Aunque en tiempos de pandemia y teletrabajo parezca que lo de fichar en la oficina, oficialmente llamado control horario, sea cosa del pasado, en muchos campos sigue siendo fundamental.
La tradición hace que inmediatamente pensemos en la dirección queriendo asegurarse de que los empleados cumplen las horas por las que se les paga, no siempre es esa la razón para necesitar saber quién entra y quien sale.
En la mayoría de las empresas modernas se utilizan sistemas de control horario a través de software que permiten gestionar todas las necesidades desde el ordenador.
Como sabemos todos los que nos ocupamos del mundo Apple, para acceder a diferentes zonas de la sede necesitas tener autorización, y a medida que “profundizas” ese acceso es cada vez más restrictivo, hasta llegar al departamento de diseño, donde se preparan los productos que veremos dentro de dos, cinco, diez años y al que solo pueden acceder los propios miembros del departamento y algunos directivos.
Vamos a ver las diferentes tecnologías que se pueden utilizar en el control horario.
Índice
La hoja de excel
Probablemente el sistema más casero que existe, se trata de ir apuntando en una hoja de excel las entradas y salidas del personal, para que, mediante fórmulas se calculen las horas presenciales.
Probablemente sólo puede utilizarse en equipos muy pequeños y donde haya una confianza suficiente para fiarse de que los datos facilitados son ciertos.
Impone una carga de trabajo enorme sobre la persona que se ocupa de mantenerla (normalmente recursos humanos) que tiene que recopilar y pasar todos los datos cada mes para averiguar si todo el mundo ha cumplido.
Máquinas de fichar
Un sistema muy implantado en fábricas por su sencillez, que permite saber a qué hora entra y a que hora salen los trabajadores. Este sistema, adaptado también para oficinas, permite que el trabajador justifique salidas temporales por diferentes razones, por visita al médico, o porque le envían a realizar algún servicio.
Es un sistema sencillo en el que cada trabajador tiene una tarjeta única que le identifica y se pasa por una máquina, bien usando banda magnética o bien usando un lector de proximidad (NFC) que registra la hora de llegada, la hora de salida y si entre medias ha tenido que abandonar las oficinas por alguna razón, mediante la utilización de una serie de códigos que dan una idea aproximada de la razón por la que salió de las instalaciones.
Sistemas de autenticación biométrica
El control horario actualmente utiliza, al igual que los iPhone de Apple, diferentes sistemas de autenticación que hacen que el nivel de seguridad y personalización aumente hasta las medidas más extremas, dependiendo de lo que se quiera conseguir.
Estos sistemas de control horario por autenticación biométrica pueden consistir en el reconocimiento de huella, el reconocimiento facial, reconocimiento de iris o reconocimiento de voz, o varias de ellas combinadas.
Aunque suenen a película de ciencia ficción, la tecnología está permitiendo que cada vez sea más difícil suplantar la personalidad de la persona que sale o entra en determinadas zonas.
Tres condiciones que debe cumplir una buena solución de gestión de horarios:
Por supuesto, hay tantas ofertas como empresas, porque cada una tiene sus propias necesidades y sus diferentes estilos de trabajo,
Aunque aquí no vamos a hacer una relación de estas soluciones comerciales, podemos decir lo que nosotros recomendaríamos a la hora de elegir una solución de control horario.
Solución multiplataforma
Lo que debemos pedir a la gestión de control horario es que sea multiplataforma, como la solución de control horario de neikom que enlazamos al principio, es decir, que no nos obligue a utilizar un sistema concreto y que podamos gestionar tanto desde un ordenador como un móvil.
Es importante que tenga soluciones para las plataformas Windows, Mac, iOS y Android, de manera que las personas responsables puedan gestionar desde la plataforma que más adecuada les parezca. Nosotros siempre recomendaremos utilizar el Mac para la gestión horaria, por su seguridad, su privacidad y su facilidad de uso.
Utilización de lenguajes estándar
Es fácil caer en una solución cerrada que nos obligue a seguir para siempre con el mismo proveedor o empezar de cero si el servicio que nos ofrece no es bueno.
Por eso tenemos que buscar soluciones que utilicen lenguajes de programación habituales, que nos permitan adaptar las funciones a nuestras necesidades con facilidad y que no requieran la consultoría permanente de una solución propietaria.
Facilidad de uso
Si una solución requiere un curso de aprendizaje de varios días, o incluye muchos manuales para comprender cómo funciona y como resolver las incidencias del día a día, no es la mejor solución.
Tal vez no se suela citar entre las ventajas a buscar en las soluciones, pero probablemente es la más importante. No se trata de que el vendedor nos convenza de que es sencillo. Tiene que parecernos sencillo.
Conclusión
Cuando nos pasamos el dia hablando de iPhone, iPad y la App Store es fácil olvidar que el Mac se sigue utilizando en muchos campos que no son obvios, dando soluciones eficaces a las necesidades de la empresa, en este caso en el campo del control horario.
Es muy satisfactorio ver que hay empresas que incluyen el Mac entre los sistemas a los que dan soporte, permitiendo que sea el usuario el que decida en qué plataforma quiere trabajar, sin verse forzado a cambiar porque el fabricante lo encuentra más sencillo.
