Nacidas para luchar contra la morosidad, pero también como una vía más segura y, en especial, transparente de este procedimiento, las facturas electrónicas son claramente el futuro. De la mano de la transformación digital, muchas empresas están incorporando ya esta alternativa a la facturación convencional para beneficiarse de sus beneficios. Cuyo alcance, sin embargo, debe pasar por la elección del software indicado.
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Otro engranaje de la necesaria digitalización
Aunque su obligatoriedad se limita todavía a la relación entre autónomos y/o negocios con la Administración Pública, la realidad es que la facturación electrónica va camino de la consolidación. Además de aportar una mayor seguridad a las transacciones, por no mencionar la acotación del plazo de pago que los beneficiarios agradecerán, se trata de un modo de digitalizar y simplificar actividades burocráticas para agilizar tiempos.
Sin embargo, elegir el programa para hacer facturas para mac no es una tarea sencilla. Superando los primeros obstáculos de compatibilidad con Mac y el entorno Apple, es necesario tener en cuenta ciertos factores para que la inversión en un nuevo software salga a cuenta. O, al menos, para que dicha elección dé con una herramienta intuitiva y multifuncional que acompañe a nuestro negocio en su traslado al ecosistema digital.
La facturación de siempre, ahora más segura
A grandes rasgos, como bien publica el Ministerio de Hacienda y Función Pública, la ya mencionada obligatoriedad de la factura electrónica tiene el propósito de erradicar la morosidad en el sector público. Y, en gran medida, gracias a su mayor control sobre los tiempos y los parámetros de la facturación, proteger al proveedor. O, dicho de otro modo, reforzar la facturación a través de un medio transparente y altamente controlable.
Generalmente, la diferencia entre una factura electrónica respecto a la convencional es únicamente su formato. Razón por la que este documento digital debe incluir todos los datos propios de una factura como tal. Entre otros, el número de la factura, la fecha de expedición, identificación fiscal de ambas partes, descripción, precio e impuestos, según las bases legales de la facturación del artículo 6 del Real Decreto 1496/2003.
Dado que no existe diferencia más allá de su formato, el autónomo o la empresa que da el salto a la facturación digital sólo debe digitalizarse debidamente. Es decir, procurar trasladar todos los datos y la documentación precisa al ámbito digital y familiarizarse en el proceso. Eso, además de disponer de un software que valide la factura entre ambas partes y que, a ser posible, reúna las funciones necesarias para un traslado óptimo.
¿Qué debe incluir un software de facturación electrónica?
Dado que este tipo de facturación ya es obligatorio para muchas empresas, es preciso que el software escogido permita facturar de forma electrónica. Para ello, además, cabe esperar que el software sea ubicuo o cloud. Es decir, que dé la posibilidad de acceder al programa en cualquier momento y desde cualquier lugar. Algo que aporta mucha más agilidad e inmediatez a la hora de preparar facturas legales y seguras.
Asimismo, su naturaleza digital no debe estar reñida con la protección del emisario y del receptor. Motivo por el que dicho software debe tener capacidad de encriptación de los datos y poder realizar copias de seguridad automáticas para no perder nada. Además de una garantía de adaptación ante cambio legal, en caso de aparecer —como ocurrió en Euskadi con TicketBai— la obligación de disponer de un software homologado.
Otras características
Otro punto de gran relevancia, aunque a menudo pase desapercibido, es que el software contenga plantillas para las facturas o permita adaptarlas a nuestra personalización. Un detalle que, más allá de su mero componente estético, es primordial para crear esa identidad de marca que sienta bien a los negocios consolidados. Por lo que deberíamos poder diseñar y automatizar facturas en función de la necesidad que haya de ello.
Como recomendación práctica para autónomos y pymes para ahorrar tiempo y evitar un descuido en el envío de la documentación, el software indicado debería permitir trabajar colaborativamente con asesoría. De gran utilidad tanto para agilizar procesos como para no dejarnos nada en el camino si acabamos de digitalizar nuestro negocio. Siendo de interés mencionar que el software a3factura permite invitar a tu asesor gratis.
Finalmente, tener en cuenta el precio del programa a elegir. O, más bien, las posibles limitaciones en la generación de facturas si no escogemos la tarifa más conveniente. Y es que existen muchas posibilidades. Ya que, volviendo al ejemplo de a3factura de Wolters Kluwer, se puede probar el programa gratis durante 30 días y, en caso de dar el paso, accediendo a un plan sin límite de datos ni facturas a partir de 9’95€.
