Excel 2004 Básico IX: Imprimir y guardar libros

excelAntes de imprimir, te resultará conveniente pensar en el aspecto que tendrán los datos en la página. Excel ofrece varias formas de obtener una vista previa de los datos y ajustarlos en la página.


Crear encabezados

Puedes crear títulos impresos, que son rótulos de fila y de columna que se repetirán como encabezados en cada una de las páginas impresas cuando imprima una hoja de cálculo.

El proceso es el siguiente:

  1. Haz clic en Archivo > Configurar página y, a continuación, selecciona la ficha Hoja.
  2. Para repetir un rango de filas o un rango de columnas, haz clic en el botón Contraer diálogo y, en la hoja de cálculo, selecciona las celdas que contengan los rótulos que desees repetir. Haz clic en el botón para expandir.

Crear encabezados y pies de página

Puedes agregar encabezados y pies de página a los libros de manera que aparezcan números de página u otro texto encima o debajo del área de hoja de cálculo de cada página.

En la vista Diseño de página, haz doble clic en el espacio en blanco situado justo encima o debajo de la hoja de cálculo. Escribe el texto en el cuadro que aparece. O bien, haz clic en los botones de la barra de herramientas para indicar el tipo de información que desees que se incluya y, a continuación, haz clic en Cerrar en la barra de herramientas.

Ajustar datos en la página

Para ajustar datos en una sola página impresa, puedes seguir cualquiera de estos procedimientos:

  1. Para cambiar la orientación de página con el fin de que quepan más columnas en la página, en la Paleta de formato, bajo Configurar página, haz clic en Horizontal.
  2. Para aplicar una escala al contenido con el fin de que aparezcan los datos como desees, utiliza una de las opciones de escala de impresión que figuran bajo Configurar página, en la Paleta de formato, o en el cuadro de diálogo Imprimir.
  3. Para cambiar los márgenes de página de forma rápida, arrastra los márgenes de las reglas en la vista Diseño de página. O bien, especifica los márgenes exactos en la Paleta de formato. Bajo Configurar página, en la sección Hoja, haz clic en Márgenes.
  4. Para controlar la cantidad de datos en una página, haz clic en Ver > Vista previa de salto de página y, a continuación, haz clic en los saltos de página y arrástralos con el ratón.

Imprimir datos

Si has creado la hoja de cálculo en la vista Diseño de página, puedes ver el aspecto que tendrán los datos cuando se impriman.
Puedes definir un conjunto de celdas específico como área de impresión en Excel e imprimir esta área en cualquier momento.

El proceso es el siguiente:

  1. En la hoja de cálculo, selecciona las celdas que desee incluir en el área de impresión.
  2. Haz clic en Archivo > Área de impresión > Establecer área de impresión.
  3. Siempre que imprimas con la opción Hojas activas seleccionada en Imprimir, en el cuadro de diálogo Imprimir, sólo se imprimirán las áreas de impresión de las hojas de cálculo.
  4. Podrás ver las áreas de impresión en el área de vista previa del cuadro de diálogo.

Guardar el libro

Guarda tu trabajo en Excel como lo harías en cualquier otro programa de Office

Cuando guardes un documento en Excel, ten en cuenta lo siguiente:

  1. Para compartir el libro con otros usuarios que utilicen versiones anteriores de Excel, haz clic en Archivo > Guardar como y, a continuación, selecciona un formato adecuado.
  2. Para compartir el libro con otros usuarios que utilicen programas que no sean de Office, selecciona un formato como SYLK en el cuadro de diálogo Guardar como.
  3. Para guardar los datos seleccionados, una hoja de cálculo o un libro como página Web, haz clic en Archivo > Guardar como página Web. Observa que los gráficos se guardarán en el formato .gif.

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