del área de texto. Utiliza este menú para especificar el tamaño en el que se deben enviar las imágenes. Puedes elegir entre el tamaño original y tres tamaños más pequeños. Una vez que elijas una opción, Mail volverá a calcular el tamaño del correo electrónico y lo mostrará a la izquierda, debajo del tamaño del mensaje. El correo solo vuelve a calcular las imágenes para el envío; los originales no se cambian.

Si envías fotos que tomaste con tu iPhone en formato HEIC, hay una opción para la imagen original disponible. Las fotos no se convertirán en JPEG por correo, lo que sucede con las otras configuraciones debido a una mejor compatibilidad.

Envía un enlace para archivos adjuntos grandes

Aunque de este tema ya hemos hablado, especialmente en el podcast, no está de más recordar que hay que activar esta opción.

Mail tiene la opción de no enviar archivos grandes como adjuntos; en su lugar, el archivo se carga en iCloud y se incluye un enlace de descarga en el correo electrónico.

Apple llama a esta función Mail Drop y tiene un límite de tamaño de archivo de 5 GB. La opción de activar o desactivar Mail Drop se encuentra en Correo > Configuración > Cuentas; para cada cuenta. Busca la casilla de verificación Enviar archivos adjuntos grandes con Mail Drop.

Si accedes a Mail a través de iCloud.com, puedes encontrar la configuración de Mail Drop haciendo clic en el icono de engranaje en la parte superior derecha de la columna Buzones, selecciona Configuración y, a continuación, en la sección Composición, busque la casilla de verificación Enviar archivos adjuntos grandes con Mail Drop.

Si el destinatario tiene una cuenta de iCloud, el archivo adjunto se descargará automáticamente desde el servidor a su Mac. De lo contrario, el destinatario tiene que iniciar la descarga con un clic del ratón. iCloud almacena los archivos adjuntos durante un máximo de 30 días. El espacio de almacenamiento no cuenta para la cuota de iCloud, pero no puede superar los 1 TB.

Desactiva la visualización del contenido del correo electrónico

De forma predeterminada, Mail muestra inmediatamente el correo electrónico en la ventana de vista previa, que muestra el contenido de un correo electrónico en el que se hace clic en la lista de mensajes. La vista previa se puede ocultar si prefieres ordenar los correos electrónicos y deshacerte de la basura obvia primero.

Para hacer esto, arrastra la barra divisoria entre la lista de mensajes y la ventana de vista previa hacia la derecha (o hacia abajo si tienes una ventana de vista previa inferior) hasta que desaparezca. A continuación, puedes mover o eliminar correos electrónicos sin que su contenido se muestre y se marque como leído. Para abrir un mensaje, haz doble clic en el correo electrónico de la lista de mensajes.

Si deseas que aparezca la ventana de vista previa, haz clic en el menú Visualización y selecciona Mostrar previsualización lateral/abajo.

Oculta la identidad del correo electrónico

Los elementos gráficos que ves en correos electrónicos publicitarios y boletines informativos no se insertan individualmente en cada mensaje, sino que se cargan desde un servidor cuando se muestra el correo electrónico.

Sin embargo, los remitentes de correos electrónicos masivos (también conocido como spam o correo electrónico no deseado) también utilizan esta función para comprobar si la dirección de correo electrónico utilizada es válida. Lo hacen incrustando un pequeño gráfico que es invisible y rastreando si se cargó cuando se abrió el correo electrónico. Una dirección confirmada de esta manera es entonces el destino para futuros correos electrónicos no deseados.

Para cargar de forma anónima contenido que no se inserta directamente en un correo electrónico, habilita la opción Proteger la actividad en Mail en Privacidad en la configuración del correo. El contenido externo se cargará, pero no se conectará a su cuenta de correo electrónico.

Alternativamente, puedes desactivar Proteger la actividad de correo y en su lugar marcar Bloquear todo el contenido eliminado. Esto solo se cargará si permite la carga haciendo clic en Cargar contenido eliminado en un correo electrónico.

Busca períodos de tiempo específicos

Si escribes “Hoy” o “Ayer” en el campo de búsqueda de Mail, también aparecerá un símbolo de calendario en las sugerencias de búsqueda. Si lo seleccionas, Mail muestra todos los mensajes que llegaron o se enviaron en estos días. Si haces clic en el símbolo de calendario en el campo de búsqueda, también puedes seleccionar Antes o Después (este último, por supuesto, solo para “Ayer”).

También puedes buscar “Semana pasada” o “Mes pasado” y luego hacer clic en el icono del calendario para cada uno, o escribir el nombre de un mes (con o sin un año). Para buscar un día específico, escribe la fecha en formato DD/MM/AAAA, como el 24/12/2022. En este caso, la opción Fecha no se muestra en las sugerencias de búsqueda.

Para buscar un período de tiempo, utiliza el formato DD/MM/AAAA-DD/MM/AAAA. Puedes omitir los números del siglo en el año si solo quieres buscar en el siglo actual, es decir, DD/MM/YY.

Organiza los correos por conversaciones

¿Sabes cuando mandas un correo y alguien te responde a los dos días, para que tu le respondas dos días después, y así hasta que llevas dos meses con el tema y veinte correos? y cada vez que tienes que buscar qué se dijo dónde te tienes que poner a buscar por el remitente, o empezar a recorrer tu buzón intentando encontrar ESE correo que necesitas…

Afortunadamente ahora se puede hacer que Mail lo organice por ti, para mantener todos esos correos, incluidas tus respuestas, juntos.

En el menú Visualización > Organizar por conversación, Mail reúne los mensajes relacionados: los correos electrónicos recibidos o enviados y todas las respuestas a ellos.

Si luego haces clic en un mensaje en el buzón de entrada o saliente, Mail no solo muestra el contenido de este correo electrónico en la ventana de vista previa, sino también los otros mensajes que pertenecen a esta correspondencia, independientemente del buzón en el que estén almacenados. Esto también se aplica a todos los demás buzones.

En el correo que se muestra, a la derecha, tienes el número de emails que tiene la conversación. Si haces clic en la flecha, se desplegarán para que veas cuáles son.

Mostrar el campo de dirección de copia oculta

Si envías un correo electrónico a varios destinatarios (como un boletín o una invitación), no quieres que todo el mundo vea a quien se ha enviado, con sus nombres y direcciones, ni tampoco deseas que las respuestas se envíen a todos. Para estos casos, existe el campo de dirección de copia oculta (Bcc) en el que se introducen todos los destinatarios.

También a veces quieres que tu jefe o un tercero sepa que has respondido el correo para que pueda leer lo que envías (y eventualmente darte feedback si es necesario) pero no incluirle en todas las respuestas hasta la resolución final.

De forma predeterminada, el campo de dirección Bcc está oculto en un nuevo mensaje correo electrónico. Para mostrarlo, selecciona Visualización > Campo de dirección Bcc. La configuración permanecerá activada para todos los mensajes nuevos posteriores hasta que desactives esa opción volviendo al mismo lugar en el menú Visualización.

Marcar las direcciones de correo electrónico como VIP

Probablemente lo más útil que se ha añadido a Mail desde que se estrenó en MacOS X, es un auténtico salvavidas y facilitador del flujo de trabajo, permitiéndote responder los correos importantes de forma rápida y profesional.

Las direcciones de correo electrónico particularmente importantes se pueden marcar como VIP. Para ello, mueve el puntero del ratón sobre el remitente en un mensaje entrante, haga clic en la pequeña flecha que aparece y selecciona Añadir a la lista VIP en el menú desplegable. Aparecerá un buzón VIP en la sección Favoritos de la barra lateral.

Para eliminar una dirección de la lista VIP, haz clic en una entrada en el buzón de VIPs con un clic con la tecla Control y seleccione Eliminar de la lista VIP en el menú contextual. Alternativamente, en un correo electrónico enviado por un VIP, haz clic en el icono de estrella a la izquierda del remitente.

Si eliminas todos los VIP, puedes eliminar el buzón de VIPs haciendo clic en él pulsando la tecla Control y seleccionando Eliminar de Favoritos. No te preocupes, los correos electrónicos no se eliminan y puedes encontrarlos en tu bandeja de entrada.

Recibir notificaciones solo de remitentes específicos

De forma predeterminada, Mail utiliza el Centro de Notificaciones para notificarte cuando llega un nuevo mensaje. El correo también puede limitar las notificaciones a grupos de remitentes específicos. Para hacer esto, abre la configuración de Mail, haz clic en la pestaña General y seleccione una opción diferente en el menú desplegable Notificaciones de nuevos mensajes.

Por ejemplo, si seleccionas Contactos VIP, solo recibirás un mensaje de los remitentes que hayas marcado como VIP. Si eliges Contactos, las notificaciones se limitarán a las personas guardadas en la aplicación Contactos, etc.

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¿Qué te han parecido estos trucos? ¿Los conocías todos? ¿hay alguno que te parezca fundamental y que no hayamos incluido? ¡Deja un comentario!