Limitar el acceso a los documentos de Excel

excel En muchos casos, especialmente en entornos corporativos, es necesario enviar hojas de cálculo que no puedan ser modificadas, o solo modificadas en parte. Excel provee de diferentes maneras de proteger un documento estableciendo niveles de granularidad (acceso) a los diferentes elementos del archivo. Veamos que opciones tenems y como activarlas.

Prevenir que los usuarios hagan cambios en las celdas de la hoja de cálculo o datos de los gráficos, ver columnas o filas ocultas y fórmulas

  1. Antes de proteger la hoja de cálculo, oculte cualquier fórmula o elemento que no quiera que sea visible y desproteja las celdas que puedan ser modificadas en función de sus necesidades y que serán accesibles a cambios aunque el documento esté protegido.
  2. En el menú herramientas, haz click en Proteger y luego en proteger hoja …
  3. En proteger la hoja de cálculo para, marca contenidos

Prevenir que los usuarios hagan cambios en las imágenes o en los gráficos

  1. Antes de proteger la hoja de cálculo, desbloquee los gráficos o imágenes que puedan ser cambiados por el usuario final.
  2. En el menú herramientas, haz click en Proteger y luego en proteger hoja …
  3. En proteger la hoja de cálculo para, marca Objetos

Prevenir cambios en las definiciones o escenarios de una hoja de cálculo

  1. En el menú herramientas, haz click en Proteger y luego en proteger hoja …
  2. En proteger la hoja de cálculo para, marca Escenarios

Proteger la estructura de un libro de Excel de manera que las hojas no pudan ser movidas, borradas, ocultadas, se active su visibilidad, renombradas o se puedan insertar nuevas hojas

En el menú herramientas, haz click en Proteger y luego en Proteger libro …

En proteger la hoja de cálculo para, marca Estructura

La hoja de cálculo se abrirá en una ventana siempre con un tamaño específico y una posición determinada

  1. En el menú herramientas, haz click en Proteger y luego en Proteger libro…
  2. En proteger la hoja de cálculo para, marca Ventana

Para todas estas protecciones se puede usar una contraseña, de manera que ciertos usuarios tengan acceso a poder realizar modificaciones.

Una última opción disponible para la protección de un Libro de Excel es proteger y compartir. Se puede establecer la protección de una serie de elementos y posteriormente compartirlo de manera que no se borre el historial de cambios, para tener la posibilidad de ver el desarrollo del documento.

Publicado por micro en Excel 2004, Seguridad, Trucos el 30-8-2006 | Imprime este artículo | RSS 2.0 | trackback

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