En la nueva versión de Office 2008 para Mac se ha eliminado el soporte para Visual Basic y se ha añadido soporte para Applescript mas una serie de acciones para Automator de manera que los usuarios de mac pueden automatizar tareas de forma relativamente sencilla. Vamos a abordar un caso práctico con este soporte y ver algunos ejemplos de como realizar algunas tareas sencillas.

Archivos de ejemplo

La primera tarea a realizar es bajarnos los dos archivos de ejemplo que hemos preparado para este caso práctico: esta tarea de Automator coge un documento de Word y lo protege convirtiéndolo en Confidencial, añadiéndole una marca de agua, información relacionada al documento y una serie de textos.

Descarga los archivos [1], abre Confidencial con copia y vamos a ir repasando cada uno de los puntos de la acción y explicando que realiza:

1. Abrir items del Finder: Abrirá la aplicación por defecto para los documentos de Word especificada en el sistema: en este caso, Word 2008 que será el documento que hayamos arrastrado sobre la aplicación que crearemos con Automator cuando guardes el flujo de trabajo como una aplicación.
2. Copiar contenido de documento de Word en el portapapeles: el sistema copiará en el portapapeles el contenido del documento abierto, con su formato, imágenes y características.
3. Crear documento de Word: creará un documento nuevo
4. Pegar contenido del portapapeles en documentos de Word: El contenido del portapapeles se pegará en el nuevo documento
5. Agregar marca de Agua: Agregará una marca de agua al documento, de forma automática, detrás del texto con la palabra confidencial: este texto es parametrizable y lo puedes cambiar

Nota: al elegir el color, elige un color "puro" con el deslizador de color-a-negro en la parte superior o el color quedará falseado por la transparencia de la marca de agua

6. Obtener texto especificado: Esta acción permite introducir un texto determinado el el documento
7. Insertar contenido en documentos de Word: introducirá el texto que hemos preparado en la anterior acción al final del documento, aunque en el menu desplegable puede variarse la ubicación.
8. Agregar página de propiedades del documento a documentos de Word: añadirá una página de estadísticas de cuando se creo el documento
9. Obtener texto especificado: Esta acción permite introducir un texto determinado el el documento, en este caso, una cabecera para introducir después una variable
10. Obtener el valor de la variable: las variables nos permiten introducir una serie de datos específicos como fechas, rutas de archivos, nombre,s etc ... en este caso es la fecha de el momento en el que el documento se va a proteger
11. Insertar contenido en documentos de Word: en este caso insertará primero el texto especificado y detrás, la variable con la fecha de hoy
12. Establecer opciones de seguridad para documentos de Word: con esta acción protegerás el documento con contraseña, en función de las necesidades que pueden establecerse en el menú desplegable de la acción: en el flujo de trabajo no hay establecida una contraseña, deberás añadirla previamente antes de convertir el flujo en una aplicación
13. Colocar documentos de Word en primer plano: si el documento era muy grande, la acción se tomará cierto tiempo en ejecutarse: así, con esta acción, el documento pasará a primer plano en el ultimo momento previo al paso de guardar.
14. Guardar documentos de Word: aparecerá el cuadro de diálogo necesario para guardar el documento donde sea necesario.

Guarda el flujo de trabajo como si fuera una aplicación: así, cuando arrastres encima de esta aplicación de Automator un documento de Word, se iniciará todo el proceso sin necesidad de atención.

El otro flujo de trabajo realiza la misma tarea pero sin crear una copia del documento original, protegiendo el documento abierto sin crear una copia.

En estos flujos de trabajo hay diferentes juegos de acciones que trabajan conjuntas para que podáis crear vuestros propios flujos y aplicaciones de forma relativamente sencilla.

Fuente: Microsoft para Mac [2]