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La gestion de los infames tickets es siempre un aburrimiento, sobre todo cuando los tienes que entregar como justificación de los gastos de un viaje. Hay formas más eficientes de hacerlo y os voy a contar la que utilizo yo.

Para empezar hay que deshacerse de los papeles cuanto antes, porque al final siempre acabas perdiendo alguno de los tickets, y casi siempre es el que más dinero justifica.

El plan es digitalizarlos y subirlos a una ubicación para tenerlos controlados, y nada más recibirlos, es decir cuando te dan tu correspondiente ticket de lo que sea, en cuanto tienes un segundo lo escaneas con la cámara del iPhone y automatizas inmediatamente la subida a la carpeta adecuada.

Para realizar todas estas acciones en un único paso utilizo Scanner Pro de Readdle en el iPhone, por una ventaja diferencial. Aunque muchas aplicaciones son capaces de sacar fotografías de papeles, modificar la imagen para enderezarla, cambiar de color a blanco y negro incluso mapa de bits para que la factura último que se lea correctamente, esta aplicación incluye flujos de trabajo.

Así una vez tienes escaneado el ticket, puedes asignarle un flujo de trabajo de forma que pulsando un solo botón, se suba a una carpeta determinada en un servicio de archivo en la nube y se borre el original en la aplicación.

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La idea es la siguiente: crea una carpeta que se llame Tickets, recibos, etc dentro de tu servicio de archivo en la nube, lo que sea, y luego crea dentro de esa carpeta diferentes subcarpetas cada una haciendo referencia a un viaje, salida. etc.

Luego se añade un flujo por cada uno de esos viajes o salidas, enviando el archivo a esa carpeta en concreto y luego eliminando el original para mantener limpia la capacidad de almacenamiento del iPhone, aunque puedes añadir varias acciones diferentes: por ejemplo, yo tengo una que automatiza el envío de un parte de baja a la empresa de mi mujer, por lo que antes de salir de la consulta del médico ya está enviado por correo electrónico a Recursos Humanos.

Si quieres rizar el rizo ya y tu gestor es un hábil hombre digital, puedes compartir con el la carpeta de tickets (toda ella) pero ponle tu nombre, de forma que se sincronizará también con su Dropbox y recibirá una copia de los mismos y ni tan siquiera tendrás que enviárselos.

Y ahora, el trucado: Scanner Pro es capaz de automatizar los nombres de los archivos, pero lo que ocurre es que si vas a pasar muchos tickets, varios en un mismo minuto, todos los archivos van a compartir el mismo nombre y a la hora de subirlos por ejemplo a Dropbox te dice que el archivo ya existe. ¿Solución? Automatizar el nombre por defecto en las preferencias añadiendo la opción de segundos de forma que ya podrás escanear tickets y recibos a toda velocidad.

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1 comentarios

  1. carlitos45

    Pensaba que habías descubierto alguna App para esta tediosa tarea de pasar los gastos, pero casi que prefiero seguir llevando la cartera llena de tickets.

    Un saludo
    Carlos