Gestión avanzada de proyectos con Mac OS X

No hace muchos días, un lector nos remitió una pregunta acerca de cómo gestionar los archivos de un proyecto sobre Mac OS X. Su problema (que se repite con cierta frecuencia) es que los archivos del proyecto estaban esparcidos por diferentes carpetas, debido a que algunos de ellos eran comunes a varios proyectos y otros no. Su solución hasta ahora había sido duplicarlos para mantener los proyectos mínimamente organizados, pero con el tiempo, el espacio de disco duro consumido y el batiburrillo de archivos era tan grande que simplemente ese sistema de gestión no era práctico ni viable. ¿Cómo solucionar el problema?

Para tratar de aliviar o solucionar su problema, hemos diseñado un sistema basado en metadatos y búsquedas inteligentes, ambas características disponibles tanto en Mac OS X 10.5 leopard como en Mac OS X 10.6 Snow Leopard.

Diferenciar proyectos

Una de las características que nos ofrecen ambos sistemas operativos es la posibilidad de usar metadatos como comentarios de Spotlight. Simplemente aprovechando este sistema y las búsquedas inteligentes podemos crear un entramado que va a permitir evitar todos esos archivos duplicados. Pero escribir todos esos metadatos a mano es un tanto incómodo además de que un simple fallo al escribirlos deja fuera a un archivo (que suele ser siempre el más crítico).

Para ello vamos a confiar en Automator para definir automáticamente esos metadatos y no solo con el nombre del archivo, sino también con otros datos útiles como el nombre del ordenador que los creo o la fecha en la que se les añadió para poder gestionar por fechas los documentos.

Abre Automator y vamos a crear una simple aplicación que nos permita añadir metadatos a todo tipo de archivos.

Las variables

En Automator, pincha en la opción de Variables (que está junto a las acciones) y arrastra al menú de variables (que puedes activar pulsando el icono en la parte de abajo de la ventana de Automator).

Para crear la variable “proyecto” usa en botón alternativo del ratón (o control + click) para definir una nueva variable: llámala proyecto y en valor, el nombre del proyecto que vas a usar.

Arrastra las variables al campo de ajuste de comentarios de Spotlight para los Items del Finder. Puedes usar guiones para separar variables, como se muestra en la imagen.

Guarda el flujo de trabajo de Automator como si fuera una aplicación, pero guarda también el flujo como documento para poder editarlo si fuera necesario como plantilla para otros proyectos, creando diferentes aplicaciones para cada uno de los proyectos.

Asignando metadatos

Para asignar metadatos, selecciona uno o varios archivos en el Finder y ejecuta la aplicación. Si quieres comprobar si los metadatos se han añadido correctamente, solo tienes que pedir la información de un archivo (⌘+tecla i) y comprobar los comentarios de spotlight.

Carpetas de proyectos

Pincha en el escritorio y solicita una búsqueda (⌘ + tecla F). Te aparecerá un cuadro como este:

Ahora, a la derecha de “clase” es “cualquiera” hay dos pequeños botones – y +. Pulsa en la tecla + y en el primer menú que te aparecerá (fecha última apertura) pincha y navega por el menú contextual hasta “otro”.

Te aparecerá un cuadro de diálogo con las diferentes opciones de búsqueda personalizada: debes buscar (o usar el cuadro de búsquedas en la esquina superior derecha) Comentarios de Spotlight para este elemento. Adicionalmente puedes marcar la casilla para disponer de esa opción en el menú cada vez que crees una búsqueda personalizada. Ajusta la búsqueda (usa el condicional “es”) con el metadato correspondiente que has usado para definir el proyecto (en nuestro caso, Ursala, SL).

Una vez tengas añadidas esas dos condiciones (archivos cualquiera, comentario de Spotlight), dale al botón guardar (esquina superior derecha).

Te aparecerá un nuevo cuadro de diálogo en el que te permitiría guardar la búsqueda personalizada donde quieras (en el escritorio, o en la carpeta “proyectos”) e incluso puedes añadirlo a la barra lateral de todas las ventanas del Finder.

Como hemos hecho en nuestra acción que los datos de Spotlight sean acumulativos, un archivo puede pertenecer a varios proyectos sin problemas.

Ahora, esas carpetas inteligentes de búsqueda te mostrarán todos los archivos de un proyecto sin necesidad de moverlos de sus carpetas originales y sin la necesidad de hacer copias de ellos.

Extra para los usuarios de Mac OS X 10.6 Snow Leopard

Con Mac OS X 10.6 Snow Leopard puedes generar un servicio (al iniciar Automator, elige la opción de servicios), pero en la acción has de eliminar el primer paso: obtener los items del Finder especificados. Cuando guardes el flujo de Automator, te aparecerá en el Finder en el menú Finder > Servicios, desde donde tendrás acceso al flujo de trabajo.