La cuestión entonces es: ¿cómo saber si el destinatario de la documentación ha leído la información, cuanto tiempo ha destinado a la misma o en que páginas ha invertido mas tiempo? ¿Lo ha impreso o lo ha descargado?. Demasiadas preguntas que puedes solucionar con Doocuments.
Doocuments es un servicio orientado a empresas que tiene un formato de trabajo bastante sencillo: tu subes un documento, le asignas una serie de destinatarios y a continuación parametrizas como quieres recibir información sobre cómo esos usuarios han leído ese documento.
Como propietario del documento, puedes ajustar diferentes opciones para cada documento, incluyendo el ocultar páginas o añadir contraseñas a otras. Una vez has establecido los destinatarios y la granularidad del documento, el destinatario recibe un correo electrónico avisándole de la disponibilidad del mismo. Y ahí empieza la fiesta.
Cuando el usuario destinatario del documento recibe el correo, a través de un enlace tiene acceso a el en la web de Doocuments. Un applet de Java (que tarda algo en cargar la primera vez sobre todo) se encarga de gestionar la visualización del mismo, pero también en segundo plano recoge estadísticas de cómo se está usando el documento.
Para todas las acciones del destinatario, el propietario del documento recibe un correo electrónico, de forma que sabes no solo cuando se ha abierto el documento, sino cuanto rato se ha pasado en el y sobre todo, cuanto rato se ha estado leyendo ciertas páginas, lo que implica conocer cuales han sido los puntos de interés del destinatario en la documentación. Cualquier otra acción marcada en las opciones de granularidad del documento implica la recepción de nuevos correos, lo que permite tener un seguimiento bastante exhaustivo de cómo, quien, cuando y de que forma se ha estado usando esa documentación.
El servicio cuenta con una opción gratuita para todo el mundo que cuenta con una capacidad limitada de hasta 3 MB de tamaño de documento, un máximo de 5 usuarios por cada documento distribuido, 5 lecturas por documento y hasta 100 MB de espacio para almacenar documentos además de otras opciones. Hay versiones superiores, con mas cantidad de almacenamiento y capacidad de distribución de documentos, pero las características de gestión y granularidad así como la inspección de los documentos son iguales tanto para la versión Unlimited como para la gratuita. Las versiones para empresa quizás son un poco caras para las limitaciones de acceso a los documentos.
Doocuments es una buena opción para gestionar de forma muy eficiente quien ha estado leyendo la documentación que has preparado y cuando tiempo ha invertido en esa tarea. Aunque es bastante decepcionante darte cuenta que en muchas ocasiones el receptor de la documentación … “pasa de todo“.
Ahora solo falta poder distinguir si se ha abierto el documento y mantenido así durante dos horas, o si realmente se ha leído. ¿Inventarán algo para comprobar que el destinatario ha comprendido el texto?
Viendo el asunto desde cierta distancia, da un poco de risa…
No, no da tanta risa. las imágenes que acompañan el artículo son de un caso real. En concreto, de una documentación comercial: que implica que el usuario pasó mas tiempo en la página 4 del documento, lo que permite saber cual es su interés primordial en el mismo y afinar subsecuentes propuestas comerciales.
Si bien es cierto que es imposible entrar en el cerebro de el usuario receptor: ¿cuantas veces nos hubiera gustado saber si realmente se ha leído la documentación que hemos enviado?
Para aquellos que buscan trabajo, por ejemplo, es una MUY BUENA forma para saber si su currículum se ha leído, quien lo ha leído y durante cuanto tiempo.
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http://www.faq-mac.com
Tu apostilla es interesante; tengo que admitir que un mecanismo de este tipo siempre puede ser útil… (me recuerda a la confirmación que en WhatsApp te indica que el mensaje se ha leído: utilísima).
Pero es que soy profesor, y se me ha ido la cabeza a imaginar que sería un posible recurso para enviar documentos a los alumnos. De ahí, enseguida he recordado que todos llevamos un tramposo muy dentro (los estudiantes, menos dentro); y he deducido que al tercer enlace recibido para abrir un documento así, el lector ya estará maquinando cómo no ser fiscalizado a distancia.
(¡Esas tildes al final!: “quién” y “cuánto”…)
El que leía el documento se fue a hacer pis cuando iba por la página cuatro…
Cuando la persona que está leyendo el documento cambia de ventana, ese tiempo no se cuenta. Obviamente, si se ve que ha pasado 25000 segundos en una página, significa que ha dejado el ordenador abandonado… 🙂