Acrobat X, I: comenzando por Alberto Gombáu

Francisco “Paco” Mantilla (Pac-Man para sus amigos) estaba muy contento aquella mañana, Adobe le había enviado la nueva versión de Acrobat, a primera vista el primer cambio era el número de la versión, de la 9 pasamos a la X, aquello le recordó el cambio que Apple introdujo en su sistema operativo al hacer el mismo cambio y que fue el comienzo de una revolución...

Llevaba meses esperando aquel momento desde que los rumores sobre esta versión comenzaron a circular, luego Adobe le invitó a ver las nuevas características en una presentación para empresas, y después a esperar hasta hoy.

Sabía que en la empresa multinacional donde trabajaba integrar un nuevo sistema siempre resultaba complejo pero esperaba que el cambio (como casi siempre) fuese para mejor, así que se puso manos a la obra.

El lector

Lo primero que hizo fue ir a ver al departamento de documentación y archivo... –empezaré por aquí que solo lo usan como “reader”– pensó...

- Hombre Paco que sorpresa, que te trae por los “bajos fondos”

- Pues que os traigo una actualización para vuestro Acrobat...

- Ah si el “Adobe”, pues espera un momento que te dejo el ordenador

Francisco se sonrió al ver que mucha gente llama a las aplicaciones por el nombre de la marca en vez de por el nombre de la aplicación en si.

- Gracias, espero tardar poco

En esto no estaba muy convencido porque los instaladores de Adobe tradicionalmente son “eternos” y se puso manos a la obra. Arranco el instalador y configuro la instalación.

• - Vamos allá.

Decidió hablar un rato con María mientras el instalador se ejecutaba...

-¿Ya está? - exclamó María

- Pues si... – confirmó Francisco bastante sorprendido y arranco Acrobat no muy convencido de que la instalación hubiera sido correctamente finalizada...

La aplicación arrancó perfectamente y sonrió –menos mal se están poniendo las pilas, pensó para sí.

Aún recordaba el instalador de las primeras versiones de Creative Suite que eran absolutamente eternas, con los años habían ido corrigiendo esto pero este instalador le había dejado sin palabras.

- Algún cambio significativo?

- Bueno la verdad es que si...

- Espero que para mejor.

- Si, mira el sistema de “menús” se ha modificado, ahora son menos pero a cambio tienes todo el sistema de comentario y envío más a mano

- Ah pues si, eso está bien...

- También se ha mejorado el sistema de “colaboración” con otros usuarios de Acrobat, el sistema ahora permite que se pueda “colaborar” en tiempo real y mantener un chat entre los usuarios de la “colaboración”.

- Mira pues eso si que nos va a venir bien porque a veces nos consultan documentos sin finalizar y así no tendremos que andar desplazándonos o corrigiendo y enviando...

- Bueno pues te dejo que sigas con lo tuyo...

- Hasta luego Paco

Francisco salió del departamento de documentación y archivo pensando que esto parecía que “pintaba” bien.

El capturador

Bueno –Pensó Francisco– vamos a ver a la gente de entrada de datos, seguro que a estos también les vendrá bien la actualización.

- Pues ya ves aquí digitalizando sin parar.

- Vengo a instalarte el nuevo Acrobat X.

- Pues todo tuyo, me voy a tomar un café, te traigo algo?

- Hombre eso ni se pregunta, un café grande con la leche del tiempo por favor

- Esto está hecho.

Arrancó de nuevo el proceso de instalación y una vez terminado procedió a hacer una prueba, todo iba a la perfección.

- Pues esto ya está listo.

- Vamos a probarlo.

Introdujo un montón de documentación en el cargador del scanner y procedió a crear un nuevo PDF desde Acrobat Scan

Y es que está nueva versión de acrobat ha optimizado el proceso de escaneado y reconocimiento de una manera muy notable

- Va rápido eh?

- La verdad es que si es casi el doble de rápido que la versión anterior en procesar el mismo documento y la nueva estructura de pantalla con este sistema de navegación me parece muy util, y además el nuevo sistema de captura de directa de web también va más “fino”.

- Bueno pues te dejo que tengo que seguir haciendo la actualización al resto de secciones.

- Ciao Paco.

El formulador

Salió del departamento para dirigirse a su nuevo objetivo el departamento de creación de formularios y relación con el cliente, sabía que este iba a ser un hueso duro de roer, su trabajo consistía en preparar documentos con formularios y recoger los datos que estos generaban, las versiones anteriores de Acrobat habían sido “problemáticas” en este tipo de trabajo, la máquina se volvía lenta, y los “cierres” de la aplicación eran numerosos.

- Hola Francisco, a ver si consigues que esto funcione si tantos problemas.

- Precisamente a eso vengo, vamos a actualizar Acrobat.

Arranco el instalador y tras unos minutos estaba listo para probarlo.

- Precisamente estoy haciendo un formulario bastante grande y me está dando bastante guerra.

Tras un rato viendo como Ana trabajaba con el documento todo parecía ir bien, el documento era grande y complejo con un gran número de campos y datos.

- Me alegro de que estés contenta, me voy que todavía me queda trabajo por delante

El validador

Ahora llegaba una de las etapas más duras de proceso de actualización ir al departamento de validación, donde todos los documentos de la compañía se revisaban y se aprobaban por una o varias personas y posteriormente se les aplicaba la protección necesaria para su edición final o impresión.

- Acceso autorizado, puedes pasar –le respondió una voz metálica.

Odiaba entrar allí, era como una cárcel dentro de la compañía pero la seguridad y la trazabilidad así lo exigían.

- Hombre Pac-Man –

En aquel departamento trabajaba un montón de gente encargada de verificar los procesos de trabajo y proteger lo más posible los documentos para que no se pudiesen “retocar” por terceros, por lo que la estabilidad de las aplicaciones era importante, afortunadamente el sistema de trazabilidad de Acrobat les permitía seguir el trabajo paso a paso.

- Así es Juan, es un sistema sencillo y rápido de utilizar, puedes hacerlo a traves de el servidor de Adobe o por correo electrónico

- Estupendo, al fin podremos coordinar todo el proceso de aprobación, verificación y protección sin tener que andar imprimiendo y transportando papeles de un departamento a otro.

- Bueno pues te dejo que sigas trabajando Juan.

- Suerte Paquito, nos vemos

Los Reparadores

Se acercaba al final después de esta sección todo estaría actualizado y listo, pero esta sección siempre había sido muy crítica con Acrobat por los problemas que provocaban los procesos de corrección y su lentitud en la verificación mediante perfiles.

- Hola Paco, creo que me traes buenas noticias.

- Vaya ya veo que las noticias vuelan, pues si, te traigo la actualización para tu programa “favorito”

- Menos mal, vamos a ver que tal va

Una vez instalado dejo que Pedro probase las características de verificación mediante perfiles.

- Creo que tengo alguno...

- Verificación para PDF-X si puedes.

- Por supuesto.

Una vez arrancado el proceso esperaban que la revisión fuera “leeeenta” como en las versiones anteriores, pero no fue así, en unos pocos minutos había revisado las 300 páginas del documento y generado el informe correspondiente con los detalles de la revisión.

- Me alegro de que te guste, es como si fuera un nuevo Acrobat.

La verdad es que en ningún departamento había tenido ninguna sensación que no fuera que la de velocidad la aplicación había mejorado notablemente con respecto a la versión anterior y aunque había algunas cosas que deberían mejorar se notaba que las cosas iban por un camino nuevo, mucho mejor.

- Ciao Paco gracias.

Pues con esto había terminado toda la actualización a la nueva versión de Acrobat, ahora solo quedaba que los departamento se acostumbrasen a las nuevas herramientas o las mejoras introducidas pero esa es otra historia...

Conclusión

La nueva versión de Acrobat es mucho más rápida y más estable, pese a que tiene cosas que depurar como por ejemplo la desaparición de algunos menús al incluirlos en la pestaña lateral que no se puede separar en paletas flotantes; lo cual es un problema si se maneja en pantallas pequeñas puesto que la pantalla de “trabajo” queda reducida a un espacio pequeño.

Acrobat sigue siendo el estándar para la circulación de documento multiplataforma y desde su aprobación como medio “oficial” mediante el certificado ISO 32000 para sus diferentes versiónes PDF/X, PDF/E, PDF/A y los nuevos PDF/VT para datos bancarios y facturas empresariales, el AIIM PDF Healthcare Committee para información sanitaria y PAdES para utilización de firmas digitales es un medio de trabajo colaborativo imprescindible en el actual entorno de comunicación en internet.

La posibilidad de efectuar correcciones de pequeños errores en los PDF como por ejemplo modificar la conversión de color o correcciones en el texto (para operaciones de mayor envergadura existen soluciones externas como PitStop) es de gran ayuda en flujos de trabajo de impresión.